Esta es una guía completa para migrar tus procesos comerciales, datos y flujos de trabajo desde HubSpot hacia Leadway.
El objetivo es garantizar una transición fluida, minimizando interrupciones y aprovechando al máximo todas las funciones y ventajas que ofrece Leadway.

Preparación para la migración

Paso 1: Revisar la configuración actual en HubSpot

Identifica las funciones clave: haz una lista de todas las herramientas que utilizas en HubSpot, como CRM, automatizaciones, campañas de marketing, llamadas, SMS y herramientas de comercio electrónico.
Documenta los flujos existentes: registra los detalles de tus flujos de trabajo, pipelines y campañas que deban replicarse en Leadway.
Evalúa el volumen de datos: determina la cantidad de datos (contactos, negocios, correos, etc.) que serán migrados y confirma que cuentas con el espacio y recursos necesarios en Leadway.

Paso 2: Definir los objetivos de la migración
Establece metas claras: determina lo que deseas lograr con la migración, como mejor automatización, integración CRM más eficiente o reducción de costos.
Prioriza funciones: define qué funciones y conjuntos de datos son más críticos para migrar primero.

Paso 3: Preparar respaldo
Exporta los datos de HubSpot: descarga toda la información necesaria, como contactos, empresas, negocios, tickets, flujos de trabajo y otros registros.
Genera un respaldo: asegúrate de contar con una copia segura de toda la información antes de iniciar el proceso.

Migrar datos del CRM

Paso 1: Exportar datos desde HubSpot

• Contactos y empresas: entra a Contacts > Contacts y CRM > Companies, y exporta los datos en archivos CSV.
  Negocios y pipelines: ve a Sales > Deals y exporta tus pipelines y los negocios asociados.
  Activos de marketing: exporta correos, landing pages, formularios y flujos de trabajo.
  Productos y facturas: exporta tu catálogo de productos y las facturas generadas desde la herramienta de pagos de HubSpot.

  

  Paso 2: Importar datos en Leadway

  Importar contactos y empresas:
  En Leadway, ve a Contactos > Importar contactos.
  Sube los archivos CSV exportados desde HubSpot y mapea correctamente los campos (nombre, apellido, correo, teléfono, empresa, etc.).

  Recrear negocios y pipelines:
  Configura nuevos pipelines en Leadway desde Oportunidades > Pipelines.
  Recrea los negocios manualmente o impórtalos si cuentas con el archivo estructurado para ello.

  Migrar productos y facturas:
  Recrea tu catálogo de productos en Leadway desde Pagos > Productos.
  Configura facturas y enlaces de pago utilizando la herramienta de facturación de Leadway.

  

Migrar automatizaciones

Paso 1: Revisar los flujos de trabajo actuales en HubSpot
Haz una lista de los flujos activos: identifica y documenta todos los flujos activos en HubSpot, incluyendo disparadores, acciones y tiempos de espera.
Evalúa la complejidad: analiza qué tan complejos son para determinar la mejor forma de replicarlos en Leadway.

Paso 2: Recrear flujos de trabajo en Leadway

• Crear disparadores de automatización:
  En Leadway, ve a Automatizaciones > Workflows.
  Configura disparadores equivalentes a los de HubSpot (como envíos de formularios, actualización de contactos, creación de oportunidades, etc.).

• Recrear acciones y demoras:
  Configura acciones como enviar correos, enviar SMS, aplicar etiquetas, actualizar etapas de oportunidades o mover contactos entre listas.
  Agrega los tiempos de espera necesarios y replica la lógica condicional presente en tus automatizaciones originales.

Paso 3: Probar los flujos

• Ejecuta pruebas: antes de activarlos, realiza pruebas para verificar que funcionan correctamente.
  Ajusta configuraciones: realiza las modificaciones necesarias según los resultados de las pruebas para asegurar un funcionamiento adecuado.

Migrar campañas de marketing

Paso 1: Exportar y recrear campañas de correo

• Exporta las plantillas de correo: guarda copias HTML de tus plantillas de correo en HubSpot.
  Importar o reconstruir en Leadway:
  En Leadway, ve a Marketing > Campañas de Email.
  Recrea o importa tus plantillas y configúralas para que coincidan con tus diseños originales.

Paso 2: Recrear páginas de destino y formularios

• Exporta las landing pages: descarga el HTML de tus páginas de destino en HubSpot.
  Reconstrucción en Leadway:
  Usa el constructor de Sitios > Embudos en Leadway para recrearlas.
  Asegúrate de que todos los formularios y botones CTA estén conectados a tus workflows de Leadway.

Paso 3: Configurar campañas

• Configura tus campañas en Leadway asegurando que todos los recursos (correos, landing pages, formularios) estén vinculados.
  Asigna objetivos, presupuestos y ajustes de seguimiento según sea necesario.

  

Migrar herramientas de comunicación

Paso 1: Migrar llamadas y SMS

• Integración con Twilio: si utilizabas Twilio en HubSpot, intégralo ahora con Leadway para llamadas y SMS.
  Ve a Configuración > Números de teléfono en Leadway para conectar tu cuenta de Twilio.

Configurar flujos de comunicación:
En Automatizaciones > Workflows, configura los flujos de llamadas y SMS.
Asegúrate de que todas las comunicaciones con clientes queden registradas y rastreadas correctamente.

Paso 2: Configurar el inbox de conversaciones

• Configurar bandeja de entrada:
  En Leadway, dirígete a Integraciónes > conecta los medios de comunicación.

Probar canales de comunicación:
Verifica que todos los canales estén funcionando correctamente y que los mensajes se enruten a la bandeja adecuada.

Revisiones finales y capacitación

Paso 1: Validación final de datos

• Revisión cruzada: confirma que todos los datos se hayan migrado correctamente y que no existan discrepancias entre los registros de HubSpot y los de Leadway.
  Validar flujos y campañas: verifica que todos los workflows, automatizaciones y campañas estén funcionando como deben.

Paso 2: Capacitar al equipo

• Capacitación en Leadway: brinda formación a tu equipo sobre cómo usar Leadway, enfatizando las diferencias clave respecto a HubSpot.
  Aprovechar el soporte de Leadway: anima a tu equipo a usar los recursos de soporte, base de conocimiento y comunidad para seguir aprendiendo.

Paso 3: Monitorear y optimizar

• Monitorear el rendimiento: supervisa el desempeño de tu nueva configuración en Leadway y ajusta lo necesario.
  Mejora continua: revisa y optimiza de forma regular tus automatizaciones y campañas para mantenerlos alineados con los objetivos de negocio.

Desactivación de HubSpot

Paso 1: Período de transición

• Operación en paralelo: considera mantener HubSpot y Leadway funcionando simultáneamente durante la fase de transición para asegurarte de que no se pierdan operaciones importantes.
  Desactivación gradual: reduce poco a poco la dependencia de HubSpot conforme Leadway quede completamente operativo.

Paso 2: Cancelar la suscripción de HubSpot

• Respaldo final de datos: antes de cancelar tu suscripción, verifica que todo tu historial y datos críticos estén respaldados de forma segura.
  Cancelación oficial: sigue el proceso establecido por HubSpot para cancelar la suscripción y concluir los servicios.

Paso 3: Revisión posterior a la migración

• Evaluar el éxito: analiza los resultados de la migración y documenta las lecciones aprendidas para futuros procesos.
  Monitoreo continuo: supervisa el sistema después de la migración para identificar y corregir posibles incidencias.

Preguntas frecuentes

¿Cómo debo prepararme para migrar de HubSpot a Leadway?
Comienza revisando tu configuración actual en HubSpot, identificando las funciones que utilizas (CRM, automatizaciones, campañas de marketing, llamadas, SMS, herramientas de e-commerce). Documenta los flujos de trabajo y pipelines existentes, y evalúa el volumen de datos. Define objetivos claros de migración, prioriza qué funciones migrar primero y exporta toda la información necesaria como respaldo seguro antes de iniciar el proceso.

¿Cómo exporto mis datos desde HubSpot?
Para contactos y empresas, ve a Contacts > Contacts y CRM > Companies, y exporta todo en archivos CSV.
Para negocios y pipelines, ve a Sales > Deals y exporta tus pipelines y negocios asociados.
Exporta también los activos de marketing: correos, landing pages, formularios y workflows.
Para productos y facturas, exporta tu catálogo de productos y cualquier factura generada con la herramienta de pagos de HubSpot.

¿Cómo importo contactos y empresas en Leadway?
En Leadway, entra a Contactos > Importar contactos, sube los archivos CSV exportados y asigna correctamente los campos (nombre, apellido, correo, etc.).
Después de importar, verifica que toda la información se haya transferido correctamente y que se mantengan las relaciones entre registros.

¿Cómo recreo mis negocios y pipelines de HubSpot en Leadway?
Configura nuevos pipelines en Leadway desde Oportunidades > Pipelines, replicando la estructura que usabas en HubSpot.
Luego, recrea los negocios manualmente o impórtalos si el formato lo permite.
Asegúrate de configurar correctamente las etapas, propiedades y datos asociados para mantener tu proceso de ventas intacto.

¿Cómo migro mis campañas de email de HubSpot a Leadway?
Guarda copias HTML de tus plantillas de correo en HubSpot.
Después, ve a Marketing > Campañas de Email en Leadway para recrear o importar esas plantillas, ajustando los diseños según sea necesario.
Prueba los correos antes de enviarlos para asegurar que se visualicen correctamente.

¿Cómo reconstruyo mis landing pages y formularios de HubSpot en Leadway?
Descarga el HTML de tus landing pages en HubSpot y usa el constructor de Sitios > Landing Pages en Leadway para recrearlas.
Asegúrate de vincular correctamente todos los formularios y botones CTA a tus workflows en Leadway.
Prueba cada página y formulario para verificar que capturen los datos correctamente.

¿Cómo recreo mis workflows de HubSpot en Leadway?
Documenta todos los flujos activos de HubSpot, incluyendo disparadores, acciones y tiempos de espera.
En Leadway, ve a Automatizaciones > Workflows, crea disparadores equivalentes (como envíos de formularios o actualizaciones de contacto) y reconstruye acciones como correos, SMS, tags o cambios de etapa.
Agrega la lógica condicional y los tiempos de espera correspondientes.
Realiza pruebas antes de activarlos.

¿Cómo migro mis funciones de llamadas y SMS de HubSpot a Leadway?
Si usabas Twilio, intégralo con Leadway desde Configuración > Números telefónicos.
Luego configura tus automatizaciones de SMS y llamadas en Automatizaciones > Workflows.
Configura también tu Inbox de Conversaciones en Leadway para centralizar todos tus canales de comunicación.

¿Qué revisiones finales debo hacer después de migrar a Leadway?
Verifica que todos los datos estén completos y sin discrepancias entre plataformas.
Asegúrate de que workflows, automatizaciones y campañas estén funcionando.
Prueba canales de comunicación y capacita a tu equipo en el uso de Leadway.
Supervisa el rendimiento y realiza ajustes cuando sea necesario.

¿Debo cancelar inmediatamente mi suscripción de HubSpot?
No. Se recomienda operar HubSpot y Leadway en paralelo durante una fase de transición para evitar interrupciones.
Ve reduciendo gradualmente la dependencia de HubSpot conforme Leadway quede totalmente operativo.
Antes de cancelar, asegúrate de tener todos los datos respaldados.
Después de la cancelación, monitorea el sistema y registra aprendizajes del proceso de migración.