Antes de crear tareas, conviene decidir cómo vas a organizar tu trabajo. El módulo de Gestión de Proyectos usa tres contenedores (Espacios, Carpetas y Listas) y definir bien esta estructura desde el inicio te ahorra mucho reacomodo después. Este artículo explica qué hace cada contenedor, cómo crearlos y cómo decidir cuál usar.
Nota: La Gestión de Proyectos está actualmente en Beta Privada y puede no estar visible para todos los usuarios. El acceso se está habilitando gradualmente para cuentas seleccionadas. Pronto estará disponible a través de Labs, para que todos los usuarios puedan activarla y explorar la experiencia nueva y mejorada.
La estructura de un vistazo
El trabajo se anida en el siguiente orden: Espacio, luego opcionalmente una Carpeta, luego una Lista, luego tareas y después subtareas.
Todo esto aparece como un árbol expandible en el panel izquierdo de la página de Tareas, bajo el encabezado Espacios. Haz clic en la flecha junto a un Espacio o Carpeta para expandirlo. Las Listas no tienen flecha, porque su contenido son tareas y esas se muestran en el área principal de la página.
Qué hace un Espacio
Un Espacio es el contenedor más externo y el más importante de planear, porque varias configuraciones pertenecen al Espacio y no a las Listas individuales:
- Estatus de tareas: los estatus disponibles para las tareas se configuran por Espacio, así que todas las Listas dentro de un Espacio comparten el mismo conjunto de estatus.
- Campos personalizados: los campos personalizados también se configuran por Espacio y aplican a las tareas dentro de él.
- Miembros y privacidad: un Espacio puede hacerse privado y compartirse con personas específicas.
- Color: cada Espacio tiene un color, que se muestra como un punto en el árbol, lo que facilita escanear árboles grandes.
Qué hace una Carpeta
Una Carpeta es una capa de agrupación opcional que vive dentro de un Espacio y contiene Listas. Existe únicamente para mantener ordenada una lista larga de Listas. Una Carpeta no tiene sus propios estatus y no contiene tareas directamente.
Usa una Carpeta cuando un solo Espacio acumula suficientes Listas como para que escanear el árbol se vuelva lento. Por ejemplo, un Espacio de Entregas con una Carpeta por cliente, y una Lista dentro de cada Carpeta por proyecto.
Qué hace una Lista
Una Lista es donde viven las tareas. Normalmente representa un proyecto, un cliente o un flujo de trabajo continuo. Una Lista puede estar directamente dentro de un Espacio, o dentro de una Carpeta dentro de ese Espacio, y puedes combinar ambos arreglos en el mismo Espacio.
Cuando abres una tarea, la ruta de navegación en la parte superior del panel muestra el Espacio y la Lista a los que pertenece, así siempre puedes saber dónde está ubicada una tarea.
Cómo elegir tu estructura
Dos ejemplos de la misma idea en distintas escalas:
- Un equipo pequeño: un Espacio llamado Operaciones, con Listas directamente dentro de él como Incorporación, Escalaciones de Soporte y Administración Interna. No se necesitan Carpetas.
- Una agencia más grande: un Espacio por departamento, y dentro de Entregas una Carpeta por cliente, con una Lista dentro de cada Carpeta por proyecto.
Un punto práctico que vale la pena decidir desde el inicio: los estatus son por Espacio, así que si un equipo trabaja en tres etapas y otro en siete, deberían ser Espacios separados.
Pasos para crear un Espacio
Abre la página de Tareas
Ve a "Contactos" en el menú de navegación izquierdo y luego selecciona la pestaña "Tareas".
Agrega un nuevo Espacio
Usa el control de agregar '+' junto al encabezado "Espacios" en el panel izquierdo.
Nombra el Espacio y elige un color
Escribe un nombre para el Espacio. El campo de nombre permite hasta 100 caracteres y muestra un contador en vivo mientras escribes. Elige un color para que el Espacio sea fácil de identificar en el árbol.
Crea el Espacio
Haz clic en "Crear". El Espacio aparece en el árbol del panel izquierdo.
Pasos para crear una Carpeta
Abre el menú de opciones del Espacio o haz clic en el control '+' junto al nombre del Espacio
Pasa el cursor sobre el Espacio en el panel izquierdo y haz clic en su control de opciones. El menú contiene Renombrar, Configuración, Crear lista, Crear carpeta, Campos personalizados, Opciones de estatus y Eliminar.
Elige "Crear carpeta"
Dale un nombre a la Carpeta y guárdala. Aparece dentro del Espacio, con una flecha para que puedas expandirla.
Pasos para crear una Lista
Decide dónde debe ubicarse la Lista
Para colocar la Lista directamente en un Espacio, abre el menú de opciones del Espacio. Para colocarla dentro de una Carpeta, abre el menú de opciones de esa Carpeta en su lugar.
Elige "Crear lista"
Dale a la Lista un nombre que identifique el proyecto, cliente o flujo de trabajo que representa.
Abre la Lista y empieza a agregar tareas
Haz clic en la Lista en el panel izquierdo. Sus tareas aparecen en el área principal de la página, listas para que agregues más.
Renombrar y eliminar
Ambas acciones están en el menú de opciones del elemento que quieres cambiar. "Renombrar" cambia el nombre en el lugar. "Eliminar" quita el elemento.
Ten cuidado al eliminar un Espacio. Un Espacio contiene sus Carpetas, Listas y todas las tareas dentro de ellas, junto con su configuración de estatus y campos personalizados.
Preguntas frecuentes
P: ¿Tengo que usar carpetas?
No. Las carpetas son opcionales. Una lista puede estar directamente dentro de un espacio, y muchos equipos nunca necesitan una carpeta.
P: ¿Puede una carpeta contener otra carpeta?
No, no se puede agregar una carpeta dentro de otra carpeta. Dentro de una carpeta solo se pueden agregar listas.
P: ¿Puede una carpeta contener tareas directamente?
No. Las tareas viven en las Listas. Una Carpeta contiene Listas.
P: ¿Pueden dos listas en el mismo espacio usar estatus diferentes?
No. Los estatus se configuran en el Espacio, así que todas las Listas dentro de un Espacio comparten los mismos estatus. Si dos flujos de trabajo necesitan etapas diferentes, colócalos en Espacios separados.
P: ¿Qué tan largo puede ser el nombre de un Espacio?
Hasta 100 caracteres. El campo de nombre muestra un contador mientras escribes.