Eventos
Por Leadway
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Manuales para la herramienta de eventos de Leadway
Cómo crear y administrar eventos
Eventos te permite crear y administrar eventos con boletos (Ticketed) o de confirmación de asistencia (RSVP) directamente desde tu subcuenta. Puedes construir una página pública del evento, vender boletos, recibir registros, agregar agendas y ponentes, enviar notificaciones del evento y hacer check-in de los asistentes desde un solo lugar. Este artículo te guía desde la creación del evento en estado de borrador hasta su publicación, y después la administración de registros y el check-in de asistentes una vez lanzado. ¿Qué es Eventos? Eventos le da a los negocios una forma dedicada de promover y administrar registros de eventos dentro de Leadway. En lugar de usar una plataforma de eventos aparte, puedes crear un evento, configurar el registro con boletos o RSVP, personalizar la página pública del evento y dar seguimiento a los asistentes desde la misma subcuenta donde viven tus contactos, pagos y herramientas de marketing. Eventos es ideal para experiencias públicas que necesitan registro, boletos, agendas, ponentes, seguimiento de asistentes o check-in. Esto es distinto de los Calendarios de eventos, que están diseñados para reservas basadas en calendario, y de los Eventos de comunidad, que están diseñados para eventos realizados dentro de las Comunidades de Leadway. Tipos de evento y ubicación Elegir el tipo de evento y la ubicación correctos determina cómo se registran los asistentes, si se requiere pago y cómo acceden al evento. Estas opciones se seleccionan durante la creación del evento, así que es importante elegir el formato correcto antes de avanzar a boletos, registro y publicación. | Categoría | Opción | Descripción | Se usa mejor para | | --- | --- | --- | --- | | Tipo de evento | Con boletos | Vende boletos con múltiples niveles de precio, incluyendo tipos gratuitos y de pago. Los asistentes completan un flujo de pago antes de confirmar su registro. | Eventos de pago, niveles VIP, conferencias, talleres, conciertos, webinars de pago y eventos con inventario limitado de boletos | | Tipo de evento | RSVP | Crea un evento gratuito donde los invitados confirman su asistencia sin un paso de pago. | Reuniones gratuitas, eventos comunitarios, bodas, eventos internos, webinars gratuitos y eventos de puertas abiertas | | Tipo de ubicación | Presencial | Agrega una dirección física. La página pública del evento muestra la ubicación con un mapa y un enlace de Cómo llegar. | Eventos en un lugar específico, reuniones locales, conferencias, talleres y presentaciones en vivo | | Tipo de ubicación | En línea | Agrega un título de sesión, URL de la reunión, imagen opcional e instrucciones para unirse. Puedes controlar cuándo se hace visible el enlace de acceso a los asistentes registrados. | Webinars, talleres virtuales, clases en línea, transmisiones en vivo y sesiones remotas | Importante: No puedes cambiar entre Con boletos y RSVP después de crear el evento. Cómo configurar eventos Una configuración adecuada asegura que los asistentes puedan registrarse correctamente, reciban la información correcta del evento y completen el pago o el RSVP sin confusión. Sigue los pasos agrupados a continuación para crear el evento, configurar sus ajustes, publicarlo, administrar los registros y revisar la experiencia del asistente. Crear un nuevo evento Crear un nuevo evento cubre los detalles iniciales necesarios antes de que el evento exista en estado de Borrador. Estos pasos definen el tipo de evento, los detalles públicos, el horario, la ubicación y la información del organizador. Paso 1: Ir a Eventos En el menú lateral izquierdo de tu subcuenta de Leadway, baja hasta Marketing y haz clic en Eventos. El tablero de Eventos muestra todos tus eventos con su estado, como Borrador, Publicado, RSVP o Con boletos. Desde el tablero de Eventos puedes: - Usar el filtro de Estado para encontrar eventos rápidamente. - Usar la barra de búsqueda para localizar un evento por nombre. - Hacer clic en + Crear evento en la esquina superior derecha para iniciar uno nuevo. Image 1 Paso 2: Elige el tipo de evento Haz clic en + Crear evento. Primero se te pedirá elegir cómo se unirán los asistentes a tu evento. - Con boletos: Vende boletos con múltiples niveles de precio, incluyendo opciones gratuitas y de pago. Los asistentes completan un flujo de pago. - RSVP: Crea un evento gratuito donde los invitados confirman su asistencia sin un paso de pago. Image 2 Paso 3: Agrega los detalles del evento Llena la información básica de tu evento: - Nombre del evento: Hasta 100 caracteres. Aparece como el titular en tu página pública. - Imagen de portada: PNG, JPG o GIF. El tamaño recomendado es 1920 × 1080 px. El tamaño máximo de archivo es 5 MB. - Resumen corto: Hasta 160 caracteres. Aparece en el área principal de la página pública. - Descripción del evento: Usa el editor de texto enriquecido para agregar contenido con formato, incluyendo texto en negritas, listas, enlaces, imágenes y más. Image 3 Paso 4: Define la fecha y hora Define cuándo inicia y termina tu evento: - Ingresa la Fecha de inicio y la Hora de inicio. - Ingresa la Fecha de término y la Hora de término. - Elige la Zona horaria del evento. - Elige el Formato de visualización, ya sea de 12 o 24 horas. El formato de visualización controla cómo aparecen los horarios del evento en la página pública. Image 4 Nota: Los periodos de venta de boletos, los horarios de sesiones y los periodos activos de cupones usan la zona horaria seleccionada aquí. Paso 5: Define la ubicación Elige dónde se llevará a cabo tu evento: - Presencial: Ingresa una dirección física. En la página pública aparece un mapa y un enlace de Cómo llegar. - En línea: Agrega un título para la página del asistente en línea, la URL de la reunión, una imagen opcional e instrucciones breves para unirse. Para eventos en línea, configura cuándo se hace visible el enlace de la reunión: - Oculto hasta que inicie el evento: El enlace para unirse no se muestra hasta que comienza el evento. Los asistentes ven que el enlace se compartirá después de registrarse. - Horario personalizado: Controla exactamente cuándo aparece y desaparece el enlace, con precisión de minutos. Image 5 Paso 6: Agrega la información del organizador Agrega los datos del organizador para que los asistentes sepan quién organiza el evento. Esta información aparece en la sección Organizado por de la página pública del evento. Agrega los siguientes datos: - Imagen del organizador: PNG, JPG o GIF. El tamaño recomendado es 400 × 400 px. El tamaño máximo de archivo es 5 MB. - Nombre del organizador: Obligatorio. - Correo electrónico: Obligatorio. - URL del sitio web: Opcional. - Número de teléfono: Opcional. Haz clic en Crear evento para guardar. Tu evento ahora está en estado de Borrador y no es visible al público hasta que lo publiques. Image 6 Configurar el evento Una vez creado el evento, el tablero del evento te permite configurar boletos, cupones, agendas, ponentes, páginas públicas, ajustes de registro, notificaciones y opciones de publicación. Estos ajustes controlan cómo se registran los asistentes y qué ven antes y después del pago. Paso 7: Crea los tipos de boleto Ve a la pestaña Boletos y haz clic en + Agregar tipo de boleto. Para cada tipo de boleto, configura: - Nombre del boleto: Hasta 100 caracteres, por ejemplo Admisión general o VIP. - Método de precio: Elige Precio fijo o Gratis. - Precio: Define el precio del boleto cuando eliges Precio fijo. - Cantidad: Define el número de lugares disponibles para este tipo de boleto. - Periodo de venta: Define la fecha y hora de inicio y término en que el boleto puede comprarse. Puedes crear tantos tipos de boleto como necesites y combinar niveles gratuitos y de pago en el mismo evento. Image 7 Image 8 Nota: Los horarios del periodo de venta usan la zona horaria del evento. Revisa la zona horaria que se muestra en la parte inferior del panel de boletos. Paso 8: Agrega códigos de cupón (opcional) Ve a Boletos → Códigos de cupón para crear códigos de descuento para tu evento. Configura el cupón: - Nombre del cupón: Etiqueta interna, por ejemplo Early Bird. - Código del cupón: El código que los asistentes ingresan al pagar. Escribe un código personalizado o haz clic en Generar. - Tipo de cupón: Actualmente solo se soporta cupón de porcentaje. - Descuento: Porcentaje de descuento, por ejemplo 20 para 20%. - Periodo activo: El rango de fechas durante el cual el código es válido. - Límites de uso: Opcionalmente limita el total de redenciones o restringe el cupón a tipos de boleto específicos. Los asistentes aplican el código haciendo clic en ¿Tienes un código de cupón? en la pantalla de selección de boletos. Image 9 Nota: Los códigos de cupón de eventos son solo para Eventos y no aplican a otros productos de Leadway. Paso 9: Agrega agenda y ponentes (opcional) Ve a la pestaña Agenda para armar el programa de tu evento. Para agregar una sesión, haz clic en Agregar horario e ingresa: - Título: Por ejemplo, Conferencia principal o Taller A. - Día y franja horaria: Debe estar dentro de la ventana del evento. - Escenario / Ubicación: Por ejemplo, Escenario principal o Sala 2. - Descripción - Ponentes asignados Para agregar un ponente, haz clic en Ponentes en la sub-navegación y después en + Agregar ponente. Agrega el nombre del ponente, su descripción corta, foto, biografía, si es ponente principal (keynote) y sus enlaces a redes sociales. Image 10 Image 11 Paso 10: Personaliza tu página pública del evento Ve a la pestaña Páginas públicas. Tres sub-pestañas controlan distintas partes de la experiencia del asistente: - Detalles: Activa y reordena las secciones de la página, incluyendo Acerca de este evento, Boletos, Agenda, Ponentes, Ubicación, Organizado por y Preguntas frecuentes. Habilita la visualización del número de asistentes si lo deseas. - Agenda: Personaliza cómo se muestra la agenda en la página pública. - Pago: Define el título del pago y los campos del formulario. Nombre, apellido y correo electrónico están bloqueados como obligatorios. Agrega campos personalizados y opcionalmente requiere que los asistentes acepten términos y condiciones. Los cambios de estilo, como colores, tipografía y plantilla, aplican en las tres páginas. Usa la vista previa en tiempo real del lado derecho del editor para revisar las versiones de escritorio y móvil. Image 12 Paso 11: Configura los ajustes de registro y las notificaciones Ve a la pestaña Configuración. En los ajustes de registro, configura: - Fecha límite: Fecha y hora después de la cual se cierran los registros. Por defecto está definida como la hora de inicio del evento. - Capacidad: Número máximo de registros en total entre todos los tipos de boleto. Define 0 para capacidad ilimitada. - Check-in: El check-in por código QR está activado por defecto para eventos presenciales. Elige qué estados de pago permiten el acceso. - Modo en vivo: Actívalo antes de salir en vivo. Cuando el Modo en vivo está apagado, el evento corre en modo de prueba y no se procesan pagos reales. En los ajustes de notificación, configura: - Para organizadores: Alerta de nuevo registro y correo de resumen diario. - Para asistentes: Correo de confirmación de registro y recordatorio. - Ajustes de remitente: Correo y nombre de remitente usados en los correos del evento. Image 13 Paso 12: Publica tu evento Una vez que termines la configuración, haz clic en Publicar evento en la esquina superior derecha. Tu evento sale en vivo con una URL pública que los asistentes pueden visitar para registrarse. Después de publicar, puedes: - Compartir el enlace del evento desde el menú de tres puntos. - Duplicar el evento para usarlo en el futuro. - Despublicar el evento para sacarlo de línea conservando los registros. - Archivar el evento para quitarlo de la lista activa mientras sigue siendo posible restaurarlo. - Eliminar el evento de forma permanente. Image 14 Administrar el evento La administración del evento comienza después de crearlo o publicarlo. Estos controles ayudan a los organizadores a monitorear registros, agregar asistentes, procesar reembolsos, hacer check-in a los invitados, compartir el evento, duplicar la configuración o eliminar el evento cuando sea necesario. Paso 13: Administra los registros y haz check-in a los asistentes Una vez que tu evento esté en vivo, usa las siguientes pestañas para administrar a los asistentes: - Pestaña Registros: Consulta los registrantes, el total de boletos emitidos, los ingresos y los registros reembolsados. Busca por nombre o correo electrónico, filtra por estado o rango de fechas, y agrega asistentes manualmente con el botón Agregar asistente. - Pestaña Check-in: Usa el escaneo de código QR para hacer check-in a los asistentes en el lugar del evento en tiempo real. Solo se puede hacer check-in a registrantes con un estado de pago permitido, como Exitoso. Image 15 Experiencia del asistente La experiencia del asistente comienza en la página pública del evento y continúa a través de una pantalla completa de pago dedicada. El diseño ampliado da más espacio para la selección de boletos, la información del asistente, los datos de facturación y el pago cuando se requiere. Selección de boletos Los asistentes eligen su tipo de boleto y cantidad. Pueden ingresar un código de cupón para obtener un descuento, y el resumen de la orden se actualiza en tiempo real. Image 16 Pago Después de seleccionar los boletos, los asistentes continúan con los pasos de pago requeridos. Dependiendo de la configuración del boleto y del evento, proporcionan los datos del asistente, información de facturación e información de pago. Los detalles del evento y el resumen de la orden permanecen disponibles durante todo el proceso de pago, lo que permite a los asistentes revisar sus selecciones sin salir del flujo. Image 17 Después de completar los pasos de pago requeridos, los asistentes pasan al paso de confirmación. Image 18 Check-in escaneando código QR Puedes escanear el código QR y hacer el check-in desde tu celular. Image 19 Notificaciones del evento Las notificaciones mantienen informados a los asistentes y organizadores antes y después del registro. Ayudan a reducir los registros perdidos, mejorar la asistencia y dar visibilidad a los organizadores sobre la actividad del evento. El correo de resumen diario se envía a las 9:00 a.m. en la zona horaria del evento. Los ajustes de notificación del evento incluyen: - Para asistentes: Correos de confirmación de registro y recordatorio del evento. - Para organizadores: Alertas de nuevo registro y correos de resumen diario. - Ajustes de remitente: Correo y nombre de remitente usados en los correos relacionados con el evento. Image 20 Preguntas frecuentes P: ¿Puedo cambiar un evento de Con boletos a RSVP después de crearlo? No. Los tipos de evento Con boletos y RSVP no se pueden cambiar después de crear el evento. Si elegiste el tipo equivocado, crea un nuevo evento con el tipo correcto. P: ¿Puedo ofrecer boletos gratuitos y de pago en el mismo evento? Sí. Los eventos con boletos pueden incluir tanto tipos de boleto gratuitos como de pago. P: ¿Puedo controlar cuándo es visible el enlace de un evento en línea? Sí. Puedes mantener el enlace para unirse oculto hasta que inicie el evento, o usar un horario personalizado para controlar cuándo aparece y desaparece. P: ¿Cómo funcionan los reembolsos de boletos de eventos? Los reembolsos los inicia el organizador desde la pestaña Registros. Los asistentes no pueden solicitar reembolsos directamente desde la plataforma del evento. Los tiempos de reembolso siguen las ventanas estándar del procesador de pagos. P: ¿Cancelar o despublicar un evento reembolsa automáticamente a los asistentes? No. Cancelar o despublicar un evento no dispara reembolsos automáticamente. Los organizadores deben procesar los reembolsos manualmente desde la pestaña Registros. P: ¿Se soportan eventos recurrentes o de varias fechas? Actualmente no se soporta en esta versión beta. P: ¿Cómo funcionan los pagos a los organizadores? Los ingresos de los boletos se procesan a través del proveedor de pagos conectado, como Stripe. El tiempo de los pagos sigue el calendario definido en la cuenta de ese proveedor. Leadway no cobra comisiones adicionales de plataforma además de los cargos estándar de procesamiento de tarjeta. P: ¿Los asistentes pueden transferir sus boletos a otra persona? No existe una opción de autoservicio para que los asistentes transfieran boletos. Si un boleto necesita transferirse, el organizador debe actualizar manualmente los datos del asistente desde la pestaña Registros, o cancelar el registro original y agregar manualmente al nuevo asistente. P: ¿El personal puede agregar asistentes manualmente? Sí. Usa el botón Agregar asistente desde la pestaña Registros para agregar manualmente a alguien sin que necesite completar el pago público.
Experiencia de check-in para eventos presenciales
El check-in permite a los organizadores de eventos marcar a los asistentes como "llegados" a su sede usando la app móvil. Esta función funciona únicamente para eventos presenciales, tanto los que requieren boleto como los que se registran por RSVP. Para eventos en línea puedes ver la lista de asistentes, pero el check-in no está disponible. Hay dos formas de hacer check-in a un asistente: escaneando su código QR o de forma manual. Check-in con código QR Todo asistente que compra un boleto o se registra por RSVP recibe un boleto con un código QR. Para hacerle check-in, abre la app móvil y escanea el código QR cuando llegue. - Ve a la sección de Apps en Mobile > selecciona la app de Eventos. Image 2 - Selecciona el evento en el que quieres hacer check-in a los asistentes. Image 3 - Da clic en "Scan to check in" para hacer check-in a los asistentes. Image 4 - Se escanea el código QR y el asistente queda registrado con check-in. Image 5 Check-in manual Si el escaneo del QR no funciona o el asistente perdió su boleto, puedes hacerle check-in manualmente. Verifica su identidad y luego: - Ve a la pestaña de Asistentes y toca sobre el asistente. Image 6 - Haz check-in al asistente dando clic en el botón "Check in". Image 7 - Desde la misma vista, también puedes ver los detalles del formulario que llenó el asistente. Image 8 Preguntas frecuentes ¿Qué pasa si escaneo el mismo boleto dos veces? La app mostrará que el asistente ya tiene su check-in registrado. Image 9 ¿Qué pasa si escaneo un boleto de otro evento? La app mostrará que el boleto no es válido. Image 10