Gestión de Proyectos ofrece dos formas de ver el mismo conjunto de tareas: vista de tablero (Kanban) y vista de lista. Cambiar entre ellas solo modifica el diseño, nunca las tareas en sí. Este artículo explica para qué sirve cada vista, cómo cambiar entre ellas y cómo usar los controles de agrupación y filtrado que las acompañan.
Nota: Gestión de Proyectos se encuentra actualmente en Beta privada y puede no estar visible para todos los clientes. El acceso se está habilitando de forma gradual a clientes seleccionados. Pronto estará disponible a través de Labs, lo que permitirá que todos los clientes la activen y exploren esta experiencia nueva y mejorada.
Las dos vistas
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Vista Kanban: las tareas aparecen como tarjetas organizadas en columnas. Es la mejor opción para trabajar el flujo: ver en qué etapa está todo, detectar dónde se ha acumulado trabajo y avanzar las tareas.
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Vista de lista: las tareas aparecen como filas. Es la mejor opción para revisar el detalle: escanear muchas tareas a la vez y comparar sus campos uno al lado del otro.
La vista que elijas no afecta lo que ven otras personas ni cambia ningún dato de las tareas.
Entendiendo la vista Kanban
En la vista Kanban, cada columna representa un estado de tarea, y las columnas siguen los estados configurados en el Espacio.
Encabezados de columna
Cada encabezado muestra el nombre del estado y un contador de las tareas en esa columna, así que una columna vacía marca cero y una columna ocupada te indica de inmediato dónde está la carga de trabajo.
Tarjetas
Las tarjetas muestran el nombre de la tarea, su fecha o rango de fechas, y un contador de subtareas si la tarea tiene subtareas. Las tarjetas te dan el resumen; abre una tarjeta para ver la tarea completa.
Avanzar el trabajo
Arrastra una tarjeta de una columna a otra para cambiar el estado de la tarea.
Agregar tareas directamente
"+ Agregar tarea" está al pie de cada columna. Crear una tarea ahí la inicia con el estado de esa columna, lo que te ahorra un paso.
Si tu tablero tiene más columnas de las que caben en la pantalla, desplázate hacia los lados para ver el resto.
Entendiendo la vista de lista
La vista de lista presenta las mismas tareas como filas en lugar de tarjetas, lo cual es ideal para revisar muchas tareas a la vez, por ejemplo para ver qué está vencido en toda una Lista o comparar prioridades antes de planear una semana.
Vista de lista mostrando tareas como filas con sus columnas
Las columnas se pueden agregar, quitar, reordenar o redimensionar.
Pasos para cambiar de vista
Elige una vista
El menú ofrece dos opciones: "Vista de lista" y "Vista Kanban". Selecciona la que quieras usar.
Regresa cuando quieras
No se pierde nada al cambiar de vista. Usa el mismo control para volver al otro diseño.
Agrupar tus tareas
El control "Agrupar por" en la barra de herramientas decide cómo se dividen las tareas. Hay varias opciones disponibles:
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Estado: agrupa las tareas por su etapa. En la vista Kanban esta es la opción predeterminada y genera una columna por estado.
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Responsable: agrupa las tareas por la persona encargada. Esto convierte el tablero en una vista de quién tiene qué, lo cual es útil para detectar a un miembro del equipo sobrecargado o trabajo que se ha ido acumulando en una sola persona.
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Grupo de estado: agrupa las tareas por su grupo de estado (Por hacer, En proceso, Completadas).
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Prioridad: agrupa las tareas por su prioridad.
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Campo personalizado relacionado: agrupa las tareas en múltiples categorías definidas en el campo personalizado.
A continuación, un ejemplo de tareas agrupadas por prioridad:
Filtrar tus tareas
Los filtros aparecen en la barra de herramientas como chips junto al control "Agrupar por". Por defecto se muestran filtros de responsable, estado y fecha límite, configurados en "Todos". Puedes aplicar filtros adicionales haciendo clic en el botón "Filtro", del lado derecho de la ventana.
Los filtros limitan lo que se muestra sin cambiar ninguna tarea. Quita un filtro para volver a ver todo.
Si notas que aplicas la misma combinación de filtros todos los días, guárdala como una lista inteligente (smart list) en su lugar.
Acciones masivas
En la barra de herramientas hay un control de "Acciones masivas" para aplicar un cambio a varias tareas a la vez, en lugar de editarlas una por una.
En esta primera fase solo se admiten 2 acciones masivas:
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Mover a: permite cambiar el estado de las tareas seleccionadas a un estado específico.
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Eliminar: permite eliminar tareas de forma masiva.
Las tareas se seleccionan para acciones masivas desde la vista de lista:
Cuando se actúa sobre varias tareas mediante acciones masivas, puedes dar seguimiento al progreso haciendo clic en el botón "Acciones masivas" de la esquina superior derecha.
Preguntas frecuentes
P: ¿Cuántas vistas hay?
Dos: vista Kanban y vista de lista.
P: ¿Existe una vista Gantt, de calendario o de línea de tiempo?
No en esta versión. El menú de vistas solo ofrece vista de lista y vista Kanban.
P: ¿Cambiar de vista modifica mis tareas?
No. Ambas vistas muestran las mismas tareas. Cambiar de vista solo modifica el diseño.
P: ¿Mi elección de vista afecta lo que ve mi equipo?
No. Elegir una vista o aplicar un filtro solo cambia tu propia visualización.
P: ¿Qué determina el orden de las columnas en mi tablero?
Los estados configurados en el Espacio y el grupo al que pertenece cada estado.
P: ¿Por qué una de mis columnas muestra cero tareas?
El estado existe en el Espacio, pero no hay ninguna tarea actualmente en él. Las columnas vacías siguen apareciendo, lo cual es normal y te permite arrastrar trabajo hacia ellas.
P: ¿Cómo cambio el estado de una tarea?
Arrastra su tarjeta a otra columna en la vista Kanban, o abre la tarea y cambia la propiedad Estado.