Automatización

Cómo usar el servidor MCP de Leadway

Este artículo te mostrará cómo aprovechar el nuevo servidor MCP (Model Context Protocol) de Leadway para que tus agentes de IA y copilotos puedan acceder de forma segura y fluida a los datos y herramientas de Leadway. Todo esto se realiza mediante un protocolo HTTP estandarizado y seguro, permitiéndote conectar tus flujos de IA con la información y funciones clave de tu cuenta sin fricción. ¿Qué es el Servidor MCP? El servidor MCP de Leadway es un protocolo estandarizado y seguro que permite que los agentes de IA lean y escriban datos dentro de Leadway sin necesidad de SDKs ni integraciones personalizadas complejas. Ahora puedes dar acceso a tus agentes a herramientas esenciales como Calendario, Contactos, Conversaciones, Oportunidades y Pagos desde una sola interfaz unificada. Beneficios clave de usar el Servidor MCP Conectar tus agentes de IA a Leadway nunca había sido tan fácil ni tan seguro: Acceso estandarizado Consulta y actualiza datos mediante un protocolo unificado. Integración rápida No requiere SDKs; funciona con cualquier cliente que soporte HTTP. Máxima seguridad Utiliza tokens de integración privada (PITs) para otorgar acceso granular basado en permisos. Escalable Diseñado para expandirse a más de 250 herramientas en el futuro. Flexible Compatible con clientes populares como Cursor, Windsurf y OpenAI Playground. Top 21 herramientas disponibles A continuación se muestra el conjunto inicial de herramientas que tus agentes de IA pueden utilizar desde hoy: Pasos de configuración Paso 1: Configurar tu agente o cliente Agrega el endpoint MCP y los encabezados en la configuración de tu agente: { "mcpServers": { "prod-leadway-mcp": { "url": "https://services.leadconnectorhq.com/mcp/", "headers": { "Authorization": "Bearer <tu-token>", "locationId": "<id-de-tu-subcuenta>" } } } } Paso 2: Obtener tu Token de Integración Privada (PIT) 1. Ve a Configuración → Integraciones Privadas dentro de tu ubicación en Leadway. 2. Haz clic en Crear nueva integración. 3. Selecciona los alcances (scopes) necesarios. 4. Copia y guarda tu token en un lugar seguro. Scopes requeridos Asegúrate de que tu PIT incluya los siguientes permisos: - Ver / Editar Contactos - Ver / Editar Conversaciones - Ver / Editar Mensajes de Conversación - Ver / Editar Oportunidades - Ver Calendarios y Eventos - Ver Ubicaciones - Ver Órdenes de Pago y Transacciones - Ver Campos Personalizados - Ver Formularios Paso 3: ¡Comienza a construir! A partir de este punto, tus agentes pueden usar instrucciones en lenguaje natural que se traducen automáticamente en llamadas API seguras mediante MCP. Ejemplo de llamada a una herramienta Ejemplo en Python: import requests headers = { "Authorization": "Bearer YOUR_PIT_TOKEN", "locationId": "YOUR_LOCATION_ID" } data = { "tool": "contacts_get-contact", "input": { "contactId": "abc123" } } response = requests.post( "https://services.leadconnectorhq.com/mcp/", headers=headers, json=data ) print(response.json())

Envía mensajes de bienvenida a nuevos leads automáticamente

En este artículo te explicaremos cómo crear un flujo de trabajo que envíe automáticamente un mensaje de bienvenida cada vez que un cliente te escriba. Pasos para crear el flujo 1. Ingresa a la herramienta de automatización > crear flujo de trabajo > crear desde cero 2. Elige el trigger "El cliente respondio" Puedes elegir entre: 1. WhatsApp (agrega otro filtro y utiliza WhatsApp number para seleccionar tu numero de WhatsApp) 2. Llamada 3. Chat Widget 4. Facebook Messenger 5. GMB Messaging (Google) 6. Instagram DM 7. SMS 8. Tiktok 3. Haz clic en el icono de + para seleccionar la accion, en este caso elegiremos WhatsApp para mandarle un mensaje devuelta al contacto 4. Puedes elegir entre una plantilla o enviar un free form message de vuelta. ¡Listo! Acabas de crear un flujo de trabajo que envía un mensaje de bienvenida automáticamente cada vez que un contacto te escribe. Para llevar tu automatización a un nivel más organizado y avanzado, te recomendamos agregar lo siguiente: Acciones adicionales Etiquetas Agrega la etiqueta "Lead" mediante la acción “Añadir etiqueta de contacto” para cada nuevo contacto que te escriba. Esto te ayudará a mantener tu base de contactos ordenada y a crear futuras listas inteligentes. Notificación interna Incluye la acción “Notificación interna” para que recibas un aviso cada vez que llegue un nuevo lead a tu bandeja de entrada. Agentes IA Agrega la acción “Conversation AI” para activar un agente de inteligencia artificial y automatizar aún más tus interacciones.

Acción del flujo de trabajo – Asignar usuario

La acción Asignar usuario te permite asignar contactos específicos a usuarios designados. Esta acción es clave para gestionar flujos de trabajo y asegurar que los contactos se asignen a los miembros correctos del equipo, ya sea de forma directa o mediante un sistema de asignación round-robin. Esta funcionalidad ayuda a agilizar las tareas y a mantener una gestión organizada de las relaciones con los clientes. Nombre de la acción Asignar usuario Descripción de la acción Esta acción asigna un contacto a un usuario específico o a varios usuarios dentro del sistema. Puedes asignar contactos según las necesidades de tu organización o utilizar el método round-robin para distribuirlos de manera equitativa entre varios usuarios. También existe la opción de aplicar esta acción únicamente a contactos no asignados, evitando reasignaciones innecesarias. Como configurar la automatización 1. Ve a automatizaciones > crear flujo de trabajo 2. Establece un disparador como por ejemplo "El cliente respondió" y selecciona un canal. 3. Agrega la accion de asignar al usuario 4. Selecciona al usuario que desees asignar y haz clic en guardar Nota: Puedes seleccionar varios usuarios, el sistema asignara las conversaciones de forma equitativa. Ejemplo de configuración: Tienes un flujo de trabajo donde los nuevos contactos que llegan desde el formulario de leads de tu sitio web deben distribuirse entre tu equipo de ventas para su seguimiento. - Nombre de la acción: “Asignar nuevo lead” - Usuarios: Selecciona a todos los miembros del equipo de ventas (por ejemplo, “John Doe”, “Jane Smith”, “Alex Johnson”). - Aplicar solo a contactos no asignados: Activa esta opción para asegurarte de que solo los contactos nuevos, sin asignación previa, sean distribuidos. Pasos del flujo de trabajo: 1. Disparador: Formulario enviado Este disparador se activa cuando un nuevo lead envía un formulario en tu sitio web. 2. Acción: Asignar usuario Configurada para distribuir el nuevo lead a uno de los miembros del equipo de ventas seleccionados utilizando el método round-robin. 3. Acción: Enviar notificación (opcional) Envía un correo electrónico o SMS al asesor de ventas asignado para informarle que tiene un nuevo lead.

Acción del flujo de trabajo – Agregar etiqueta al contacto

La acción de flujo de trabajo Agregar etiqueta al contacto te permite organizar y segmentar automáticamente tus contactos según comportamientos, atributos o disparadores específicos. El uso de etiquetas ayuda a optimizar la automatización, mejorar la segmentación y mantener una base de datos ordenada y bien estructurada. Este artículo explica cómo funciona esta acción, cómo configurarla y cómo utilizarla de manera efectiva dentro de tus flujos de trabajo. ¿Qué es la acción de flujo de trabajo Agregar etiqueta al contacto? Esta sección explica cómo la acción Agregar etiqueta al contacto aplica una o varias etiquetas a los contactos de forma automática dentro de un flujo de trabajo. Las etiquetas permiten organizar contactos, crear segmentaciones, activar automatizaciones y facilitar los reportes. Comprender cómo funciona esta acción garantiza una categorización precisa y una lógica de automatización fluida en todo el sistema. La acción Agregar etiqueta al contacto facilita la clasificación de los contactos según su comportamiento, origen o etapa de interacción, ayudándote a segmentar audiencias y a crear recorridos de automatización más personalizados. Beneficios clave de la acción Agregar etiqueta al contacto La etiquetación automática aporta orden y claridad a tu base de datos, asegurando que los flujos de trabajo operen con una segmentación limpia y predecible. Estos beneficios ayudan a mantener la consistencia del sistema, mejorar la segmentación y eliminar trabajo manual innecesario. - Segmentación: Organiza los contactos en grupos relevantes para comunicaciones dirigidas. - Automatización: Permite activar o controlar flujos de trabajo según la lógica de etiquetas. - Personalización: Facilita mensajes personalizados basados en comportamientos o atributos del contacto. - Organización de la base de datos: Mantiene los registros estructurados a lo largo de múltiples flujos y campañas. - Escalabilidad: Soporta el crecimiento de las cuentas mediante estándares claros de clasificación. Opciones de Agregar etiqueta al contacto Cada configuración dentro de esta acción cumple una función específica en cómo se seleccionan, crean o eliminan las etiquetas dentro del flujo de trabajo. Dominar estas opciones garantiza que las etiquetas correctas se apliquen durante la automatización, evitando duplicados o clasificaciones incorrectas. Seleccionar etiquetas - Elige una o varias etiquetas existentes desde el menú desplegable. - El menú cuenta con función de búsqueda para encontrar etiquetas rápidamente. - Las etiquetas seleccionadas aparecerán como elementos etiquetados encima del menú desplegable. Eliminar etiquetas - Al hacer clic en el ícono “x”, se elimina la etiqueta de la configuración de la acción. - Esto no elimina la etiqueta del contacto, solo la quita de la configuración de esta acción. Agregar nueva etiqueta - Si la etiqueta que necesitas no existe, escribe el nombre de la nueva etiqueta en el menú desplegable. - Haz clic en Agregar nueva etiqueta para crearla y seleccionarla al instante. - Las etiquetas recién creadas estarán disponibles para futuros flujos de trabajo y para etiquetado manual. Cómo configurar la acción Agregar etiqueta al contacto Configurar correctamente esta acción asegura que tus flujos de trabajo asignen etiquetas de forma consistente y predecible. Seguir estos pasos ayuda a evitar errores y garantiza que las etiquetas impulsen una segmentación y automatización precisas. Crear un flujo de trabajo 1. Dirígete a la pestaña Automatización en el menú lateral izquierdo para acceder a tu biblioteca de flujos de trabajo. Ahí podrás ver los flujos existentes o comenzar a crear uno nuevo. 2. Haz clic en Crear flujo de trabajo en la esquina superior derecha de la página de la lista de flujos. Desde el menú desplegable, elige el método de creación que mejor se adapte a tus necesidades, como iniciar desde cero o seleccionar una receta preconfigurada. 3. Nombrar la acción Ingresa un nombre claro y descriptivo en el campo Nombre de la acción para identificar qué hará este paso dentro del flujo de trabajo. Utilizar un nombre significativo facilita la comprensión de la lógica del flujo cuando lo revises o edites más adelante. 4. Seleccionar una etiqueta Utiliza el menú desplegable de Etiquetas para elegir una etiqueta existente de la lista, o haz clic en la flecha del menú para ver todas las opciones disponibles. También puedes eliminar una etiqueta seleccionada en cualquier momento haciendo clic en la X junto a ella, lo que te permite ajustar tu selección antes de guardar. 5. Elegir el modo de etiquetado Abre el menú de tres puntos junto al campo Etiquetas para cambiar entre los modos de etiquetado Estándar y Dinámico. Esto te permite decidir si las etiquetas se aplicarán exactamente como se seleccionaron o si se generarán de forma dinámica según los datos del flujo de trabajo. 6. Haz clic en guardar para finalizar. (No olvides publicar el flujo de trabajo)

¿Qué son las acciones de flujo de trabajo? (Lista completa)

Las acciones de flujo de trabajo en Leadway son componentes clave que permiten la automatización y gestión de diversas tareas dentro del Constructor de Flujos de Trabajo. Las acciones se ejecutan de manera secuencial después de que ocurre un evento disparador, lo que permite un control preciso sobre el orden de las operaciones. Comprender los disparadores y las acciones Los disparadores son eventos que ponen en marcha los flujos de trabajo y provocan la ejecución de distintas acciones. Estos se siguen en un orden cronológico según lo definido dentro de tu flujo. - Disparador del flujo de trabajo: Inicia un flujo de trabajo cuando ocurre un evento específico. - Acción del flujo de trabajo: Se ejecuta después del disparador y realiza las tareas indicadas. Categorías de acciones Las acciones de flujo de trabajo están organizadas en categorías para facilitar su búsqueda y uso. Las categorías son las siguientes: - Acciones de contacto - Acciones de comunicación - Enviar datos - Acciones de herramientas internas - Acciones de IA del flujo de trabajo - Acciones de Eliza - Acciones de citas - Acciones de oportunidades - Acciones de pagos - Acciones de marketing - Acciones de afiliados - Acciones de cursos - Acciones de IVR (Respuesta de Voz Interactiva) - Acciones de comunidades Puedes acceder a las acciones de flujo de trabajo dentro del constructor de flujos y seleccionar el botón Agregar acción. Acciones de contacto Crear contacto: Agrega un nuevo contacto al sistema. Útil para: Automatizar la captura y organización de nuevos leads. Buscar contacto: Localiza un contacto dentro del sistema a partir de la información proporcionada. Útil para: Encontrar contactos existentes para actualizarlos o consultarlos. Actualizar campo del contacto: Modifica un campo específico del perfil del contacto. Útil para: Actualizar dinámicamente la información del contacto. Agregar etiqueta al contacto: Añade una etiqueta a un contacto para su organización y segmentación. Útil para: Mejorar la gestión de contactos y la segmentación de audiencias. Eliminar etiqueta del contacto: Quita una etiqueta de un contacto. Útil para: Mantener organizada la base de contactos y una segmentación correcta. Asignar a usuario: Asigna un contacto a un usuario dentro del sistema. Útil para: Facilitar la comunicación personalizada y la asignación de tareas. Eliminar usuario asignado: Quita la asignación de un usuario a un contacto. Útil para: Reasignar o gestionar contactos de forma flexible. Editar conversación: Edita una conversación marcándola, archivándola o desarchivándola. Útil para: Gestionar conversaciones dentro del sistema. Activar / Desactivar DND: Activa o desactiva la opción No molestar (Do Not Disturb) para un contacto. Útil para: Controlar las comunicaciones salientes y respetar las preferencias del contacto. Agregar nota: Añade una nota personalizada al contacto. Útil para: Registrar manualmente interacciones o información relevante. Agregar tarea: Crea una tarea asociada a un contacto. Útil para: Gestionar seguimientos y acciones pendientes. Copiar contacto: Duplica un contacto en otra subcuenta. Útil para: Compartir y administrar datos entre diferentes cuentas. Eliminar contacto: Elimina un contacto del sistema. Útil para: Mantener limpia y actualizada la base de contactos. Modificar puntaje de interacción del contacto: Ajusta el puntaje de engagement de un contacto. Útil para: Evaluar el nivel de interacción y respuesta del contacto. Agregar / Eliminar seguidores del contacto: Agrega o elimina seguidores de un contacto. Útil para: Facilitar la visibilidad compartida de contactos entre equipos o departamentos. Acciones de comunicación Enviar correo electrónico Envía un correo electrónico al contacto. Útil para: Permitir comunicación personalizada por email, ideal para seguimientos, actualizaciones y notificaciones. Enviar SMS Envía un mensaje SMS al contacto. Útil para: Comunicación directa e inmediata por texto, adecuada para alertas, recordatorios e interacciones rápidas. Enviar mensaje de Slack Envía un mensaje a través de Slack (si está integrado). Útil para: Facilitar la comunicación interna y notificaciones del equipo dentro de Slack, mejorando la colaboración y gestión de tareas. Llamada Realiza una llamada telefónica al contacto; si contesta, intentará transferir la llamada a un usuario. Útil para: Automatizar el contacto con leads, usar marcación automática y conectar eficientemente a los leads con usuarios asignados. Messenger Envía un mensaje de Facebook al contacto. Útil para: Gestionar mensajes entrantes vía Facebook Messenger y habilitar comunicación personalizada y engagement con clientes. Mensaje directo de Instagram (DM) Envía un mensaje directo por Instagram. Útil para: Interactuar con clientes vía Instagram Direct, mejorando la atención al cliente y la interacción en redes sociales. Acción manual Solicita que un usuario realice una acción manual para un contacto. Útil para: Brindar flexibilidad para intervenciones manuales en la gestión de leads e interacciones personalizadas. Mensajería de Google My Business (GMB) Responde mensajes de Google My Business. Útil para: Facilitar la comunicación con clientes a través de GMB, mejorando la presencia local y el servicio al cliente. Enviar notificación interna Envía notificaciones a usuarios asignados o contactos internos. Útil para: Notificar al equipo sobre eventos o disparadores del sistema, apoyando la colaboración y gestión de tareas. Enviar solicitud de reseña Envía una solicitud de reseña. Útil para: Automatizar la solicitud de reseñas, fortaleciendo la reputación y la recopilación de feedback de clientes. IA de conversación Gestiona conversaciones entrantes con clientes. Útil para: Utilizar IA para atender consultas en múltiples canales, mejorando tiempos de respuesta y satisfacción del cliente. Facebook Interactive Messenger Responde comentarios en publicaciones de Facebook. Útil para: Interactuar con clientes en Facebook, fortaleciendo la presencia y participación en redes sociales. Instagram Interactive Messenger Responde comentarios en publicaciones de Instagram. Útil para: Incrementar el engagement en Instagram y fomentar la interacción con la comunidad. Responder en comentarios Responde comentarios en publicaciones de Facebook o Instagram. Útil para: Facilitar la interacción con seguidores y fortalecer relaciones. WhatsApp Envía mensajes de WhatsApp. Útil para: Permitir comunicación vía WhatsApp cumpliendo con sus lineamientos para soporte y engagement. Enviar mensaje de chat en vivo Responde mensajes de chat en vivo. Útil para: Mejorar la atención en tiempo real respondiendo consultas por chat en vivo, aumentando la satisfacción del cliente. Enviar datos Webhook / Webhook personalizado Envía datos desde el sistema hacia aplicaciones o servicios externos. Útil para: Facilitar integraciones con otras herramientas y plataformas. Google Sheets Gestiona datos en Google Sheets, permitiendo actualizaciones o consultas. Útil para: Automatizar la gestión de datos y la generación de reportes. Acciones de herramientas internas Si / Entonces (If Else) Crea ramificaciones dentro del flujo según condiciones definidas. Útil para: Dirigir a los contactos por caminos específicos según su comportamiento o datos, permitiendo segmentación y experiencias personalizadas. Paso de espera (Wait Step) Retrasa el flujo de trabajo durante un periodo de tiempo determinado. Útil para: Programar acciones o comunicaciones para un momento posterior y mejorar el timing del flujo. Evento objetivo (Goal Event) Dirige a los contactos a un objetivo específico dentro del flujo. Útil para: Omitir pasos innecesarios y optimizar los recorridos del cliente y la automatización. División (Split) Realiza pruebas A/B dentro del flujo de trabajo. Útil para: Comparar distintos caminos o acciones y optimizar mensajes y estrategias de marketing. Actualizar valor personalizado (Update Custom Value) Actualiza valores personalizados del sistema. Útil para: Modificar dinámicamente campos personalizados según eventos o disparadores, mejorando la gestión de datos y la personalización. Ir a (Go To) Envía a los contactos a otro flujo de trabajo. Útil para: Mover contactos entre flujos y gestionar recorridos complejos sin duplicar procesos. Eliminar del flujo de trabajo (Remove from Workflow) Saca a los contactos de un flujo de trabajo. Útil para: Controlar mejor las comunicaciones y acciones, asegurando interacciones relevantes y segmentadas. Arreglos (Arrays) Gestiona múltiples valores como una sola unidad. Útil para: Simplificar la manipulación de datos, permitiendo ordenar, buscar e iterar colecciones de información. Modo goteo (Drip Mode) Distribuye a los contactos dentro del flujo por lotes. Útil para: Evitar la saturación de los canales de comunicación y mantener buenas tasas de entrega y reputación. Formateador de texto (Text Formatter) Da formato al texto. Útil para: Transformar datos de texto al formato deseado y mejorar su manejo dentro del sistema. Código personalizado (Custom Code) Ejecuta código personalizado. Útil para: Ofrecer capacidades avanzadas mediante scripts personalizados para procesamiento de datos y automatizaciones complejas. Acciones de IA del flujo de trabajo Prompt de IA (Modelos GPT-4, Nano y superiores, incluyendo GPT-5.1) Genera respuestas de IA a partir de instrucciones definidas. Útil para: Automatizar respuestas inteligentes, calificación de leads, atención al cliente y conversaciones personalizadas impulsadas por IA. Acciones de citas Actualizar estado de la cita Actualiza el estado de una cita (reprogramada, no asistió, completada, etc.). Útil para: Gestionar el control y seguimiento de citas en los calendarios. Generar enlace de reserva de una sola vez Crea un enlace único de reserva para un cliente. Útil para: Enviar enlaces por SMS o correo y evitar reservas múltiples no deseadas. Acciones de oportunidades Crear / Actualizar oportunidad Crea o actualiza una oportunidad dentro del pipeline. Útil para: Gestionar embudos de venta y mover oportunidades entre etapas. Eliminar oportunidad Elimina una oportunidad de uno o varios pipelines. Útil para: Mantener pipelines limpios y actualizados. Acciones de pagos Cargo único con Stripe Realiza un cobro único vía Stripe usando el ID del cliente (cus_id). Útil para: Automatizar cobros únicos a clientes. Enviar factura Envía una factura creada en el sistema al cliente. Útil para: Automatizar la facturación y el envío de comprobantes. Enviar documentos y contratos Envía documentos o contratos desde plantillas al cliente. Útil para: Automatizar el envío de contratos y acuerdos legales. Acciones de marketing Agregar a Google Analytics Agrega datos del contacto a Google Analytics. Útil para: Gestión de datos para análisis y campañas publicitarias. Agregar a Google Ads Añade el contacto a Google Ads. Útil para: Audiencias y remarketing en Google. Agregar a audiencia personalizada (Facebook) Incluye el contacto en una audiencia personalizada de Facebook. Útil para: Segmentación avanzada de anuncios. Eliminar de audiencia personalizada (Facebook) Quita el contacto de una audiencia personalizada. Útil para: Mantener audiencias actualizadas. Facebook Conversion API Envía datos de conversión a Facebook. Útil para: Mejorar el tracking y rendimiento de campañas. Acciones de afiliados Agregar al gestor de afiliados Crea un nuevo afiliado en el sistema. Útil para: Automatizar la incorporación de afiliados. Actualizar afiliado Actualiza información de un afiliado existente. Útil para: Mantener datos correctos y actualizados. Agregar / eliminar de campaña de afiliados Gestiona la participación del afiliado en campañas específicas. Útil para: Controlar promociones y campañas de afiliados. Acciones de cursos Otorgar acceso a curso Concede una oferta de curso a un contacto. Útil para: Cumplir automáticamente compras de cursos. Revocar acceso a curso Retira una oferta de curso. Útil para: Gestionar accesos y membresías. Acciones IVR (Respuesta de Voz Interactiva) Recopilar entrada en llamada Solicita información al llamante para definir su ruta. Útil para: Crear ramificaciones dentro del IVR. Reproducir mensaje Reproduce un mensaje durante la llamada. Útil para: Dar instrucciones o información al usuario. Conectar llamada Conecta la llamada con un usuario o número específico. Útil para: Transferir llamadas al área correcta. Finalizar llamada Termina la llamada. Útil para: Cerrar el flujo IVR después de una acción. Grabar buzón de voz Permite al llamante dejar un mensaje de voz. Útil para: Capturar mensajes cuando no hay agentes disponibles. Acciones de comunidades Otorgar acceso a grupo Concede acceso a un grupo específico de la comunidad. Útil para: Gestionar membresías y accesos. Revocar acceso a grupo Elimina el acceso a un grupo de la comunidad. Útil para: Controlar permisos y membresías activas.

Disparador del flujo de trabajo – Comentarios de Facebook e Instagram en una publicación

Este disparador se activa cuando un comentario en tus publicaciones de Facebook cumple con los filtros que hayas configurado. https://youtu.be/yv6PP9vDehk Dónde encontrar este disparador 1. Ve a Automatizaciones > Disparadores > Eventos de Facebook/Instagram. Componentes Hay cuatro (4) componentes principales del Disparador del flujo de trabajo – Comentarios de Facebook en una publicación: - Elegir un disparador de flujo de trabajo: Por defecto, esta opción está configurada con este disparador. Puedes cambiarla por otro disparador si lo deseas. - Nombre del disparador del flujo de trabajo: De forma predeterminada, es el nombre del disparador. Puedes editarlo para darle un nombre más claro y visible dentro del flujo de trabajo. - Filtros: Aquí seleccionas los criterios para que el disparador se active en la situación correcta. Más detalles en la siguiente sección. - Rastrear solo comentarios de primer nivel: Cuando este interruptor está desactivado, el disparador se activará para todos los comentarios anidados. Cuando está activado, el disparador solo se activará para el comentario principal (primer nivel), no para las respuestas a ese comentario. Filtros Descripción detallada de los filtros: Filtros – Descripción detallada 1. Página es Define en qué página de Facebook se activará el disparador. Opciones: lista de las páginas disponibles en tu cuenta. 2. Tipo de publicación Determina el tipo de publicación a monitorear: - Publicación publicada: incluye todas las publicaciones de tu página de negocio. - Publicación personalizada: permite ingresar la URL de una publicación específica. 3. Publicación es Muestra una lista de publicaciones que coinciden con la configuración seleccionada en Página es y Tipo de publicación. 4. Contiene frase El comentario debe contener la frase definida. Ejemplo con la frase “Ya les compre”: - “Les compre uno ayer” → Pasa - “Les compre” → Pasa - “Cuanto cuesta” → No pasa 5. Coincidencia exacta El comentario debe coincidir exactamente con la frase definida. Ejemplo con la frase “Ya les compre un producto”: - “Ya les compre un producto” → Pasa - “Les compre ayer” → No pasa - “Les compre un producto” → No pasa Página es + Tipo de publicación + Publicación es Primero selecciona la página en Página es, después el tipo de publicación en Tipo de publicación, y finalmente podrás seleccionar la publicación específica en Publicación es. 1. Selecciona la página. Elige Campos estándar > Página es y luego selecciona la página desde la lista. 2. Selecciona el tipo de publicación. Elige Publicación publicada para seleccionar desde una lista o Publicación personalizada para ingresar una URL. Identifica la publicación exacta. Si usaste Publicación publicada, selecciónala desde la lista; si usaste Publicación personalizada, ingresa la URL directa. Contiene frase O Coincidencia exacta Después de identificar la publicación exacta, puedes usar cualquiera de los siguientes filtros: - Contiene frase: El disparador se activará si el contenido del comentario contiene una de las cadenas de texto exactas que proporciones. - Coincidencia exacta: El disparador se activará si todo el contenido del comentario coincide exactamente con una de las cadenas de texto que proporciones. Rastrear solo comentarios de primer nivel Puedes usar el interruptor para activar o desactivar el seguimiento de solo comentarios de primer nivel. - Activado: el disparador se activará únicamente para el primer comentario de una cadena, no para las respuestas a ese comentario. - Desactivado: el disparador se activará para cualquier comentario, incluso si está anidado debajo de otros comentarios. Preguntas frecuentes P: ¿El disparador “Comentarios de Facebook en una publicación” funciona para Instagram? R: No, este disparador solo funciona para Facebook. Para Instagram, puedes usar el disparador equivalente “Comentarios de Instagram en una publicación”. P: ¿Qué acciones debo usar con el disparador “Comentarios de Facebook en una publicación”? R: Usa la receta de automatización de comentarios de Facebook para ver un ejemplo de cómo utilizar este disparador en un flujo de trabajo. También revisa el artículo Automatización de comentarios de Facebook e Instagram y las acciones Responder en comentario y Facebook Interactive Messenger. P: ¿El disparador “Comentarios en una publicación” puede crear un bucle infinito? R: No. Los comentarios automáticos no crean bucles infinitos. Los disparadores del flujo de trabajo ignoran automáticamente cualquier comentario publicado por acciones del propio flujo.

Disparador del flujo de trabajo – El cliente respondió

El disparador de flujo de trabajo “Cliente respondió” es una herramienta poderosa diseñada para automatizar acciones basadas en las respuestas de los clientes. Esta guía explica cómo configurar el disparador, los beneficios que ofrece y ejemplos de casos de uso prácticos para optimizar tus procesos de negocio. Al final, tendrás una comprensión clara de cómo utilizar este disparador de manera efectiva. ¿Qué es el disparador de flujo de trabajo “Cliente respondió”? El disparador de flujo de trabajo “Cliente respondió” se activa cuando un cliente responde a un mensaje. Permite a las empresas automatizar acciones de seguimiento, notificaciones o procesos personalizados según las interacciones del cliente, mejorando la eficiencia y la precisión en las respuestas. Beneficios clave de usar este disparador 1. Automatización mejorada: Inicia automáticamente acciones como crear tareas o enviar notificaciones basadas en las respuestas del cliente. 2. Mejor capacidad de respuesta: Garantiza seguimientos oportunos al reaccionar de inmediato a las interacciones del cliente. 3. Filtros personalizables: Permite adaptar los flujos de trabajo utilizando filtros como frases específicas, etiquetas o tipos de intención. 4. Flujos de trabajo por canal: Personaliza los disparadores según el canal de respuesta, como WhatsApp o correo electrónico, asegurando una automatización precisa. Configurar el disparador: proceso paso a paso 1. Comienza entrando a la sección de Automatizaciones > haz clic en Crear flujo de trabajo > Empezar desde cero. 2. Ahora que estás dentro del editor de flujos de trabajo, vamos a encontrar el disparador “Cliente respondió”. Para ello, haz clic en “Anadir nuevo activador” y desplázate hacia abajo hasta localizarlo. 3. La opción Añadir filtros te permite establecer las condiciones específicas para que este disparador se active. Haz clic en “+ Añadir filtros”. Ahora puedes ver múltiples opciones de filtrado que pueden ajustarse a tu campaña. A continuación, te explicamos cada uno de estos filtros: - Contiene frase: Permite agregar una frase para que el sistema solo active el disparador cuando la respuesta del cliente contenga esa frase específica. - No tiene etiqueta: Usa este filtro para excluir contactos que tengan ciertas etiquetas. Ejemplo: si no deseas ofrecer tu servicio local a contactos cuya dirección esté fuera de tu zona de servicio, puedes tener una lista con la etiqueta “Austin Texas” y agregarla en este filtro para excluir a esos contactos. - Coincidencia exacta de frase: Este filtro te permite ingresar la respuesta exacta que esperas recibir por parte del contacto. - Tiene etiqueta: Como su nombre lo indica, este filtro incluye contactos que tengan las etiquetas que hayas definido, de modo que el disparador solo se active cuando el contacto cuente con dichas etiquetas. - Tipo de intención: En este filtro, el sistema intenta interpretar la respuesta del contacto (si es positiva o negativa) y utiliza esta automatización como respuesta a dicha interacción. - Respondió a un flujo de trabajo: Cuando deseas crear una campaña altamente segmentada para contactos que previamente respondieron a otro flujo de trabajo, puedes usar este filtro para seleccionar ese flujo. El sistema agregará automáticamente esos contactos al flujo actual. - Canal de respuesta: Este filtro te permite seleccionar contactos según el canal por el cual respondieron, como SMS o correo electrónico, facilitando una automatización más precisa. 4. A continuación se muestran algunas formas en las que puedes utilizar los filtros al configurar el disparador “El cliente respondió” y selecciona el canal deseado. 5. Haz clic en Guardar. Preguntas frecuentes (FAQs) 1. ¿Puedo activar flujos de trabajo solo para respuestas de clientes específicos? Sí, puedes usar etiquetas para limitar los flujos de trabajo a segmentos específicos de clientes. 2. ¿Cómo funcionan los tipos de intención con este disparador? Los tipos de intención utilizan procesamiento de lenguaje natural (NLP) para categorizar respuestas como “pregunta”, “queja” o “respuesta positiva”. Luego puedes configurar flujos para manejar cada intención adecuadamente. 3. ¿Puedo activar diferentes flujos de trabajo según el canal de respuesta? ¡Claro! Puedes configurar flujos para canales específicos como WhatsApp o correo electrónico, e incluso limitarlo a números o direcciones concretas.

Acción del flujo de trabajo – Cambio de Etapa en el Pipeline

Dar seguimiento y gestionar oportunidades de manera eficiente es clave para mantener un proceso comercial ordenado y efectivo. El Disparador de Flujo de Trabajo “Cambio de Etapa en el Pipeline” automatiza acciones cuando una oportunidad se mueve de una etapa a otra, garantizando seguimientos oportunos, notificaciones y actualizaciones automáticas dentro de Leadway. Esta guía te explicará qué hace este disparador, cuáles son sus beneficios y cómo configurarlo para optimizar la gestión de tu pipeline. ¿Qué es el Disparador de Flujo de Trabajo “Cambio de Etapa en el Pipeline”? El Disparador de Flujo de Trabajo “Cambio de Etapa en el Pipeline” se activa cuando una oportunidad se mueve de una etapa a otra dentro de un pipeline de ventas en Leadway. Permite automatizar acciones basadas en estos cambios, asegurando que ningún prospecto quede sin seguimiento. Con este disparador puedes definir qué debe suceder cuando una oportunidad avanza, retrocede o es reasignada a una nueva etapa del pipeline. Beneficios Clave del Disparador “Cambio de Etapa en el Pipeline” 1. Automatiza seguimientos Garantiza que cada cambio de etapa genere notificaciones oportunas, manteniendo al equipo comercial activo y en contacto con los prospectos. 2. Reduce trabajo manual Elimina la necesidad de monitorear manualmente los movimientos en el pipeline, liberando tiempo para actividades comerciales estratégicas. 3. Mejora la visibilidad del pipeline Proporciona información en tiempo real sobre el avance de las oportunidades, facilitando mejores proyecciones y toma de decisiones. 4. Filtros personalizables Permite configurar flujos de trabajo según condiciones específicas como pipeline, etapa, usuario asignado o valor del lead. 5. Aumenta la velocidad de respuesta Automatiza la comunicación interna y el contacto con prospectos, asegurando acciones rápidas en etapas clave del proceso comercial. Configuración del Disparador “Cambio de Etapa en el Pipeline” 1. Dirígete a Automatización > Flujos de trabajo en el panel principal de tu CRM Leadway. 2. Haz clic en Crear flujo de trabajo o edita uno existente para agregar este disparador. 3. Haz clic en + Agregar nuevo activador y busca Cambio en la Etapa del Pipeline en la lista. 4. Selecciónalo. 5. Asigna un nombre claro y descriptivo a tu disparador de flujo de trabajo que refleje su propósito. Configuración de Filtros Los filtros te permiten controlar cuándo y cómo se activa una automatización al establecer condiciones específicas que deben cumplirse. En lugar de ejecutar el flujo de trabajo ante cualquier cambio en una oportunidad, los filtros te ayudan a enfocarte únicamente en los casos que realmente son relevantes para tu negocio. Ya sea que quieras automatizar acciones para oportunidades dentro de un pipeline específico, aquellas asignadas a un miembro del equipo en particular o solo cuando un trato se marque como perdido por una razón determinada, los filtros te brindan la flexibilidad necesaria para personalizar tu automatización. Esto garantiza que tus flujos de trabajo sean más precisos, relevantes y alineados con tu proceso comercial en Leadway. Filtro “Asignado a” El filtro Asignado a asegura que la automatización se active según el usuario asignado a una oportunidad. Es especialmente útil para dirigir seguimientos, asignar tareas o notificar a miembros específicos del equipo cuando una oportunidad avanza dentro del pipeline. Filtro “Tiene Etiqueta” El filtro Tiene Etiqueta permite activar automatizaciones únicamente cuando una oportunidad contiene una etiqueta específica. Es especialmente útil para segmentar oportunidades, priorizar leads y ejecutar acciones dirigidas. Las etiquetas funcionan como identificadores que clasifican oportunidades según atributos como tipo de lead, nivel de prioridad, fuente u otras categorías relevantes. Al configurar el filtro Tiene Etiqueta, puedes definir qué etiqueta(s) deben estar presentes para que el flujo de trabajo se active, asegurando que la automatización se aplique solo a las oportunidades correctas dentro de Leadway. Ejemplo: Si una oportunidad tiene la etiqueta “Alta Prioridad”, la automatización se activará cuando pase a la siguiente etapa del pipeline. Filtro “En el Pipeline” El filtro En el Pipeline limita la activación de la automatización a un pipeline específico, asegurando que el flujo de trabajo solo se ejecute para oportunidades dentro del pipeline seleccionado. Este filtro es especialmente útil para empresas que gestionan múltiples pipelines según distintos procesos comerciales, tipos de clientes o líneas de servicio. Al definir un pipeline específico, puedes asegurarte de que la automatización se aplique únicamente a las oportunidades relevantes, evitando ejecuciones innecesarias en pipelines que no corresponden. Ejemplo: La automatización se activará únicamente cuando una oportunidad se mueva dentro del pipeline “Ventas Enterprise”. Filtro “Valor del Lead” El filtro Valor del Lead activa automatizaciones según el valor monetario asignado a una oportunidad. Esto permite ejecutar acciones basadas en la importancia financiera del prospecto, asegurando que los negocios de alto valor reciban un seguimiento prioritario, mientras que las oportunidades de menor valor puedan gestionarse con un enfoque diferente. Ejemplo: Si el valor de una oportunidad supera los $10,000, se envía una notificación al gerente de ventas. Filtro “Motivo de Pérdida” El filtro Motivo de Pérdida activa automatizaciones cuando una oportunidad se marca como Perdida y se le asigna una razón específica. Esto permite analizar por qué se están perdiendo negocios, automatizar acciones de seguimiento e implementar estrategias para recuperar prospectos o evitar pérdidas similares en el futuro. Cuando una oportunidad pasa a la etapa Perdida dentro del pipeline, puedes seleccionar un motivo (por ejemplo: “Precio muy alto”, “Eligió a la competencia”, “Sin respuesta”). La automatización solo se ejecutará si se cumple el motivo de pérdida definido en el filtro. Ejemplo: Si el motivo de pérdida es “Restricciones de presupuesto”, se envía automáticamente un correo ofreciendo un plan de pago flexible. Filtro “Etapa del Pipeline” El filtro Etapa del Pipeline activa automatizaciones cuando una oportunidad se mueve a una etapa específica dentro de un pipeline. Esto permite ejecutar acciones según el cambio de etapa, garantizando seguimientos oportunos, asignación de tareas o notificaciones internas conforme avanzan las oportunidades. Puedes definir exactamente qué transición de etapa debe activar la automatización, facilitando la gestión de leads y el seguimiento eficiente del movimiento dentro del pipeline en Leadway. Ejemplo: Cuando una oportunidad pase de “Negociación” a “Cerrado Ganado”, se envía una notificación al equipo financiero. Filtro “Estado” El filtro Estado activa automatizaciones según el estado actual de una oportunidad. Esto asegura que los flujos de trabajo se ejecuten cuando una oportunidad alcanza un punto específico dentro del proceso comercial, ayudando a los equipos a dar seguimiento y gestionar el pipeline de manera más eficiente en Leadway. Puedes seleccionar entre los siguientes estados: - Abierta: La oportunidad sigue activa y en proceso. - Ganada: El trato se ha cerrado exitosamente. - Perdida: La oportunidad no se convirtió en venta. - Abandonada: La oportunidad ya no se está gestionando. Ejemplo: Si una oportunidad se marca como Ganada, se activa automáticamente una secuencia de correos de bienvenida. Definir las Acciones del Flujo de Trabajo Una vez configurado el disparador, debes definir qué acciones se ejecutarán cuando una oportunidad cambie de etapa. 1. Enviar una notificación Notifica al asesor comercial asignado sobre el cambio de etapa. 2. Actualizar detalles de la oportunidad Modifica automáticamente campos como estado, prioridad o etiquetas. 3. Crear una tarea de seguimiento Asigna una tarea al equipo de ventas para que contacte al prospecto. 4. Activar otra automatización Dispara flujos de trabajo adicionales según el avance de la oportunidad. 5. Enviar un correo al contacto Automatiza la comunicación con el cliente según el movimiento dentro del pipeline. Guardar y Publicar la Automatización Después de configurar los filtros y las acciones, haz clic en Guardar disparador para aplicar los cambios. Verifica que todos los pasos de la automatización estén correctamente configurados y luego haz clic en Publicar para activarla. Finalmente, prueba el funcionamiento moviendo manualmente una oportunidad entre etapas para confirmar que el comportamiento sea el esperado. Preguntas Frecuentes ¿Qué sucede si una oportunidad se mueve manualmente? Si una oportunidad se mueve manualmente a otra etapa, la automatización se activará igualmente, siempre que cumpla con las condiciones de los filtros configurados. ¿Puedo usar múltiples filtros dentro de la misma automatización? Sí. Puedes combinar varios filtros para crear reglas altamente específicas, por ejemplo: activar acciones solo cuando una oportunidad dentro de un pipeline y etapa específicos esté asignada a un usuario determinado. ¿Cómo interactúa este disparador con otros disparadores relacionados con oportunidades? El disparador Cambio de Etapa en el Pipeline es independiente de otros disparadores como Cambio de Estado de la Oportunidad o Oportunidad Creada. Si lo necesitas, puedes configurar automatizaciones con múltiples disparadores para cubrir distintos escenarios dentro de tu proceso comercial en Leadway. ¿Qué pasa si una oportunidad regresa a una etapa anterior? Si una oportunidad retrocede a una etapa previa, la automatización se activará nuevamente, siempre que se cumplan las condiciones definidas en los filtros. ¿Puedo rastrear movimientos históricos de etapas con este disparador? No. Este disparador solo se activa en tiempo real cuando ocurre el cambio de etapa. Sin embargo, puedes revisar los cambios históricos dentro del registro de actividad de la oportunidad.

Cómo usar el constructor de flujos de trabajo con IA

El Constructor de Automatizaciones con IA te permite crear automatizaciones completas describiendo tu objetivo en lenguaje natural. En lugar de configurar manualmente disparadores y acciones, puedes generar una automatización automáticamente, revisarla y ajustarla con ayuda de la inteligencia artificial. Esta guía explica cómo acceder a la herramienta, los pasos para crear tu automatización, las opciones de edición disponibles y las mejores prácticas para aprovecharla al máximo dentro de Leadway. https://youtu.be/9T9MqLGRPSY ¿Qué es el Constructor de Automatizaciones con IA? El Constructor de Automatizaciones con IA transforma instrucciones en lenguaje natural en automatizaciones completas de principio a fin. Acelera la creación de automatizaciones y reduce la configuración manual al generar automáticamente disparadores, acciones y estructura, listos para que los revises y personalices. En Leadway, el Constructor de Automatizaciones con IA puede generar un flujo de trabajo completo a partir de un prompt claro. Puedes iniciar desde distintos puntos de acceso y luego ajustar el resultado mediante ediciones conversacionales, selección directa de pasos o simplemente utilizando el chat para idear mejoras. Beneficios Clave del Constructor de Automatizaciones con IA Comprender su valor te ayuda a decidir cuándo utilizar la IA y cuándo construir manualmente, así como combinar ambos enfoques para lograr mayor velocidad y control. 1. Velocidad Genera una automatización completa a partir de un solo prompt en cuestión de segundos. 2. Simplicidad Utiliza lenguaje cotidiano, sin necesidad de recordar nombres específicos de disparadores o acciones. 3. Consistencia Comienza con un borrador estructurado y luego ajústalo para mayor precisión. 4. Flexibilidad Edita usando lenguaje natural o modifica pasos específicos de manera visual. 5. Escalabilidad Reutiliza plantillas de prompts y mejores prácticas entre equipos para estandarizar procesos. Puntos de Acceso Conocer todas las formas de abrir el Constructor de Automatizaciones con IA te permite ahorrar tiempo y elegir la vía más rápida según tu contexto. Existen tres maneras de acceder a esta herramienta en Leadway: 1. Desde la herramienta de automatizacion Dirígete a Automatización > Flujos de trabajo y haz clic en el botón Construir via AI. Se abrirá una ventana emergente donde podrás ingresar tu prompt y describir la automatización que deseas generar. 2. Desde el Cuadro de Prompt dentro del Constructor de Flujos Al crear un nuevo flujo de trabajo desde cero, encontrarás un cuadro de prompt con IA justo encima del botón Agregar disparador dentro del constructor. Simplemente escribe ahí los requisitos de tu automatización y la IA generará la estructura automáticamente. 3. Utilizando el Asistente de Chat con IA Dentro del constructor de flujos de trabajo, también puedes utilizar el asistente de chat con IA para ayudarte a crear tu automatización. Puedes describir lo que deseas lograr, hacer ajustes, solicitar mejoras o incluso pedir ideas adicionales para optimizar tu flujo de trabajo directamente desde el chat Cómo Crear tu Primera Automatización con IA Seguir una estructura clara — describir, generar, revisar y ajustar — te ayudará a asegurar que el resultado generado por la IA esté alineado con tus objetivos de automatización. 1. Ingresa tu prompt Escribe tu prompt en cualquiera de los puntos de acceso mencionados anteriormente o utiliza el asistente de chat con IA para que te ayude a construir la automatización. Tienes dos opciones para comenzar: 1. Escribir tu propio prompt personalizado Describe tus necesidades de automatización con tus propias palabras, explicando qué debe suceder, cuándo debe activarse y qué acciones deseas que se ejecuten. 2. Utilizar las plantillas disponibles - Selecciona una de las plantillas de prompt prediseñadas disponibles en la interfaz. Estas plantillas te ayudan a comenzar rápidamente con estructuras sugeridas, que luego puedes personalizar según las necesidades específicas de tu proceso en Leadway. Ejemplos de prompts que puedes utilizar: - “Enviar una secuencia de correos de bienvenida cuando alguien complete mi formulario de contacto.” - “Crear una automatización de recordatorio de cumpleaños que envíe mensajes SMS.” - “Notificar a mi equipo en Slack cuando se cree una oportunidad de alto valor.” - “Dar seguimiento a los asistentes de un webinar 24 horas después del evento.” Revisar y Personalizar Una vez que la IA termine de crear tu automatización, recibirás un resumen del flujo generado además de la estructura completa dentro del constructor. - Si utilizaste el punto de acceso 1 (desde la lista de automatizaciones), serás dirigido automáticamente al constructor de flujos de trabajo. - Si utilizaste los puntos de acceso 2 o 3 (cuadro de prompt dentro del constructor o asistente de chat con IA), la automatización se generará directamente en la vista actual del constructor donde ya estabas trabajando. A partir de aquí, puedes revisar cada disparador y acción, realizar ajustes manuales o seguir refinando la automatización con ayuda de la IA. - A continuación, puedes: - Revisar la estructura general de la automatización. - Verificar la configuración de cada disparador. - Confirmar los ajustes y parámetros de cada acción. Editar con IA Después de revisar tu automatización, puedes realizar cambios utilizando lenguaje natural a través del asistente de chat con IA. Simplemente describe qué deseas modificar y la IA actualizará tu flujo de trabajo en consecuencia dentro de Leadway. Qué Puedes Editar La función de edición conversacional con IA actualmente permite: Acciones - Agregar nuevas acciones en cualquier parte de la automatización. - Eliminar acciones no deseadas (tanto simples como de múltiples rutas). - Reemplazar acciones existentes por otras diferentes. - Modificar configuraciones y parámetros de las acciones. - Mover acciones a distintas posiciones dentro del flujo de trabajo. Disparadores - Agregar disparadores adicionales. - Eliminar disparadores existentes. - Reemplazar un disparador por otro tipo distinto. - Modificar la configuración de los disparadores. Ediciones Complejas - Combinar múltiples cambios dentro de un mismo prompt. Limitaciones La modificación de configuraciones internas dentro de acciones de múltiples rutas, como si/entonces (if/else) o espera con tiempo límite (wait con timeout), estará disponible próximamente. Ejemplos de Prompts para Editar - “Agrega una espera de 3 días entre el correo de bienvenida y el seguimiento.” - “Reemplaza la acción de SMS por una notificación en Slack.” - “Elimina el último correo de la secuencia.” - “Mueve la acción de agregar etiqueta para que ocurra antes del primer correo.” - “Cambia el disparador de envío de formulario a contacto creado.” - “Agrega una condición si/entonces para validar si el contacto ya realizó una compra.” Nota: En caso de eliminar rutas múltiples, la IA puede hacer preguntas de aclaración para asegurarse de que los cambios coincidan exactamente con tu intención. Seleccionar y Editar para un Control Preciso En automatizaciones más grandes, donde puede resultar difícil identificar acciones específicas, puedes utilizar la función Seleccionar y Editar para tener un control más preciso sobre tus cambios. Cómo Funciona Haz clic en Seleccionar y Editar dentro de la interfaz del asistente de chat con IA para activar el modo de selección. Una vez activado, podrás elegir directamente el paso específico dentro del flujo de trabajo que deseas modificar, lo que permite realizar ajustes más exactos y evitar cambios en otras partes de la automatización. Seleccionar Acciones para Editar Haz clic sobre una acción para seleccionarla, selecciona varias haciendo clic en cada una o mantén presionada la tecla Shift mientras arrastras para elegir un rango completo. Las acciones seleccionadas quedarán resaltadas para que puedas identificar exactamente qué pasos serán modificados. Describe el Cambio en el Chat Una vez seleccionadas las acciones, escribe en el chat qué deseas modificar. La IA aplicará los cambios únicamente a los pasos seleccionados, manteniendo intacto el resto de la automatización en Leadway. Ejemplos de Uso de “Seleccionar y Editar” - Selecciona 3 acciones de correo dentro de una secuencia y escribe: “Cambia todas estas a mensajes SMS.” - Selecciona una acción específica de tarea y escribe: “Haz que el texto sea más urgente.” - Selecciona varias acciones dentro de una rama y escribe: “Mueve todas estas después de la acción de etiqueta.” - Selecciona un grupo de acciones y escribe: “Elimina estas acciones seleccionadas.” Mejores Prácticas para Crear Prompts Efectivos Prompts claros y específicos mejoran la precisión. Incluye detalles sobre tiempos, canales, condiciones y contenido para que la IA construya exactamente lo que necesitas. 1. Sé específico y claro Ejemplo: “Cuando un contacto reserve una cita, espera 24 horas, luego envía un correo de confirmación y un SMS recordatorio un día antes de la cita.” 2. Incluye detalles clave Define tiempos, canales (correo, SMS, Slack, etc.), condiciones/filtros y tipo de contenido. 3. Usa verbos de acción Comienza con palabras como: Enviar, Notificar, Crear, Actualizar, Esperar, Verificar si. Proporcionar Retroalimentación La retroalimentación ayuda a mejorar la calidad de generación y futuras actualizaciones. - Se abrirá un chatbot de feedback cuando se cree una automatización. - Haz clic en 👍 si cumple tus expectativas o en 👎 para indicar mejoras necesarias. - Comparte si la automatización coincidió con tu intención, qué faltó o qué fue incorrecto, y cualquier sugerencia adicional. Solución de Problemas Si el primer borrador no es el esperado, ajusta el prompt y reduce el alcance para guiar mejor a la IA. 1. Refina tu prompt Agrega más detalle o divide objetivos complejos en partes más pequeñas. 2. Disparador incorrecto Especifica el tipo exacto de disparador o edítalo con IA. 3. Acciones faltantes Enumera explícitamente las acciones deseadas o agrégalas mediante edición conversacional. 4. Tiempo incorrecto Utiliza referencias claras como “después de 2 días”.

Introducción a las Automatizaciones

La automatización de procesos simplifica tareas repetitivas al configurar secuencias de acciones predefinidas que se activan por eventos específicos. Esta introducción explica lo esencial de las automatizaciones, incluyendo sus componentes principales (disparadores y acciones), sus beneficios clave y aplicaciones reales, para que tengas una base sólida antes de profundizar más. ¿Qué es una automatización? Una automatización es el proceso de usar tecnología para realizar tareas repetitivas de forma automática. Al definir disparadores (puntos de partida) y acciones (tareas), tu negocio puede crear flujos de trabajo eficientes que ahorran tiempo y reducen errores. Por ejemplo, en lugar de registrar manualmente los datos de un prospecto y enviar correos de seguimiento cuando se llena un formulario, una automatización puede: 1. Agregar la información del prospecto al CRM. 2. Asignarlo a un representante de ventas. 3. Enviar un correo de bienvenida personalizado. Esto garantiza que los procesos se ejecuten de forma eficiente y consistente, sin intervención manual. Beneficios clave de usar automatizaciones - Mayor eficiencia: automatiza tareas que consumen tiempo y libera a tu equipo para prioridades estratégicas. - Mejor precisión: elimina errores manuales al automatizar actividades rutinarias. - Ahorro de costos: ahorra recursos al reducir la dependencia del trabajo manual. - Mejor experiencia del cliente: responde más rápido a las interacciones de tus clientes con acciones automáticas. - Escalabilidad: maneja cargas de trabajo más grandes sin necesidad de recursos adicionales. Casos de uso para las automatizaciones 1. Gestión de prospectos: captura prospectos automáticamente, actualiza los registros del CRM y envía correos de bienvenida. 2. Agenda de citas: confirma reservas y envía recordatorios sin intervención manual. 3. Atención al cliente: asigna tickets y notifica a los miembros del equipo según las consultas de los clientes. 4. Campañas de marketing: entrega seguimientos personalizados activados por acciones del usuario, como clics en enlaces o aperturas de correo. Disparadores y acciones: el núcleo de las automatizaciones En el centro de toda automatización están los disparadores y las acciones, dos elementos principales que definen cómo funciona. Juntos, forman la base de cualquier flujo de trabajo automatizado. Disparadores: el punto de partida Un disparador es un evento que pone en marcha tu automatización. Es el "si" de la ecuación, es decir, algo que sucedió y que requiere una acción después. Ejemplos de disparadores comunes: - Un cliente que agenda una cita. - El envío de un formulario. - Un contacto que responde a un mensaje. Los disparadores aseguran que las automatizaciones respondan a eventos en tiempo real, permitiendo que los procesos comiencen justo cuando se necesitan. Acciones: los ejecutores de tareas Una acción es la tarea que se realiza en respuesta a un disparador. Es el "entonces" de la ecuación, es decir, lo que hace la automatización una vez que ocurre el disparador. Ejemplos de acciones: - Enviar un correo electrónico. - Actualizar los datos de un contacto. - Asignar un prospecto a un miembro del equipo. Las acciones completan la automatización al realizar las tareas necesarias para avanzar el proceso. Profundiza en disparadores y acciones: Aunque este artículo introduce el concepto de disparadores y acciones, cada uno tiene configuraciones y casos de uso propios. En lugar de entrar en detalle aquí, puedes consultar los artículos dedicados a cada disparador y acción para entender mejor cómo personalizarlos según tus automatizaciones. Pasos para configurar una automatización Ve a la sección "Workflows" dentro del apartado "Automatización" de tu CRM. Image 1 Haz clic en "+ Create Workflow" Al crear una nueva automatización, tienes la opción de empezar desde cero, usar plantillas existentes o recetas prediseñadas. Image 2 Selecciona una receta Las recetas de automatización facilitan el diseño e implementación al ofrecer una estructura lista para usar que puedes personalizar según tus necesidades específicas. En la siguiente captura puedes ver las distintas recetas disponibles. Image 3 Elige una receta Elige una receta de automatización entre una amplia variedad que se ajuste a tus necesidades. Image 4 Selecciona una plantilla Usa nuestras plantillas prediseñadas para crear tu automatización. Haz clic en la opción "Select from Template" para ver la biblioteca de plantillas. Image 5 Empieza desde cero Crea tu propia automatización desde cero. Agrega múltiples disparadores y acciones para automatizar toda la operación de tu negocio. Image 6 Elige un disparador Identifica el evento que da inicio a la automatización (por ejemplo, un cliente que agenda una cita). Image 7 Agrega acciones Especifica las tareas que se ejecutarán después del disparador (por ejemplo, enviar una notificación o actualizar registros). Image 8 Guarda y prueba Después de agregar los disparadores y acciones, asegúrate de hacer clic en el botón "Save". Antes de publicar la automatización, puedes probarla con el botón "Test Workflow". Image 9 Preguntas frecuentes P: ¿Cuál es la diferencia entre disparadores y acciones? Los disparadores inician la automatización (por ejemplo, el envío de un formulario) y las acciones son las tareas resultantes (por ejemplo, enviar un correo). P: ¿Las automatizaciones pueden manejar procesos complejos con varios pasos? Sí, las automatizaciones pueden incluir múltiples disparadores y acciones para simplificar procesos complejos. P: ¿Necesito conocimientos técnicos para crear automatizaciones? No, Leadway ofrece una interfaz intuitiva que le permite a cualquier persona configurar automatizaciones sin necesidad de programar. P: ¿Cómo agrego manualmente un contacto a una automatización? Abre el contacto, haz clic en Automatización > Add Workflow, elige la automatización, define la hora de inicio y luego haz clic en Add.

Cómo usar la IA de Automatizaciones

La IA de Automatizaciones es un asistente que te ayuda a construir automatizaciones de principio a fin, sin complicaciones. Es una guía práctica que te acompaña mientras creas, optimizas y administras tus automatizaciones. Ya sea que estés armando una automatización nueva o mejorando una que ya tienes, la IA de Automatizaciones te da instrucciones paso a paso, te sugiere las acciones correctas para lo que necesitas y te comparte ideas para optimizar tu proceso. Solo tienes que escribir lo que quieres construir y la IA de Automatizaciones te dará la lista de acciones y disparadores que debes agregar para lograrlo, además de cómo configurarlos. La IA de Automatizaciones ya no consume créditos de IA. Puedes usar funciones como Generar con IA (SMS, correos, código, etc.) sin que se contabilice el consumo de créditos. Para mantener un buen rendimiento para todos los usuarios, podemos aplicar un límite de uso justo. Si alcanzas el límite diario, el acceso se restablece en 24 horas. Image 1 ¿Qué puede hacer la IA de Automatizaciones? 1. Ayudarte con tu primera automatización Si eres nuevo en automatizaciones, solo menciona lo que quieres lograr y la IA de Automatizaciones te dará las acciones y disparadores que necesitas agregar, además de ayudarte a configurarlos. El asistente también puede explicarte qué son las automatizaciones y cómo usarlas. 2. Explicarte tu automatización paso a paso Si no estás seguro sobre alguna parte específica de tu automatización, solo pregunta. La IA de Automatizaciones puede describir qué está pasando, haciendo que las automatizaciones complejas sean más fáciles de entender. 3. Hacer tus automatizaciones más eficientes La IA de Automatizaciones puede revisar tu automatización para encontrar posibles mejoras, dándote sugerencias sobre cómo simplificar procesos y qué acciones puedes agregar para lograrlo. 4. Guiarte paso a paso ¿Necesitas ayuda para configurar una automatización? La IA de Automatizaciones puede guiarte durante todo el proceso, explicando cada paso para que te sientas seguro de lo que estás construyendo. 5. Responder tus preguntas ¿Tienes dudas mientras trabajas en una automatización? Puedes preguntarle a la IA de Automatizaciones cualquier duda, ya sea sobre acciones específicas o buenas prácticas en general. 6. Agregar acciones a tu automatización Incluso puede ayudarte a agregar acciones específicas, como enviar un recordatorio por SMS, esperar una confirmación, actualizar el estado de una cita o etiquetar contactos según su actividad. 7. Sugerirte los siguientes pasos ¿No sabes qué hacer después? La IA de Automatizaciones te da sugerencias de los siguientes pasos que puedes tomar, ayudándote a avanzar con confianza. 8. Administrar la configuración y el nombre de la automatización La IA de Automatizaciones puede ayudarte a renombrar la automatización y actualizar su configuración a través de instrucciones en lenguaje natural. Esto incluye reingreso, múltiples oportunidades, detener al recibir respuesta, zona horaria/ventanas de tiempo, datos del remitente y marcar conversaciones como leídas. Cómo usar la IA de Automatizaciones Cuando abres el creador de automatizaciones, puedes encontrar la IA de Automatizaciones en la esquina inferior izquierda. Al hacer clic en el ícono de IA, se abrirá el cuadro de chat. Hay 4 formas de chatear con la IA de Automatizaciones: 1. Analizar la automatización: Haz clic en el botón "Describe esta automatización" para que la IA de Automatizaciones analice tu automatización. 2. Ayuda para construir: Haz clic en el botón "Ayúdame a construir" para recibir sugerencias de la IA de Automatizaciones. 3. Chat estándar: Empieza a escribir en el cuadro de texto y pregunta lo que necesites. 4. Explicar una automatización importada mediante un snapshot: Cuando abres una automatización importada a través de un snapshot, aparece una etiqueta de "Explicar esta automatización" en la parte superior. Image 2 Aprende más sobre las automatizaciones ¡La IA de Automatizaciones no solo sirve para ayudarte a construir una automatización o analizar la estructura de la que ya tienes! También puedes aprender todo lo que necesites saber sobre automatizaciones simplemente chateando con ella. Si necesitas aprender más sobre distintas acciones o disparadores, o incluso si no sabes qué es una acción o un disparador, puedes preguntarle directamente. Por ejemplo: en la captura de abajo, le preguntamos a la IA de Automatizaciones "¿Qué es un disparador?" y la respuesta que recibimos fue una explicación detallada de qué es un disparador, con ejemplos de distintos disparadores de automatizaciones. Image 3 Cómo borrar y empezar un chat nuevo Si necesitas empezar un chat nuevo con la IA de Automatizaciones, solo tienes que hacer clic en el botón "Borrar chat" en la esquina superior derecha del cuadro de chat. Después de hacer clic en "Borrar chat", tu conversación anterior desaparecerá y volverás al primer paso, donde puedes elegir qué quieres que haga la IA de Automatizaciones. Image 4 Cómo exportar el chat actual Si quieres exportar tu chat actual y guardar un registro de la conversación, solo haz clic en el botón "Exportar chat" para descargar una copia de toda la conversación. Importante: exportar el chat solo descargará una copia de la conversación actual. Esto no exportará ninguna conversación anterior que hayas tenido con la IA de Automatizaciones. Image 5 Cómo analizar toda tu automatización Si quieres que la IA de Automatizaciones analice tu automatización y te la describa a ti o a tu equipo, solo haz clic en el botón "Describe esta automatización". La IA de Automatizaciones te dará un resumen detallado de tu automatización de principio a fin, incluyendo detalles sobre los distintos pasos que la componen. Esto puede ser muy útil en las siguientes situaciones: 1. Olvidaste por qué construiste una automatización. 2. Tienes nuevos miembros en tu equipo que están aprendiendo tus procesos. 3. Cuando tus clientes quieren saber más sobre una automatización dentro de tu snapshot. 4. Y docenas de otras situaciones donde entender mejor una automatización ayuda a agilizar el proceso de capacitación. Image 6 Explicar una automatización importada mediante un snapshot Las automatizaciones importadas mediante snapshots incluyen una etiqueta de "Explicar esta automatización" en la parte superior. Usa esta opción cuando necesites contexto sobre una automatización que tú no construiste. Para explicar una automatización de un snapshot: 1. Abre una automatización que fue importada a través de un snapshot. 2. Haz clic en Explicar esta automatización, en la parte superior. 3. El asistente de IA se abre y explica los disparadores, acciones y lógica de ramificación de la automatización. 4. Continúa la conversación para hacer preguntas de seguimiento sobre partes específicas de la automatización. También puedes pedirle a la IA que haga cambios en la automatización después de revisar la explicación. Image 7 Cómo construir automatizaciones con IA Si tienes problemas para construir tu automatización, o simplemente quieres ayuda de la IA para construir la mejor automatización posible para tu caso, ¡puedes usar la IA de Automatizaciones para lograrlo rápido y fácil! Paso 1: Pídele ayuda a la IA de Automatizaciones Para empezar a construir tu automatización con IA, solo tienes que escribir en el cuadro de chat y pedir ayuda para construir tu automatización. Solo menciona el caso de uso que quieres lograr y la IA de Automatizaciones te compartirá explicaciones detalladas de las acciones y disparadores que mejor se adaptan a tu caso, además de darte instrucciones paso a paso para configurar la automatización que necesitas. Image 8 Paso 2: Elige entre las sugerencias que te propone Una vez que empieces a recibir sugerencias de la IA de Automatizaciones, podrás elegir la mejor opción entre las propuestas. Image 9 Paso 3: Agrega el disparador o la acción a tu automatización Para agregar la acción o el disparador sugerido a tu automatización, solo selecciona el lugar donde quieres que se agregue. La acción se añadirá y se abrirá el panel lateral para configurar esa acción en específico. Image 10 ¿SABÍAS QUE...? ¡La IA de Automatizaciones también te ayuda a configurar los disparadores y acciones que vas agregando a tu automatización! Solo dile cuál es tu objetivo final y te guiará durante toda la implementación. Abajo hay un ejemplo donde el usuario le pidió a la IA de Automatizaciones que configurara un paso de espera para que el contacto pase por ahí cuando haya abierto un correo. Image 11 Paso 4: Siguientes pasos para tu automatización Mientras chateas con la IA de Automatizaciones, incluso te dará preguntas sugeridas que te ayudarán a construir los siguientes pasos de tu automatización, o a entender mejor el proceso que se está implementando. Puedes ver en la captura de abajo que la IA de Automatizaciones nos dio 4 preguntas de seguimiento distintas para hacer. Image 12 Paso 5: Califica las respuestas de la IA de Automatizaciones (opcional) Mientras sigues tu conversación con la IA de Automatizaciones, puedes indicar si te gustó lo que respondió o avisarnos si no quedaste satisfecho con la respuesta. Esto nos ayuda a entender en qué necesitamos entrenar y mejorar la IA para darte la mejor experiencia posible. Image 13 Preguntas frecuentes ¿Por qué debería usar la IA de Automatizaciones? La IA de Automatizaciones hace que construir y optimizar automatizaciones sea mucho más rápido y sencillo. Te quita el trabajo de adivinar, ofreciéndote sugerencias en tiempo real y asegurando que tus automatizaciones sean eficientes y estén libres de errores. ¿La IA de Automatizaciones puede manejar automatizaciones complejas? ¡Claro que sí! La IA de Automatizaciones está diseñada para ayudarte tanto con procesos simples como con automatizaciones complejas. Ya sea un proceso de un solo paso o una automatización con varias capas, tiene todo cubierto. ¿Cómo agrego una acción a mi automatización? La IA de Automatizaciones te sugerirá acciones según lo que estés construyendo. Solo haz clic en el botón + junto a la acción (como enviar un SMS o actualizar un estado) y se agregará a tu automatización. ¿Puedo guardar un registro de mi chat con la IA de Automatizaciones? ¡Sí! Solo haz clic en el botón Exportar chat para descargar una copia de la conversación, así puedes consultarla cuando la necesites. ¿La IA de Automatizaciones está disponible para todos? Sí, mientras tengas acceso a automatizaciones, puedes usar la IA de Automatizaciones.

Configuración de Automatizaciones: Guía completa de la pestaña Settings

Este artículo te da una guía completa de cada opción dentro de la pestaña "Settings" (Configuración) del creador de automatizaciones. Aprende a configurar el manejo de contactos, el momento de la comunicación, los datos del remitente y más, para que tus automatizaciones funcionen exactamente como las diseñaste. ¿Qué es la Configuración de una Automatización? La Configuración de una Automatización son los controles maestros de cada automatización individual en Leadway. Determinan cómo entran y vuelven a entrar los contactos a una automatización, cuándo se pueden enviar comunicaciones, qué datos de remitente se usan, y qué pasa cuando un contacto responde. Configurar correctamente estos ajustes ayuda a que las automatizaciones se comporten de forma consistente, reduciendo mensajes duplicados, problemas con el remitente y comportamientos inesperados. Image 1 Beneficios clave de configurar tu Automatización Configurar correctamente los ajustes de tu automatización es clave para crear automatizaciones efectivas y respetuosas con tus contactos. Estas opciones te permiten ajustar el comportamiento de la automatización según la lógica de tu negocio y mejorar la experiencia del contacto. - Controla el flujo de contactos: Decide si los contactos pueden entrar a una automatización más de una vez, evitando que reciban secuencias duplicadas. - Personaliza el momento de envío: Envía mensajes en el momento más adecuado para cada contacto usando su huso horario local en lugar de uno fijo. - Define horarios de atención: Asegúrate de que las comunicaciones solo se envíen en días y horas específicas, respetando el tiempo de tus contactos y mejorando las tasas de interacción. - Automatiza el manejo de conversaciones: Detén automáticamente las secuencias de seguimiento cuando un contacto responde, creando una transición fluida para que un miembro de tu equipo tome la conversación. - Mantén consistencia de marca: Define nombres, correos y números de remitente por defecto para todas las comunicaciones dentro de la automatización, asegurando una voz de marca profesional y consistente. Cómo acceder a la Configuración de una Automatización Encontrar y ajustar la configuración principal de tu automatización es muy sencillo. Todas las opciones están centralizadas en una sola pestaña dentro del creador de automatizaciones. 1. Ve a la sección de Automatizaciones en tu panel. 2. Abre una automatización existente o crea una nueva. 3. Dentro del creador de automatizaciones, haz clic en la pestaña Settings (Configuración) en la parte superior de la página. Image 2 Image 3 Configuración de Contactos Este grupo de opciones controla cómo se manejan los contactos y sus datos asociados, como las oportunidades, dentro de la automatización. Estas reglas determinan quién puede entrar, cuántas veces puede hacerlo, y qué acciones provocan que sea removido. Image 4 Allow Re-entry (Permitir reingreso) Este interruptor determina si un contacto puede entrar más de una vez a esta automatización. - Activado (azul): Un contacto puede volver a entrar a la automatización después de haberla completado por completo o de haber sido removido manualmente. Esto es útil para procesos recurrentes, como recordatorios de citas o seguimientos post-compra. Un contacto no puede reingresar si todavía está activo en la automatización. - Desactivado (gris): Un contacto solo puede entrar y completar esta automatización una única vez. Excepción importante: Las automatizaciones que usan un disparador basado en citas o en facturas siempre permitirán que un contacto entre múltiples veces (por cada cita o factura), sin importar si esta opción está activada o desactivada. Esto asegura que cada nueva cita o factura dispare correctamente la automatización. Allow multiple Opportunities (Permitir múltiples Oportunidades) Este interruptor es esencial para automatizaciones que se disparan por acciones basadas en oportunidades (por ejemplo, "Cambio de etapa en el Embudo"). - Activado (azul): Si un contacto tiene múltiples oportunidades, puede entrar a la automatización como una instancia separada por cada oportunidad. Esto te permite correr una secuencia de automatización única para cada negocio asociado a un contacto. - Desactivado (gris): El contacto solo entrará a la automatización por la primera oportunidad que cumpla con los criterios del disparador. Comportamiento por defecto: En automatizaciones nuevas, esta opción está activada por defecto. En automatizaciones creadas antes de que esta función existiera, está desactivada por defecto. Comportamiento al actualizar: Si los datos de una oportunidad se actualizan mientras está activa en la automatización, la automatización no se reinicia. Simplemente continúa desde su paso actual usando la información actualizada. Stop on Response (Detener al recibir respuesta) Esta casilla te permite remover automáticamente a un contacto de una automatización cuando participa en una conversación. Esto es fundamental para evitar que se envíen mensajes automáticos después de que un contacto ya respondió y está esperando una respuesta humana. - Activado (azul): La automatización terminará para un contacto si responde a un mensaje enviado desde esta automatización específica. Esto aplica a todos los canales de comunicación gestionados por la automatización. - Desactivado (gris): El contacto continuará en la automatización hasta que esta termine. ¿Cómo funciona Stop On Response con la acción de Llamada? Detección de buzón de voz: Por defecto, el sistema de automatizaciones usa detección de buzón de voz para determinar si una llamada saliente fue contestada por una persona o por una máquina. Esto evita que un buzón de voz active incorrectamente "Stop on Response". Esta detección agrega un ligero retraso a la conexión de la llamada. Dentro de una acción de automatización "Call" (Llamada), puedes encontrar una configuración avanzada para "Disable Voicemail Detect" (Deshabilitar detección de buzón de voz), que elimina el retraso pero implica que un buzón de voz se tratará como una respuesta y detendrá la automatización. En ese caso, puedes configurar el tiempo límite de la llamada en menos de 20 segundos, lo suficientemente corto para que la llamada no llegue al buzón de voz. Nota: lo que haga el negocio dentro de la acción de Llamada no es relevante para Stop on Response. Primero se llamará al negocio; si el negocio no contesta, la automatización continúa; si el negocio sí contesta y el contacto después no contesta, la automatización también continúa. Solo el contacto (o su buzón de voz) es relevante para Stop on Response. Configuración de Comunicación Estos ajustes gestionan el momento de envío, la identidad del remitente y las propiedades conversacionales de los mensajes enviados desde la automatización. Úsalos para asegurar que tus comunicaciones sean oportunas, profesionales y estén bien gestionadas. Image 5 Huso horario (Timezone) Este menú desplegable determina el huso horario que se usará para cualquier paso dependiente del tiempo en tu automatización, como una acción "Wait" (Esperar) o una "Time Window" (Ventana de tiempo). Image 6 - Huso horario de la cuenta: Todas las acciones basadas en tiempo se ejecutarán según el huso horario configurado para toda la subcuenta. - Huso horario del contacto: Las acciones se ejecutarán según el huso horario individual de cada contacto. Esto es ideal para campañas nacionales o globales, ya que asegura que los mensajes se envíen en el horario local adecuado (por ejemplo, 9 a.m. en la ciudad del contacto). Si un contacto no tiene un huso horario definido en su perfil, el sistema usará el huso horario de la cuenta como respaldo. Historial: En el historial de la automatización verás una entrada indicando si una acción se realizó usando el Huso horario de la cuenta o el Huso horario del contacto. Image 7 Time Window (Ventana de tiempo) Esta función restringe cuándo pueden ejecutarse las acciones de comunicación (como enviar un SMS o correo). Si una acción está programada para ejecutarse fuera de la ventana definida, se pausará y se reanudará en el siguiente horario disponible. Activa el interruptor Specific Time (Horario específico) para habilitar la ventana. - Hora de inicio: Define el inicio de la ventana de ejecución (por ejemplo, 9:00 a.m.). - Hora de fin: Define el fin de la ventana de ejecución (por ejemplo, 5:00 p.m.). - Include Days (Incluir días): Selecciona los días específicos de la semana en que la ventana estará activa. Datos del remitente (Sender Details) Esta sección te permite definir la información de remitente por defecto para todas las comunicaciones enviadas desde esta automatización. Esto te evita tener que configurarla en cada acción de correo o SMS individual. - From Name (Nombre del remitente): El nombre por defecto que aparecerá como remitente en los correos. - From Email (Correo del remitente): La dirección de correo por defecto que se usará como remitente. - From Number (Número del remitente): Un menú desplegable para seleccionar el número de teléfono por defecto para enviar mensajes SMS. Solución de problemas con los Datos del remitente Si los Datos del remitente no se guardan, revisa primero el correo electrónico y el dominio de envío. - Asegúrate de que el From Email sea una dirección de correo completa y válida. - Si usas un dominio de envío dedicado, verifica que el From Email coincida con el dominio correcto. - Si tienes configurados varios dominios de envío, confirma que estás usando el correcto. - Revisa las acciones individuales de Send Email (Enviar correo) por si tienen un From Email que sobrescriba la configuración de la automatización. - Revisa cualquier mensaje de validación que muestre Leadway y corrige el problema antes de guardar de nuevo. Antes de contactar a Soporte, confirma el From Email, el dominio de envío y cualquier configuración a nivel acción que lo sobrescriba, y guarda el mensaje de error exacto. Conversaciones - Marcar como leído Esta sección contiene ajustes que afectan cómo aparecen las interacciones de esta automatización en la sección principal de "Conversaciones" de la plataforma. Por defecto, cuando una automatización envía un mensaje, la conversación correspondiente se marca como "no leída" para llamar la atención sobre ella. Si activas este interruptor, cualquier conversación con la que interactúe esta automatización se marcará automáticamente como "leída". Esto es útil para automatizaciones que realizan tareas administrativas o envían mensajes puramente informativos que no requieren revisión manual. Preguntas frecuentes P: Si desactivo "Allow Re-entry", ¿un contacto con una cita nueva puede seguir entrando a una automatización de recordatorio de citas? R: Sí. Las automatizaciones que usan un disparador basado en citas tienen una excepción especial y siempre permitirán que el contacto vuelva a entrar por cada cita nueva, sin importar la configuración de "Allow Re-entry". Lo mismo aplica para disparadores basados en facturas. P: ¿Qué pasa si selecciono "Huso horario del contacto" pero un contacto no tiene un huso horario en su perfil? R: El sistema usará el huso horario de la cuenta (subcuenta) como respaldo para ese contacto en particular. La automatización no fallará; simplemente usará el huso horario de respaldo. P: ¿La configuración de "Time Window" afecta a todas las acciones de la automatización? R: La "Time Window" afecta principalmente a las acciones de comunicación, como el envío de correos, SMS y llamadas. No afecta acciones internas como agregar una etiqueta, actualizar un campo o crear una oportunidad. P: Si un contacto tiene dos oportunidades y "Allow multiple Opportunities" está activado, ¿recibirá dos conjuntos separados de correos? R: Sí. Cuando "Allow multiple Opportunities" está activado, cada oportunidad que cumpla con los criterios del disparador iniciará un recorrido nuevo e independiente por la automatización para ese contacto. Esto significa que el contacto podría recibir comunicaciones relacionadas con cada uno de sus negocios por separado. P: ¿Puedo configurar diferentes Time Windows para distintos días de la semana? R: Actualmente, la Time Window aplica de manera uniforme a todos los días de la semana. No es posible definir distintas ventanas de tiempo para diferentes días dentro de la misma automatización. P: ¿Qué pasa si cambio el huso horario de mi cuenta mientras una automatización sigue corriendo? R: Los cambios en el Huso horario de la cuenta no afectarán a los contactos que ya están activos en las automatizaciones que se están ejecutando actualmente. El cambio solo aplicará a los nuevos ingresos a esas automatizaciones. P: ¿Puedo configurar husos horarios distintos para diferentes pasos dentro de una misma automatización? R: No, la configuración de Huso horario aplica a toda la automatización, no a pasos individuales dentro de ella. P: ¿Puedo configurar correos de remitente distintos para diferentes acciones dentro de la misma automatización? R: Puedes sobrescribir el correo de remitente por defecto especificando un nombre y correo de remitente distintos dentro de acciones de correo individuales en la automatización. P: ¿"Stop On Response" termina la automatización para todos los contactos si uno solo responde? R: No, "Stop On Response" solo termina la automatización para el contacto específico que respondió. No afecta a los demás contactos dentro de la automatización. P: ¿Puedo elegir qué tipos de mensajes se marcan como leídos con la opción "Mark as Read"? R: No, "Mark as Read" aplica a todos los tipos de mensajes automáticos salientes de la automatización, incluyendo correos, SMS, llamadas y buzones de voz.

Guía completa del Constructor de Automatizaciones

Bienvenido a la guía completa del Constructor de Automatizaciones. Esta guía está diseñada para ayudarte a entender y navegar el Constructor de Automatizaciones. Ya sea que estés empezando con las automatizaciones o quieras refrescar tus conocimientos, este artículo te guiará a través de las funciones clave, mejores prácticas y consejos para sacarles el mayor provecho. ¿Qué es esta guía del Constructor de Automatizaciones? Este artículo ofrece una visión completa del Constructor de Automatizaciones, incluyendo su diseño, funcionalidad y mejores prácticas. Si buscas temas más específicos, como triggers avanzados o configuraciones detalladas de acciones, revisa nuestros artículos relacionados: - Primeros pasos con Automatizaciones - Lista de triggers de Automatizaciones - Lista de acciones de Automatizaciones Diseño de lienzo infinito El lienzo infinito del Constructor de Automatizaciones te permite tener una vista amplia de tus automatizaciones. Puedes: - Usar los botones Ajustar a pantalla y Acercar/Alejar en la esquina inferior izquierda para ajustar la vista. - Usar el minimapa en la esquina inferior derecha para ubicar tu posición actual dentro de la automatización. Mejores prácticas: mantén organizadas las automatizaciones complejas agrupando acciones relacionadas y usando nombres claros. Trata de que las automatizaciones se puedan ver completas en una sola pantalla. Esto facilita su comprensión y la solución de problemas. Mover nodos directamente en el lienzo En el constructor estándar puedes mover nodos directamente sobre el lienzo. - Pasa el cursor sobre un nodo para revelar el controlador de arrastre (los 6 puntos). - Haz clic y mantén presionado el controlador para mover el nodo. - Suelta el nodo donde veas el indicador Mover aquí. Esto facilita reorganizar pasos y ramas sin tener que mover cada nodo desde el menú del clic derecho. Image 1 Selector de automatizaciones El selector de automatizaciones te permite cambiar rápidamente entre automatizaciones sin salir del constructor. Puedes abrirlo desde el panel izquierdo o presionando Shift + W, y luego buscar o desplazarte para seleccionar otra automatización. Agregar nuevos triggers Los triggers definen los eventos que inician tus automatizaciones. Sigue estos pasos: 1. Haz clic en el botón Agregar nuevo trigger. 2. Selecciona un trigger de la lista (por ejemplo, Contacto agregado, Cita reservada). 3. Configura el trigger con los ajustes correspondientes. Consejo: usa la barra de búsqueda y los filtros de categoría para encontrar triggers más rápido. Los resultados de búsqueda pueden incluir contexto adicional (como etiquetas y detalles de la app) para ayudarte a elegir el trigger correcto. Image 2 Importante: todos los triggers de la automatización se activarán cuando se cumplan sus condiciones específicas. Asegúrate de que la configuración de tus triggers coincida con el inicio deseado de la automatización. Para ver la lista completa de triggers, consulta la Lista de triggers de Automatizaciones. Usa atajos de teclado en el constructor estándar El constructor estándar admite atajos de teclado para seleccionar nodos, moverte entre nodos, copiar y pegar acciones, hacer zoom en el lienzo, abrir paneles, eliminar nodos y guardar cambios. Agregar nuevas acciones Las acciones definen qué sucede después de que se activa un trigger. Para agregar una acción: 1. Haz clic en el botón + en la línea de la automatización. 2. Selecciona una acción de la lista (por ejemplo, Enviar correo, Asignar a usuario). 3. Configura la acción según los requerimientos de tu automatización. Consejo: usa la barra de búsqueda y las categorías para encontrar rápidamente acciones entre las herramientas de Leadway y las apps del Marketplace. Algunos resultados muestran detalles adicionales (como precio o información de instalación) para que puedas comparar opciones antes de agregar un paso. Image 3 Además de las acciones normales, existen otros tipos de acciones más avanzadas: - Acciones de goteo (Drip): controlan el flujo de contactos ralentizando su avance dentro de la automatización. - Acciones condicionales: evalúan condiciones y dirigen a los contactos según criterios específicos. - Acciones de meta (Goal): permiten que los contactos avancen directamente a un punto posterior de la automatización, saltándose las acciones intermedias. Consejo: dales siempre nombres claros a las acciones para facilitar su lectura en la vista de lienzo. Esto hace que las automatizaciones sean más fáciles de entender y administrar. Consulta la Lista de acciones de Automatizaciones para más información sobre todas las acciones disponibles. También puedes usar el Asistente de IA de Automatizaciones para entender mejor la automatización y agregar las acciones correctas. Image 4 Conectar acciones y triggers de integraciones Los pasos de automatización potenciados por integraciones muestran sus campos requeridos antes de conectar una cuenta. Estos campos permanecen bloqueados hasta que conectes una cuenta válida. Para conectar y configurar un paso potenciado por una integración: 1. Agrega la acción o trigger de la integración a la automatización. 2. Revisa la vista previa de los campos disponibles. 3. Haz clic en Conectar tu cuenta. 4. Completa la configuración de la integración en la ventana emergente. 5. Vuelve a la automatización y selecciona la cuenta conectada, cuando haya un selector de cuenta disponible. 6. Configura los campos ya desbloqueados. Cuentas conectadas múltiples Algunas integraciones admiten más de una cuenta conectada. Usa el selector de cuenta dentro de la acción o trigger para elegir cuál cuenta usará ese paso. Cambiar la cuenta seleccionada puede recargar o reiniciar los campos que dependen de esa cuenta. Revisa el paso antes de guardar. Cuentas inválidas o eliminadas Si la cuenta seleccionada se elimina o deja de ser válida, el paso de la automatización regresa al estado bloqueado que requiere conexión. Vuelve a conectar o selecciona otra cuenta válida antes de guardar el paso. Vista de estadísticas La vista de estadísticas te permite revisar la actividad de inscripción de triggers y el desempeño de las acciones de comunicación sin salir del Constructor de Automatizaciones. Para usar la vista de estadísticas: 1. Abre una automatización. 2. Activa la vista de estadísticas desde la esquina superior izquierda. 3. Selecciona un trigger o acción para revisar sus estadísticas disponibles. Image 5 Para los triggers de la automatización, la vista de estadísticas muestra: Intentados: contactos evaluados por el trigger. Coincidentes: contactos que cumplieron las condiciones del trigger. No coincidentes: contactos que no cumplieron las condiciones del trigger. Image 6 Haz clic en una estadística de trigger para abrir su vista detallada. Puedes revisar los resultados por contacto, buscar un contacto específico e investigar por qué algunos contactos no coincidieron. Para las acciones de comunicación, la vista de estadísticas muestra las estadísticas de entrega e interacción disponibles para esa acción. Haz clic en una estadística para abrir su reporte detallado. Image 7 Las estadísticas también están disponibles a nivel de automatización en la lista de automatizaciones: haz clic en la flecha para expandir debajo de Estadísticas. Image 8 Ten en cuenta que si una acción de comunicación estuvo en la automatización, se usó y después se eliminó, las estadísticas se conservan en la automatización. No puedes editar una automatización mientras la vista de estadísticas está activa. Las estadísticas de triggers incluyen datos de los últimos 30 días. Probar la automatización Para asegurarte de que tu automatización funcione correctamente: 1. Haz clic en el botón Probar automatización en la esquina superior derecha. 2. Selecciona un contacto para la prueba. 3. Haz clic en Ejecutar prueba para correr la automatización. Ten en cuenta que la prueba de automatización usando un contacto no es 100% precisa, sobre todo si reutilizas el mismo contacto para varias pruebas. Idealmente deberías probar la automatización publicándola y usándola en vivo. Solución de problemas: si las pruebas fallan, revisa que tus triggers y acciones no tengan configuraciones incompletas. Image 9 Guardar la automatización Guarda siempre tus cambios: - Haz clic en el botón Guardar en la esquina superior derecha cuando haya cambios sin guardar (punto rojo). - Si tienes errores al guardar, revisa que todos los campos requeridos en los triggers y acciones estén completos. Ten en cuenta que Guardado y Publicado no son lo mismo. La automatización puede estar guardada o tener cambios sin guardar, y puede estar en borrador o publicada, de forma independiente. Image 10 Historial de versiones Da seguimiento a los cambios hechos en tu automatización: - Haz clic en el ícono de Historial en la esquina superior derecha. - Revisa versiones anteriores. Image 11 Usa el botón Volver al constructor para regresar a la edición de la automatización. Image 12 Cómo afectan los cambios de la automatización a los contactos que ya están en curso Los contactos que ya están avanzando en una automatización pueden verse afectados por actualizaciones hechas en acciones posteriores. Por ejemplo, si un contacto está actualmente en una acción de Espera y actualizas una acción que viene después, el contacto usará la configuración actualizada cuando llegue a ese paso. Si agregas una nueva acción después de la acción de Espera, el contacto también podrá ejecutar esa nueva acción como parte del mismo recorrido en la automatización. Si cambias la acción de Espera mientras un contacto ya está esperando, la espera actual de ese contacto no cambia. El contacto completa su espera actual antes de continuar con la automatización actualizada. Interruptor de Borrador/Publicar Controla el estado de tus automatizaciones: - Cambia entre los modos Borrador y Publicar en la esquina superior derecha. - El modo Borrador significa que la automatización no se activará ni ejecutará acciones de verdad; el modo Publicar significa que sí lo hará. Importante: los contactos que estén en pasos de espera (por ejemplo, Espera, Llamada manual) permanecerán en su paso actual cuando se reanude una automatización en borrador. Image 13 Mejores prácticas para automatizaciones - Evita los bucles: el Constructor de Automatizaciones impide los bucles visuales (las flechas no pueden regresar a un paso anterior), pero es posible crear bucles no visibles. Revisa bien tus acciones para evitar comportamientos de bucle no intencionados. - Mantén las automatizaciones pequeñas: procura que las automatizaciones se puedan ver completas en una sola pantalla siempre que sea posible. Divide las funciones complejas en automatizaciones separadas para simplificar la solución de problemas y su administración. - Nombres claros: usa nombres claros y descriptivos para triggers y acciones, para mejorar la claridad, especialmente en equipos que colaboran juntos. Preguntas frecuentes P: ¿Qué pasa con los contactos de mi automatización si la pongo en borrador? R: Los contactos que estén en pasos de espera (por ejemplo, Espera, Llamada manual, SMS manual) permanecerán en el mismo paso cuando se reanude la automatización. P: ¿Cómo afectan los eventos de meta a las automatizaciones? R: Los eventos de meta pueden ajustar dinámicamente el avance de los contactos según sus interacciones. P: ¿Puedo agregar un contacto a varias automatizaciones? R: Sí, usa la acción "Agregar a automatización" para incluir un contacto en varias automatizaciones. P: ¿Cómo puedo integrar apps externas? R: Usa la acción "Webhook" para enviar datos a plataformas externas.