Este artículo te mostrará cómo funciona la automatización de flujo de trabajo dentro de tu cuenta de Leadway y cómo puede ayudarte a ejecutar tareas repetitivas de forma automática.

¿Qué es la automatización de flujo de trabajo?

La automatización de flujo de trabajo es el proceso de usar tecnología para realizar tareas repetitivas de manera automática. Al definir disparadores o triggers (puntos de inicio) y acciones (tareas), las empresas pueden crear flujos de trabajo eficientes que ahorran tiempo y reducen errores. Por ejemplo, en lugar de registrar manualmente los detalles de un lead y enviar correos de seguimiento cuando se envía un formulario, un flujo de trabajo automatizado puede:

1. Agregar la información del lead al CRM.

2. Asignarlo a un representante de ventas.

3. Enviar un correo electrónico de bienvenida personalizado.

Esto asegura que los procesos se ejecuten de manera eficiente y consistente, sin intervención manual.

Casos de uso para la automatización con flujos de trabajo

1. Gestión de leads: Captura leads automáticamente, actualiza registros del CRM y envía correos de bienvenida.

2. Programación de citas: Confirma reservas y envía recordatorios sin intervención manual.

3. Soporte al cliente: Asigna tickets y notifica a los miembros del equipo según las consultas recibidas.

4. Campañas de marketing: Envía seguimientos personalizados según acciones del usuario, como clics o aperturas de emails.

Disparadores y Acciones: El Núcleo de la Automatización de Flujos de trabajo

En el corazón de la automatización están los disparadores y las acciones, dos elementos esenciales que definen cómo funciona un flujo de trabajo. Juntos forman la base de cualquier automatización.

Disparadores: El Punto de Inicio del flujo

Un disparador es el evento que pone en marcha el flujo de trabajo. Es el “si” en la ecuación de automatización: algo ocurre y debe seguir una acción.

Ejemplos de disparadores comunes:

• Un cliente reserva una cita.

• Se envía un formulario.

• Un contacto responde un mensaje.

Los disparadores garantizan que los flujos de trabajo reaccionen a eventos en tiempo real, iniciando procesos justo cuando se necesitan.

Acciones: Los Ejecutores de Tareas

Una acción es la tarea realizada en respuesta a un disparador. Es el “entonces” en la ecuación de automatización: lo que hace el flujo de trabajo cuando ocurre el disparador.

Ejemplos de acciones:

• Enviar un correo electrónico.

• Actualizar los datos de un contacto.

• Asignar un lead a un miembro del equipo.

Las acciones completan el flujo de trabajo al ejecutar las tareas necesarias para avanzar el proceso.

Explora Disparadores y Acciones en Profundidad

Aunque este artículo introduce los conceptos, cada disparador y acción tiene configuraciones y casos de uso únicos. Para profundizar, puedes consultar artículos individuales dedicados a cada disparador o acción para aprender a personalizarlos según tus flujos de trabajo.

Pasos para Configurar un Flujo de Trabajo

Utilizando recetas

1. Ve a la sección "Flujos de trabajo" dentro del área de “Automatización” de tu CRM.

   

2. Haz clic en Crear Flujo de trabajo

3. Al crear un flujo de trabajo, tienes la opción de:

   • Crear uno desde cero

   • Usar plantillas existentes o usar recetas predefinidas.

   

4. Selecciona una Receta

   • Las recetas de flujos de trabajo facilitan el diseño y la implementación de automatizaciones al ofrecer una estructura lista para usar, que puedes personalizar según tus necesidades específicas.
     En la siguiente captura de pantalla, puedes ver las diferentes recetas que están listas para utilizar.

     

5. Selecciona una receta de flujo de trabajo de entre una amplia variedad de opciones que se adapten a tus necesidades.

   

6. Selecciona una plantilla

   • Utiliza nuestras plantillas prediseñadas para crear tu flujo de trabajo.

   • Haz clic en la opción “Seleccionar de una plantilla” para ver la biblioteca de plantillas.

     

Empezar desde cero

1Crea tu propia automatización de flujo de trabajo desde cero. Agrega múltiples disparadores y acciones para automatizar por completo las operaciones de tu negocio.

1. Haz clic en "empezar desde cero"

   

2. Elige un Disparador

   1. Identifica el evento que iniciará el flujo de trabajo (por ejemplo, cuando un cliente reserva una cita).

      

3. Agrega una acción

   1. Especifica las tareas que se ejecutarán después del disparador, por ejemplo:

      • Enviar un WhatsApp

      • Enviar un correo electrónico

      • Asignar una tarea

      • Mover un lead de etapa en un embudo

        

4. Guarda y prueba

5. Después de agregar los disparadores y acciones, asegúrate de hacer clic en el botón “Guardar”.
   Antes de publicar el flujo de trabajo, puedes probarlo usando el botón “Flujo de trabajo de prueba”.

   

Preguntas Frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre disparadores y acciones?
Los disparadores inician el flujo de trabajo (por ejemplo, el envío de un formulario) y las acciones son las tareas que se ejecutan como resultado (por ejemplo, enviar un correo electrónico).

¿Pueden los flujos de trabajo manejar procesos complejos con múltiples pasos?
Sí, los flujos de trabajo pueden incluir múltiples disparadores y acciones para optimizar procesos complejos.

¿Necesito conocimientos técnicos para crear flujos de trabajos?
No. La mayoría de las plataformas ofrecen interfaces intuitivas que permiten configurar flujos de trabajosin necesidad de programar.

¿Cómo agrego manualmente un contacto a un flujo de trabajo?
Abre el contacto, haz clic en Automatización > Agregar flujo de trabajo, elige el flujo de trabajo, establece la hora de inicio y luego haz clic en Agregar.