Este artículo te mostrará cómo activar y utilizar las notificaciones por correo en formularios y encuestas para mantenerte al tanto de cada envío dentro de tu cuenta de Leadway.

¿Qué son las notificaciones por correo electrónico en formularios y encuestas?

Las notificaciones por correo electrónico son alertas que se envían cada vez que se envía un formulario o una encuesta. Estas notificaciones llegan directamente a las bandejas de entrada designadas, manteniendo a los equipos informados en tiempo real.

Auto Responder funciona junto con esta función, enviando una respuesta automática a la persona que envió el formulario, la cual puede incluir una copia de sus respuestas.

Beneficios clave de las notificaciones por correo electrónico en formularios y encuestas

Las notificaciones por correo electrónico y los auto respondedores mejoran la eficiencia, la rapidez y la colaboración para los equipos que manejan datos de formularios y encuestas.

• Alertas instantáneas: Recibe un correo electrónico inmediato cada vez que alguien envía un formulario o encuesta.

• Mejor tiempo de respuesta: Asegura un seguimiento más rápido con leads y contactos.

• Colaboración: Envía notificaciones a varios miembros del equipo al mismo tiempo.

• Personalización: Personaliza el asunto, el nombre del remitente y el correo de respuesta (reply-to) para una mejor organización.

• Auto Responder: Reconoce automáticamente a la persona que envía el formulario, dando un toque profesional.

Como configurar las notificaciones (internas)

1. Ve a Sitios > Formularios (o encuestas) desde la barra de navegación superior. Aquí es donde se almacenan y gestionan todos tus formularios o encuestas.

   

2. Selecciona o Crea un Formulario o Encuesta

3. En el panel de control, puedes seleccionar un formulario o encuesta existente de la lista, o hacer clic en el botón “Agregar Formulario” en la esquina superior derecha para crear uno nuevo.

   

4. Haz clic en un formulario existente

5. Abre la Barra Lateral de Notificaciones

6. Haz clic en el ícono de campana en la barra secundaria. Esto abrirá el panel de Notificaciones del Formulario en el lado izquierdo de la pantalla.

   

7. Completa los campos de configuración

   • Asunto: Ingresa una línea de asunto. Si lo dejas en blanco, se usará el nombre del formulario o encuesta. También puedes incluir un campo personalizado.

   • Correo (Para): Ingresa una o varias direcciones de correo electrónico. Cada dirección se convertirá en una etiqueta.

   • Correo de respuesta (Reply-to): Agrega la dirección de correo a la que deseas que se dirijan las respuestas.

   • Nombre del remitente: Si se deja vacío, se usará por defecto el nombre de la ubicación o agencia.

Finalmente, guarda tus cambios.

Nota: Las notificaciones por correo electrónico usan créditos de correo. Asegúrate de que tu cuenta tenga créditos disponibles.

Como configurar el Auto Responder (lo que le llega a la persona que lo lleno)

El Auto Responder envía un correo electrónico automático al contacto que envió el formulario.

Este sistema ayuda a generar confianza con los contactos al reconocer de inmediato su envío y, opcionalmente, enviarles una copia de sus respuestas.

1. Abre la barra lateral de Notificaciones del Formulario y activa la opción Auto Responder.

2. Luego, completa los siguientes campos de configuración:

   1. Asunto: Ingresa una línea de asunto. Por defecto, se usa el nombre del formulario.

   2. Correo de respuesta (Reply-to): Agrega un correo electrónico para que los contactos puedan responder.

   3. Nombre del remitente: Si se deja vacío, se usará por defecto el nombre de la subcuenta.

Finalmente, guarda tus cambios.

Cómo ver las respuestas de una encuesta después de recibir una notificación por correo electrónico

Las notificaciones por correo electrónico funcionan solo como alertas y no incluyen todas las respuestas de la encuesta. Para ver las respuestas:

Pasos:

1. Navega a Sitios desde el menú lateral izquierdo.

2. Selecciona la pestaña Encuestas o formularios y luego haz clic en Envíos.

3. Revisa la lista de envíos con marcas de tiempo y respuestas.

4. Haz clic en una entrada individual para ver todas las respuestas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo enviar notificaciones por correo electrónico de manera condicional, según cómo alguien responda en un formulario o encuesta?

No. Las notificaciones nativas en la barra de Notificaciones del Formulario se aplican por igual a todos los envíos.
Si deseas un enrutamiento condicional (por ejemplo, enviar a un miembro del equipo si la respuesta es “Opción A” y a otro si es “Opción B”), necesitarás usar Workflows.
El disparador “Formulario enviado” permite establecer condiciones y dirigir las notificaciones según corresponda.

¿Los correos enviados por Auto Responder cuentan como uso de créditos de correo, igual que las notificaciones?

Sí. Tanto las Notificaciones por correo electrónico (enviadas a tu equipo) como los correos de Auto Responder (enviados al remitente) consumen créditos de correo de tu cuenta.
Si tus créditos se agotan, ninguno de los dos tipos de correo se enviará hasta que agregues más créditos.
Puedes monitorear el uso de créditos en el área de reportes de correo o de facturación de tu cuenta.

¿Qué ocurre si ingreso varios correos en el campo “Correo (Para)” y uno de ellos es inválido? ¿Los demás seguirán recibiendo la notificación?

Sí. Las notificaciones se enviarán a las direcciones válidas.
Las direcciones inválidas fallarán silenciosamente y no bloquearán el envío a las demás.
Sin embargo, se recomienda verificar periódicamente los correos ingresados en el campo “Correo (Para)” para evitar fallos repetidos.

¿Puedo usar campos dinámicos (como {{user.email}} o {{contact.email}}) en el campo “Correo (Para)” para las notificaciones?

Actualmente, no se admiten los campos dinámicos en el campo “Correo (Para)”.
Debes ingresar direcciones de correo estáticas.
Si necesitas enviar notificaciones a destinatarios dinámicos, configura una automatización activado por el envío del formulario y usa acciones del flujo para enviar correos al contacto o usuario correspondiente.