Dar seguimiento y gestionar oportunidades de manera eficiente es clave para mantener un proceso comercial ordenado y efectivo. El Disparador de Flujo de Trabajo “Cambio de Etapa en el Pipeline” automatiza acciones cuando una oportunidad se mueve de una etapa a otra, garantizando seguimientos oportunos, notificaciones y actualizaciones automáticas dentro de Leadway.
Esta guía te explicará qué hace este disparador, cuáles son sus beneficios y cómo configurarlo para optimizar la gestión de tu pipeline.
¿Qué es el Disparador de Flujo de Trabajo “Cambio de Etapa en el Pipeline”?
El Disparador de Flujo de Trabajo “Cambio de Etapa en el Pipeline” se activa cuando una oportunidad se mueve de una etapa a otra dentro de un pipeline de ventas en Leadway.
Permite automatizar acciones basadas en estos cambios, asegurando que ningún prospecto quede sin seguimiento. Con este disparador puedes definir qué debe suceder cuando una oportunidad avanza, retrocede o es reasignada a una nueva etapa del pipeline.
Beneficios Clave del Disparador “Cambio de Etapa en el Pipeline”
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Automatiza seguimientos
Garantiza que cada cambio de etapa genere notificaciones oportunas, manteniendo al equipo comercial activo y en contacto con los prospectos. -
Reduce trabajo manual
Elimina la necesidad de monitorear manualmente los movimientos en el pipeline, liberando tiempo para actividades comerciales estratégicas. -
Mejora la visibilidad del pipeline
Proporciona información en tiempo real sobre el avance de las oportunidades, facilitando mejores proyecciones y toma de decisiones. -
Filtros personalizables
Permite configurar flujos de trabajo según condiciones específicas como pipeline, etapa, usuario asignado o valor del lead. -
Aumenta la velocidad de respuesta
Automatiza la comunicación interna y el contacto con prospectos, asegurando acciones rápidas en etapas clave del proceso comercial.
Configuración del Disparador “Cambio de Etapa en el Pipeline”
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Dirígete a Automatización > Flujos de trabajo en el panel principal de tu CRM Leadway.
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Haz clic en Crear flujo de trabajo o edita uno existente para agregar este disparador.
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Haz clic en + Agregar nuevo activador y busca Cambio en la Etapa del Pipeline en la lista.
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Selecciónalo.
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Asigna un nombre claro y descriptivo a tu disparador de flujo de trabajo que refleje su propósito.
Configuración de Filtros
Los filtros te permiten controlar cuándo y cómo se activa una automatización al establecer condiciones específicas que deben cumplirse.
En lugar de ejecutar el flujo de trabajo ante cualquier cambio en una oportunidad, los filtros te ayudan a enfocarte únicamente en los casos que realmente son relevantes para tu negocio.
Ya sea que quieras automatizar acciones para oportunidades dentro de un pipeline específico, aquellas asignadas a un miembro del equipo en particular o solo cuando un trato se marque como perdido por una razón determinada, los filtros te brindan la flexibilidad necesaria para personalizar tu automatización.
Esto garantiza que tus flujos de trabajo sean más precisos, relevantes y alineados con tu proceso comercial en Leadway.
Filtro “Asignado a”
El filtro Asignado a asegura que la automatización se active según el usuario asignado a una oportunidad.
Es especialmente útil para dirigir seguimientos, asignar tareas o notificar a miembros específicos del equipo cuando una oportunidad avanza dentro del pipeline.
Filtro “Tiene Etiqueta”
El filtro Tiene Etiqueta permite activar automatizaciones únicamente cuando una oportunidad contiene una etiqueta específica. Es especialmente útil para segmentar oportunidades, priorizar leads y ejecutar acciones dirigidas.
Las etiquetas funcionan como identificadores que clasifican oportunidades según atributos como tipo de lead, nivel de prioridad, fuente u otras categorías relevantes.
Al configurar el filtro Tiene Etiqueta, puedes definir qué etiqueta(s) deben estar presentes para que el flujo de trabajo se active, asegurando que la automatización se aplique solo a las oportunidades correctas dentro de Leadway.
Ejemplo:
Si una oportunidad tiene la etiqueta “Alta Prioridad”, la automatización se activará cuando pase a la siguiente etapa del pipeline.
Filtro “En el Pipeline”
El filtro En el Pipeline limita la activación de la automatización a un pipeline específico, asegurando que el flujo de trabajo solo se ejecute para oportunidades dentro del pipeline seleccionado.
Este filtro es especialmente útil para empresas que gestionan múltiples pipelines según distintos procesos comerciales, tipos de clientes o líneas de servicio.
Al definir un pipeline específico, puedes asegurarte de que la automatización se aplique únicamente a las oportunidades relevantes, evitando ejecuciones innecesarias en pipelines que no corresponden.
Ejemplo:
La automatización se activará únicamente cuando una oportunidad se mueva dentro del pipeline “Ventas Enterprise”.
Filtro “Valor del Lead”
El filtro Valor del Lead activa automatizaciones según el valor monetario asignado a una oportunidad.
Esto permite ejecutar acciones basadas en la importancia financiera del prospecto, asegurando que los negocios de alto valor reciban un seguimiento prioritario, mientras que las oportunidades de menor valor puedan gestionarse con un enfoque diferente.
Ejemplo:
Si el valor de una oportunidad supera los $10,000, se envía una notificación al gerente de ventas.
Filtro “Motivo de Pérdida”
El filtro Motivo de Pérdida activa automatizaciones cuando una oportunidad se marca como Perdida y se le asigna una razón específica.
Esto permite analizar por qué se están perdiendo negocios, automatizar acciones de seguimiento e implementar estrategias para recuperar prospectos o evitar pérdidas similares en el futuro.
Cuando una oportunidad pasa a la etapa Perdida dentro del pipeline, puedes seleccionar un motivo (por ejemplo: “Precio muy alto”, “Eligió a la competencia”, “Sin respuesta”). La automatización solo se ejecutará si se cumple el motivo de pérdida definido en el filtro.
Ejemplo:
Si el motivo de pérdida es “Restricciones de presupuesto”, se envía automáticamente un correo ofreciendo un plan de pago flexible.
Filtro “Etapa del Pipeline”
El filtro Etapa del Pipeline activa automatizaciones cuando una oportunidad se mueve a una etapa específica dentro de un pipeline.
Esto permite ejecutar acciones según el cambio de etapa, garantizando seguimientos oportunos, asignación de tareas o notificaciones internas conforme avanzan las oportunidades.
Puedes definir exactamente qué transición de etapa debe activar la automatización, facilitando la gestión de leads y el seguimiento eficiente del movimiento dentro del pipeline en Leadway.
Ejemplo:
Cuando una oportunidad pase de “Negociación” a “Cerrado Ganado”, se envía una notificación al equipo financiero.
Filtro “Estado”
El filtro Estado activa automatizaciones según el estado actual de una oportunidad.
Esto asegura que los flujos de trabajo se ejecuten cuando una oportunidad alcanza un punto específico dentro del proceso comercial, ayudando a los equipos a dar seguimiento y gestionar el pipeline de manera más eficiente en Leadway.
Puedes seleccionar entre los siguientes estados:
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Abierta: La oportunidad sigue activa y en proceso.
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Ganada: El trato se ha cerrado exitosamente.
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Perdida: La oportunidad no se convirtió en venta.
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Abandonada: La oportunidad ya no se está gestionando.
Ejemplo:
Si una oportunidad se marca como Ganada, se activa automáticamente una secuencia de correos de bienvenida.
Definir las Acciones del Flujo de Trabajo
Una vez configurado el disparador, debes definir qué acciones se ejecutarán cuando una oportunidad cambie de etapa.
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Enviar una notificación
Notifica al asesor comercial asignado sobre el cambio de etapa. -
Actualizar detalles de la oportunidad
Modifica automáticamente campos como estado, prioridad o etiquetas. -
Crear una tarea de seguimiento
Asigna una tarea al equipo de ventas para que contacte al prospecto. -
Activar otra automatización
Dispara flujos de trabajo adicionales según el avance de la oportunidad. -
Enviar un correo al contacto
Automatiza la comunicación con el cliente según el movimiento dentro del pipeline.
Guardar y Publicar la Automatización
Después de configurar los filtros y las acciones, haz clic en Guardar disparador para aplicar los cambios.
Verifica que todos los pasos de la automatización estén correctamente configurados y luego haz clic en Publicar para activarla.
Finalmente, prueba el funcionamiento moviendo manualmente una oportunidad entre etapas para confirmar que el comportamiento sea el esperado.
Preguntas Frecuentes
¿Qué sucede si una oportunidad se mueve manualmente?
Si una oportunidad se mueve manualmente a otra etapa, la automatización se activará igualmente, siempre que cumpla con las condiciones de los filtros configurados.
¿Puedo usar múltiples filtros dentro de la misma automatización?
Sí. Puedes combinar varios filtros para crear reglas altamente específicas, por ejemplo: activar acciones solo cuando una oportunidad dentro de un pipeline y etapa específicos esté asignada a un usuario determinado.
¿Cómo interactúa este disparador con otros disparadores relacionados con oportunidades?
El disparador Cambio de Etapa en el Pipeline es independiente de otros disparadores como Cambio de Estado de la Oportunidad o Oportunidad Creada.
Si lo necesitas, puedes configurar automatizaciones con múltiples disparadores para cubrir distintos escenarios dentro de tu proceso comercial en Leadway.
¿Qué pasa si una oportunidad regresa a una etapa anterior?
Si una oportunidad retrocede a una etapa previa, la automatización se activará nuevamente, siempre que se cumplan las condiciones definidas en los filtros.
¿Puedo rastrear movimientos históricos de etapas con este disparador?
No. Este disparador solo se activa en tiempo real cuando ocurre el cambio de etapa.
Sin embargo, puedes revisar los cambios históricos dentro del registro de actividad de la oportunidad.