Project Manager

Introducción a la Gestión de Proyectos

Introducción a la Gestión de Proyectos La Gestión de Proyectos lleva las tareas y los proyectos directamente a tu CRM, de modo que el trabajo que hace tu equipo queda junto a los contactos y oportunidades con los que se relaciona. Esta introducción explica qué es la Gestión de Proyectos, cómo se organiza el trabajo y qué hace cada parte, como base antes de explorar cada función a fondo. Nota: La Gestión de Proyectos se encuentra actualmente en beta privada y puede no estar visible para todos los clientes. El acceso se está habilitando de manera gradual para clientes seleccionados. Próximamente estará disponible para que todos los clientes puedan activarla y explorar esta experiencia nueva y mejorada. ¿Qué es la Gestión de Proyectos? La Gestión de Proyectos es un espacio de trabajo dentro de tu subcuenta para planear y dar seguimiento al trabajo. En lugar de tener una herramienta aparte para las tareas de tu equipo y un CRM distinto para tus clientes, creas las tareas en la misma plataforma donde viven los registros de tus clientes. Una tarea es una unidad de trabajo con un estatus, un responsable, fechas y una prioridad. Las tareas viven dentro de Listas, las Listas se organizan en Espacios, y cualquier tarea puede dividirse en subtareas. Las tareas también pueden vincularse a registros del CRM, de modo que el trabajo relacionado con un cliente sea visible en contexto. Por ejemplo, en lugar de llevar un checklist de incorporación en una hoja de cálculo y copiar manualmente las actualizaciones al CRM, puedes: 1. Crear una Lista de incorporación con una tarea para cada paso. 2. Asignar cada tarea a la persona responsable y ponerle una fecha límite. 3. Mover las tareas por el tablero conforme se completa cada paso. ¿Dónde encontrar la Gestión de Proyectos? La Gestión de Proyectos está disponible en la pestaña de tareas, dentro del área de Contactos de tu subcuenta. Abre "Contactos" en el menú de navegación izquierdo y luego selecciona la pestaña "Tareas" en la fila de pestañas en la parte superior de la página. Image 1 Cada tarea tiene su propia dirección. Al abrir una tarea, la dirección de la página incluye un identificador de tarea, lo que significa que puedes copiar la dirección desde tu navegador y compartir un enlace que abra directamente esa tarea. Beneficios clave de usar la Gestión de Proyectos 1. Un solo sistema de registro: mantén los datos del cliente y el trabajo que se hace para ese cliente en la misma plataforma, sin copiar información entre herramientas. 2. Responsabilidad clara: cada tarea tiene una persona asignada, fechas y una prioridad, así nada queda sin dueño. 3. Visibilidad de un vistazo: cambia entre la vista Kanban y la vista de lista para ver la etapa del flujo de trabajo o un desglose detallado de las mismas tareas. 4. Estructura que escala: Espacios, Carpetas, Listas, tareas y subtareas permiten que un checklist corto y un proyecto grande con varios equipos vivan en el mismo sistema. 5. Campos que se adaptan a tu proceso: agrega campos personalizados a un Espacio para que las tareas capturen la información que tu equipo realmente necesita. 6. Acceso controlado: un Espacio puede hacerse privado y compartirse con miembros específicos, de modo que el trabajo sensible solo sea visible para quienes lo necesitan. Casos de uso de la Gestión de Proyectos 1. Incorporación de clientes: ejecuta un checklist de incorporación repetible por cliente, con cada paso asignado y con fecha. 2. Entrega de campañas: da seguimiento a la creatividad, los textos y las tareas de lanzamiento de una campaña de marketing en un solo tablero. 3. Operaciones internas: gestiona reclutamiento, finanzas o trabajo administrativo en un Espacio privado, separado del trabajo de cara al cliente. 4. Entrega de servicios: divide un proyecto entregado en subtareas para que un trabajo grande se pueda dar seguimiento por etapas. 5. Seguimiento de ventas: convierte los compromisos hechos durante una negociación en tareas con fecha, para que el seguimiento no dependa de la memoria. Cómo se organiza el trabajo La Gestión de Proyectos usa una estructura anidada, que se muestra como un árbol expandible en el panel del lado izquierdo de la página. Espacios Un Espacio es el contenedor más externo, normalmente representa un equipo, un departamento o una línea de trabajo importante, por ejemplo Marketing, Entrega o Operaciones Internas. Cada Espacio se muestra con un punto de color y se puede expandir para ver lo que contiene. Un Espacio tiene su propio conjunto de estatus de tareas, sus propios campos personalizados y su propia lista de miembros, y puede hacerse privado. Carpetas Una Carpeta es una capa de agrupación opcional dentro de un Espacio, útil cuando un Espacio tiene tantas Listas que necesitan organizarse. Una Carpeta contiene Listas y se puede expandir igual que un Espacio. Listas Una Lista contiene las tareas en sí y normalmente representa un proyecto, un cliente o un flujo de trabajo continuo, por ejemplo Renovación del sitio Q3 o Incorporación de Acme Corp. Una Lista puede estar directamente dentro de un Espacio, o dentro de una Carpeta dentro de ese Espacio. Las Listas no se expanden en el árbol, porque las tareas se muestran en el área principal de la página y no en el árbol. Tareas y subtareas Una tarea es la unidad de trabajo dentro de una Lista. Una subtarea es una tarea anidada bajo una tarea principal, que se usa para dividir un trabajo más grande en pasos. Image 2 Qué contiene una tarea Al abrir una tarea se desliza un panel desde la derecha. La parte superior del panel muestra una ruta que indica dónde vive la tarea, en el formato Espacio / Lista. El panel contiene: 1. Nombre de la tarea: editable directamente en el panel. 2. Descripción: un editor de texto enriquecido para el detalle del trabajo, con controles de formato y deshacer/rehacer. 3. Estatus: la etapa en la que está la tarea. Los estatus disponibles vienen del Espacio al que pertenece la tarea. 4. Responsable: la persona encargada de la tarea. 5. Fechas: una fecha única o un rango de fechas, mostrado con la zona horaria en la que se está desplegando. 6. Prioridad: Baja, Normal, Alta o Urgente. 7. Todos los campos: los campos personalizados configurados para el Espacio, con un contador de cuántos existen. 8. Objetos asociados: registros del CRM vinculados a la tarea, con un contador. 9. Subtareas: tareas anidadas bajo esta tarea, con un contador y un botón para agregar otra. 10. Comentarios: un recuadro al final del panel para la discusión sobre la tarea. Vistas: Kanban y lista Las mismas tareas se pueden mostrar en dos formatos. Cambiar la vista no modifica las tareas, solo la forma en que se organizan, así que puedes cambiar libremente entre una y otra. Ejemplos de para qué conviene cada vista: - Vista Kanban: para ver dónde está detenido el trabajo y qué se está atorando. - Vista de lista: para revisar muchas tareas a la vez y comparar sus detalles. En la vista Kanban, las tareas aparecen como tarjetas en columnas, donde cada columna representa un estatus. El encabezado de cada columna muestra el nombre del estatus y cuántas tareas contiene, y cada columna tiene un control de Agregar Tarea al final. Las tarjetas muestran el nombre de la tarea, su fecha o rango de fechas, y un contador de subtareas si las tiene. En la vista de lista, las tareas aparecen como filas en lugar de tarjetas. Cambia entre ambas usando el control "Vista" en la barra de herramientas sobre el tablero. Vista Kanban Image 3 Vista de lista Image 4 Para un recorrido completo de ambos formatos, incluyendo agrupación y filtros, consulta el artículo "Vista de tablero (Kanban) y vista de lista". Pasos para comenzar Abre Tareas - Ve a "Contactos" en el menú de navegación izquierdo de tu subcuenta y luego selecciona la pestaña "Tareas". Área de Contactos con la pestaña Tareas seleccionada Image 5 Crea un Espacio - Crea un Espacio para el equipo o área de trabajo que estás configurando, y dale un nombre que una persona nueva en el equipo reconocería, como Marketing o Entrega al Cliente. También puedes darle un color para identificarlo fácilmente en el árbol. Creando un nuevo Espacio Image 6 Image 7 Crea una Lista dentro del Espacio - Pasa el cursor sobre tu nuevo Espacio en el panel izquierdo, abre su menú de opciones y elige "Crear lista". Aquí es donde vivirán tus tareas. Si esperas tener muchas Listas, usa primero "Crear carpeta" y coloca las Listas dentro de ella. Revisa tus estatus de tareas - Abre el menú de opciones del Espacio y elige "Opciones de estatus". Cada Espacio tiene estatus organizados en tres grupos (Por hacer, Haciendo y Hecho), y puedes agregar tus propios estatus a cualquier grupo. - Revisa esto antes de agregar tareas, porque se convierten en las columnas de tu tablero Kanban. Crea tu primera tarea - Haz clic en "Agregar tarea" en la barra de herramientas, o en "+ Agregar Tarea" al final de la columna de estatus donde quieres que inicie la tarea. Dale un nombre claro y después asigna un responsable, una fecha y una prioridad. El compositor de tareas en línea, con nombre, responsable, fecha y prioridad Image 8 Agrega el detalle - Abre la tarea para agregar una descripción, llena los campos personalizados que use tu Espacio, y vincula los registros del CRM con los que se relaciona el trabajo. Divide el trabajo con subtareas - Si una tarea tiene varios pasos, ábrela y usa el control Agregar Tarea en la sección de Subtareas. Esto mantiene la tarea principal como el encabezado y el detalle debajo. Empieza a trabajar en el tablero - Arrastra las tarjetas entre columnas de estatus conforme avanza el trabajo, y usa Agrupar por y los controles de filtro en la barra de herramientas para acotar lo que estás viendo. Arrastrando una tarjeta de tarea entre dos columnas de estatus Image 9 Controla quién puede ver el Espacio - Una vez que tu estructura esté funcionando, abre el menú de opciones del Espacio y elige "Configuración" para hacer el Espacio privado y elegir con quién se comparte. Panel de configuración del Espacio con la opción de privacidad Image 10 Preguntas frecuentes P: ¿Dónde encuentro la Gestión de Proyectos? En Contactos, en el menú de navegación izquierdo, en la pestaña Tareas. P: ¿Cuál es la diferencia entre un Espacio, una Carpeta y una Lista? Un Espacio es el contenedor externo, normalmente un equipo o departamento, y contiene estatus, campos personalizados y miembros. Una Carpeta es una capa de agrupación opcional dentro de un Espacio. Una Lista contiene las tareas en sí y normalmente representa un proyecto o cliente. Una Lista puede estar directamente en un Espacio o dentro de una Carpeta. P: ¿Cuál es la diferencia entre una tarea y una subtarea? Una tarea es una unidad de trabajo dentro de una Lista. Una subtarea es un paso anidado bajo una tarea principal, que se administra desde la sección de Subtareas de la tarea principal. P: ¿Puedo ocultar un proyecto del resto de mi equipo? Sí. Un Espacio se puede marcar como privado y compartirse con miembros específicos. P: ¿Puedo vincular una tarea a un contacto o a una oportunidad? Sí. Cada tarea tiene una sección de Objetos asociados para vincular registros del CRM. P: ¿Puedo compartir el enlace de una tarea específica? Sí. Abre la tarea y copia la dirección desde tu navegador. Incluye un identificador de tarea, así que el enlace abre directamente esa tarea. P: ¿Qué pasa con las tareas de una lista si elimino la lista? Al eliminar la lista, las tareas que contiene también se eliminan. Los elementos eliminados se pueden restaurar dentro de los siguientes 2 meses a través de los registros de auditoría correspondientes.

Organiza tu trabajo con Espacios, Carpetas y Listas

Antes de crear tareas, conviene decidir cómo vas a organizar tu trabajo. El módulo de Gestión de Proyectos usa tres contenedores (Espacios, Carpetas y Listas) y definir bien esta estructura desde el inicio te ahorra mucho reacomodo después. Este artículo explica qué hace cada contenedor, cómo crearlos y cómo decidir cuál usar. Nota: La Gestión de Proyectos está actualmente en Beta Privada y puede no estar visible para todos los usuarios. El acceso se está habilitando gradualmente para cuentas seleccionadas. Pronto estará disponible a través de Labs, para que todos los usuarios puedan activarla y explorar la experiencia nueva y mejorada. La estructura de un vistazo El trabajo se anida en el siguiente orden: Espacio, luego opcionalmente una Carpeta, luego una Lista, luego tareas y después subtareas. Todo esto aparece como un árbol expandible en el panel izquierdo de la página de Tareas, bajo el encabezado Espacios. Haz clic en la flecha junto a un Espacio o Carpeta para expandirlo. Las Listas no tienen flecha, porque su contenido son tareas y esas se muestran en el área principal de la página. Image 1 Qué hace un Espacio Un Espacio es el contenedor más externo y el más importante de planear, porque varias configuraciones pertenecen al Espacio y no a las Listas individuales: - Estatus de tareas: los estatus disponibles para las tareas se configuran por Espacio, así que todas las Listas dentro de un Espacio comparten el mismo conjunto de estatus. - Campos personalizados: los campos personalizados también se configuran por Espacio y aplican a las tareas dentro de él. - Miembros y privacidad: un Espacio puede hacerse privado y compartirse con personas específicas. - Color: cada Espacio tiene un color, que se muestra como un punto en el árbol, lo que facilita escanear árboles grandes. Qué hace una Carpeta Una Carpeta es una capa de agrupación opcional que vive dentro de un Espacio y contiene Listas. Existe únicamente para mantener ordenada una lista larga de Listas. Una Carpeta no tiene sus propios estatus y no contiene tareas directamente. Usa una Carpeta cuando un solo Espacio acumula suficientes Listas como para que escanear el árbol se vuelva lento. Por ejemplo, un Espacio de Entregas con una Carpeta por cliente, y una Lista dentro de cada Carpeta por proyecto. Qué hace una Lista Una Lista es donde viven las tareas. Normalmente representa un proyecto, un cliente o un flujo de trabajo continuo. Una Lista puede estar directamente dentro de un Espacio, o dentro de una Carpeta dentro de ese Espacio, y puedes combinar ambos arreglos en el mismo Espacio. Cuando abres una tarea, la ruta de navegación en la parte superior del panel muestra el Espacio y la Lista a los que pertenece, así siempre puedes saber dónde está ubicada una tarea. Cómo elegir tu estructura Dos ejemplos de la misma idea en distintas escalas: - Un equipo pequeño: un Espacio llamado Operaciones, con Listas directamente dentro de él como Incorporación, Escalaciones de Soporte y Administración Interna. No se necesitan Carpetas. - Una agencia más grande: un Espacio por departamento, y dentro de Entregas una Carpeta por cliente, con una Lista dentro de cada Carpeta por proyecto. Un punto práctico que vale la pena decidir desde el inicio: los estatus son por Espacio, así que si un equipo trabaja en tres etapas y otro en siete, deberían ser Espacios separados. Pasos para crear un Espacio Abre la página de Tareas Ve a "Contactos" en el menú de navegación izquierdo y luego selecciona la pestaña "Tareas". Image 2 Agrega un nuevo Espacio Usa el control de agregar '+' junto al encabezado "Espacios" en el panel izquierdo. Image 3 Nombra el Espacio y elige un color Escribe un nombre para el Espacio. El campo de nombre permite hasta 100 caracteres y muestra un contador en vivo mientras escribes. Elige un color para que el Espacio sea fácil de identificar en el árbol. Image 4 Crea el Espacio Haz clic en "Crear". El Espacio aparece en el árbol del panel izquierdo. Pasos para crear una Carpeta Abre el menú de opciones del Espacio o haz clic en el control '+' junto al nombre del Espacio Pasa el cursor sobre el Espacio en el panel izquierdo y haz clic en su control de opciones. El menú contiene Renombrar, Configuración, Crear lista, Crear carpeta, Campos personalizados, Opciones de estatus y Eliminar. Image 5 Elige "Crear carpeta" Dale un nombre a la Carpeta y guárdala. Aparece dentro del Espacio, con una flecha para que puedas expandirla. Image 6 Pasos para crear una Lista Decide dónde debe ubicarse la Lista Para colocar la Lista directamente en un Espacio, abre el menú de opciones del Espacio. Para colocarla dentro de una Carpeta, abre el menú de opciones de esa Carpeta en su lugar. Elige "Crear lista" Dale a la Lista un nombre que identifique el proyecto, cliente o flujo de trabajo que representa. Image 7 Abre la Lista y empieza a agregar tareas Haz clic en la Lista en el panel izquierdo. Sus tareas aparecen en el área principal de la página, listas para que agregues más. Image 8 Renombrar y eliminar Ambas acciones están en el menú de opciones del elemento que quieres cambiar. "Renombrar" cambia el nombre en el lugar. "Eliminar" quita el elemento. Image 9 Ten cuidado al eliminar un Espacio. Un Espacio contiene sus Carpetas, Listas y todas las tareas dentro de ellas, junto con su configuración de estatus y campos personalizados. Preguntas frecuentes P: ¿Tengo que usar carpetas? No. Las carpetas son opcionales. Una lista puede estar directamente dentro de un espacio, y muchos equipos nunca necesitan una carpeta. P: ¿Puede una carpeta contener otra carpeta? No, no se puede agregar una carpeta dentro de otra carpeta. Dentro de una carpeta solo se pueden agregar listas. P: ¿Puede una carpeta contener tareas directamente? No. Las tareas viven en las Listas. Una Carpeta contiene Listas. P: ¿Pueden dos listas en el mismo espacio usar estatus diferentes? No. Los estatus se configuran en el Espacio, así que todas las Listas dentro de un Espacio comparten los mismos estatus. Si dos flujos de trabajo necesitan etapas diferentes, colócalos en Espacios separados. P: ¿Qué tan largo puede ser el nombre de un Espacio? Hasta 100 caracteres. El campo de nombre muestra un contador mientras escribes.

Cómo crear una tarea o subtarea

Las tareas son la unidad de trabajo en Project Manager, y las subtareas dividen una tarea grande en pasos. Este artículo cubre las dos formas de crear una tarea, todo lo que puede contener una tarea, cómo agregar subtareas y cómo compartir un enlace a una tarea específica. Nota: Project Manager está actualmente en beta privada y puede no estar visible para todos los clientes. El acceso se está habilitando de forma gradual para clientes seleccionados. Pronto estará disponible a través de Labs, lo que permitirá que todos los clientes puedan activarlo y explorar la experiencia nueva y mejorada. Dos formas de crear una tarea Ambas rutas crean el mismo tipo de tarea. La diferencia está solo en cuánta información llenas en el momento de la creación. 1. Agregar tarea en la barra de herramientas: el botón a la derecha de la barra de herramientas, arriba del tablero. Úsalo cuando todavía no sabes en qué estatus debería empezar la tarea. 2. + Agregar tarea al pie de una columna: cada columna de estatus en la vista Kanban tiene su propio control de Agregar tarea. Úsalo cuando ya sabes a qué etapa pertenece la tarea, porque la tarea se crea directamente en ese estatus. Image 1 Qué contiene una tarea y pasos para crear una tarea Cuando abres una tarea, puedes elegir verla en un panel lateral derecho o como una ventana modal. Tu vista preferida se guarda, así que la próxima vez que abras una tarea, se usará automáticamente tu última configuración seleccionada. Una ruta de navegación (breadcrumb) en la parte superior muestra dónde vive la tarea, con el formato Espacio/Lista. 1. Nombre de la tarea: editable directamente en el panel. 2. Descripción: un editor de texto enriquecido para el detalle del trabajo. Tiene una barra de herramientas de formato y controles de deshacer y rehacer, y muestra el texto "Enter task description" mientras está vacío. 3. Estatus: la etapa en la que se encuentra la tarea, tomada de los estatus configurados en el Espacio. 4. Responsable: la persona encargada. Es una selección única, no una lista. 5. Fechas: una fecha única o un rango de fechas, mostrado con la zona horaria correspondiente. 6. Prioridad: Baja, Normal, Alta o Urgente. Una tarea también puede dejarse sin prioridad definida. 7. Todos los campos: los campos personalizados configurados para el Espacio, con un contador de cuántos hay. Los campos sin valor muestran un guion. 8. Objetos asociados: registros del CRM vinculados a la tarea, con un contador. 9. Subtareas: tareas anidadas dentro de esta, con un contador y un control para agregar otra. 10. Comentarios: un cuadro de redacción al pie del panel, con el texto "Write a comment...". Página de detalle de la tarea abierta desde la barra lateral Image 2 Revisa el estatus Confirma que el estatus refleje en dónde realmente va el trabajo. Image 3 Agrega responsable(s) a la tarea Image 4 Define la prioridad de la tarea Image 5 Define las fechas Elige una fecha única, o un rango si el trabajo abarca un periodo. La zona horaria en la que se muestran las fechas aparece junto a ellas. Image 6 Escribe la descripción Haz clic en el área de descripción y describe el trabajo. Usa la barra de herramientas de formato para dar estructura, como listas y énfasis. Un buen hábito es indicar cómo se ve "terminado", para que quien tome la tarea sepa cuándo detenerse. También puedes agregar imágenes dentro de la descripción. Image 7 Llena los campos personalizados Abre la sección "Todos los campos" y completa los campos que usa tu Espacio. Los campos vacíos muestran un guion. Vincula cualquier registro relacionado del CRM Usa la sección "Objetos asociados" para conectar la tarea con los registros con los que se relaciona el trabajo. Guarda tus cambios Usa el control "Guardar" del panel para confirmar tus ediciones, o "Cancelar" para descartarlas. Image 8 Image 9 Pasos para crear una tarea rápidamente Abre la Lista en la que quieres la tarea Haz clic en la Lista en el panel izquierdo. Inicia una nueva tarea Haz clic en "Agregar tarea" en la barra de herramientas, o en "+ Agregar tarea" al pie de la columna de estatus en la que quieres que empiece la tarea. Image 10 Ingresa el nombre de la tarea Escribe un nombre que diga qué necesita pasar. Un nombre que describe un resultado es más fácil de trabajar que uno que describe solo un tema. Define el responsable, la fecha y la prioridad El cuadro de redacción ofrece "Agregar responsable", "Seleccionar fecha" y "Prioridad". Vale la pena asignar un responsable desde el principio, porque una tarea sin asignar no tiene dueño y es fácil que se pierda. Guarda Haz clic en "Guardar". La tarea aparece como una tarjeta en la columna. Pasos para agregar una subtarea Las subtareas son útiles cuando una tarea tiene varios pasos distintos, especialmente cuando diferentes personas son dueñas de diferentes pasos. Como una tarea solo admite un responsable, las subtareas también son la forma de repartir un trabajo entre más de una persona. Abre la tarea principal Haz clic en la tarjeta de la tarea para abrir su panel de detalle. Busca la sección Subtareas Baja hasta la sección "Subtareas" cerca del pie del panel. Su encabezado muestra cuántas subtareas tiene actualmente la tarea. Image 11 Haz clic en "Agregar tarea" Escribe el nombre de la subtarea y guárdala. Aparecerá en la lista debajo de la tarea principal. Image 12 Repite para cada paso Agrega una subtarea por cada paso. Una vez que una tarea tiene subtareas, su tarjeta en el tablero muestra un contador de subtareas, para que puedas ver de un vistazo qué tareas están desglosadas. Una tarjeta Kanban mostrando su contador de subtareas Image 13 Comentar en una tarea Cada tarea tiene un cuadro de redacción de comentarios al pie de su panel de detalle, con el texto "Write a comment...". Úsalo para mantener la discusión sobre el trabajo pegada al trabajo mismo, en lugar de dispersarla entre chat y correo. Cuadro de redacción de comentarios al pie del panel de detalle de una tarea Image 14 Los comentarios admiten menciones, respuestas, archivos adjuntos de imagen, y edición y eliminación después de publicados. Vincular a una tarea específica Cuando abres una tarea, la dirección de tu navegador adquiere un identificador de tarea. Copia esa dirección y cualquier persona con acceso al Espacio llegará directamente a esa tarea al abrir el enlace. Esto es más rápido que describir en dónde vive una tarea. Mover una tarea a otra lista Una tarea vive en una Lista, pero no tiene que quedarse ahí. Puedes mover una tarea a cualquier otra Lista, ya sea que esa Lista esté en el mismo Espacio o en uno diferente. Mover es una reubicación, no una copia. Una vez que el movimiento se completa, la tarea ya no aparece en la Lista de la que vino, tiene un solo hogar, y ese hogar cambió. Abre la tarea que quieres mover Elige la opción de mover y selecciona la Lista destino Puedes seleccionar una Lista en cualquier parte del espacio de trabajo, incluyendo una dentro de un Espacio diferente. Image 15 Confirma el mapeo de estatus si se te pide Los estatus se configuran por Espacio, así que mover una tarea a un Espacio con un conjunto de estatus diferente significa que el estatus actual de la tarea podría no existir en el destino. Cuando eso pasa, se te pide confirmar qué estatus debe tomar la tarea al llegar. Revisa esto en lugar de aceptar la opción predeterminada, porque decide en qué columna caerá la tarea. La confirmación de reasignación de estatus que se muestra al mover una tarea entre Espacios con diferentes conjuntos de estatus Image 16 Confirma el movimiento La tarea aparece en la Lista destino y desaparece de la original. Mover entre dos Listas del mismo Espacio es sencillo, porque ambas comparten los mismos estatus y no hay nada que reasignar. El paso de confirmación solo aparece cuando el Espacio destino define sus estatus de forma diferente. Agregar una tarea a varias listas A veces un mismo trabajo pertenece genuinamente a más de un lugar, por ejemplo, una tarea que tanto un equipo de entrega como uno de atención al cliente necesitan ver. En lugar de duplicarla y mantener dos copias sincronizadas, puedes agregar una sola tarea a varias Listas a la vez, dentro del mismo Espacio o entre Espacios diferentes. Esto es distinto de mover. La tarea conserva su Lista de origen y simplemente se vuelve visible también en las demás. Sigue habiendo una sola tarea, así que una actualización hecha en cualquier lugar es la misma actualización en todos lados. Cómo se comportan los estatus Esta es la parte que vale la pena entender antes de empezar. Una tarea agregada a una segunda Lista conserva el flujo de estatus de su Lista de origen. No adopta los estatus de la Lista a la que fue agregada, incluso cuando esa Lista está en un Espacio con un conjunto completamente diferente. El flujo de trabajo del Espacio de origen gobierna la tarea en todos los lugares donde aparece. Para que esto sea posible, el Espacio que contiene la Lista secundaria agrega el estatus de la tarea a su propio flujo de estatus. Así, agregar una tarea entre Espacios puede introducir un nuevo estatus en la configuración del Espacio destino. Qué significa esto para alguien que trabaja en la lista secundaria La consecuencia aparece cuando un compañero intenta cambiar el estatus de la tarea a uno de los estatus disponibles en una Lista secundaria. Aunque el estatus puede seleccionarse, al intentar guardar la tarea se mostrará un error. La tarea solo puede moverse entre los estatus definidos en su Lista de origen. Esto es intencional. Una tarea tiene un solo flujo de trabajo, y es el del lugar donde vive. Permitir que se arrastre a un estatus de un Espacio diferente la dejaría en una etapa que su equipo de origen no reconoce. Vale la pena avisarle esto a tu equipo con anticipación. Si alguien trabaja desde una Lista a la que se agregó una tarea, en lugar de la Lista donde vive, está viendo la tarea a través de una ventana, no sosteniéndola. Puede actualizarla, comentarla y moverla entre sus propias etapas, pero las etapas en sí se definen en otro lugar. El error que se muestra al intentar asignar el estatus de una Lista secundaria a una tarea agregada desde otro Espacio Image 17 Pasos para agregar una tarea a otra lista Abre la tarea Elige la opción de agregarla a otra Lista y selecciona el destino Repite para cualquier otra Lista en la que deba aparecer la tarea La tarea ahora se muestra en cada Lista a la que se agregó, mientras sigue respetando los estatus de su Lista de origen. Si quieres que la tarea realmente salga de donde empezó, muévela en lugar de agregarla. Agregarla a otra Lista conserva la original. Preguntas frecuentes P: ¿Qué necesito como mínimo para crear una tarea? Un nombre y una fecha límite. El responsable y la prioridad se pueden agregar después, aunque asignar un responsable desde el inicio es un buen hábito. P: ¿Puedo definir una fecha de inicio además de una fecha límite? Sí. El control de Fechas acepta tanto una fecha única como un rango. P: ¿Por qué algunos de mis campos de tarea muestran un guion? Un guion significa que el campo personalizado todavía no tiene valor. Los campos disponibles provienen del Espacio al que pertenece la tarea. P: ¿Cuál es la diferencia entre mover una tarea y agregarla a otra lista? Mover reubica la tarea, así que sale por completo de la Lista original. Agregarla a otra Lista conserva el hogar original y hace visible la misma tarea en más de un lugar. P: ¿Por qué me piden confirmar un estatus cuando muevo una tarea? Los estatus se configuran por Espacio. Si mueves una tarea a un Espacio con un conjunto de estatus diferente, su estatus actual podría no existir ahí, así que se te pregunta qué estatus debe tomar al llegar. P: Si agrego una tarea a una lista en otro espacio, ¿qué estatus usa? Los flujos de estatus de su Lista de origen. La tarea ignora el conjunto de estatus de la Lista secundaria y sigue respetando el flujo con el que empezó. P: ¿Por qué no puedo cambiar el estatus de esta tarea a uno de los estatus de mi lista? La tarea vive en otra Lista y sigue el flujo de trabajo de esa Lista. Puedes moverla entre los estatus de su origen, pero no a estatus que pertenecen a la Lista desde la que la estás viendo. Si la tarea realmente debe adoptar tu flujo de trabajo, necesita moverse en lugar de agregarse. P: ¿Por qué apareció un nuevo estatus en mi espacio? Se agregó a una de tus Listas una tarea de otro Espacio. Como la tarea conserva sus estatus de origen, ese estatus se agrega al flujo de trabajo de tu Espacio para que pueda mostrarse correctamente. P: Si actualizo una tarea en una lista, ¿se actualiza en las demás? Sí. Solo existe una tarea, sin importar en cuántas Listas aparezca.

Vistas de tablero Kanban y lista en Gestión de Proyectos

Gestión de Proyectos ofrece dos formas de ver el mismo conjunto de tareas: vista de tablero (Kanban) y vista de lista. Cambiar entre ellas solo modifica el diseño, nunca las tareas en sí. Este artículo explica para qué sirve cada vista, cómo cambiar entre ellas y cómo usar los controles de agrupación y filtrado que las acompañan. Nota: Gestión de Proyectos se encuentra actualmente en Beta privada y puede no estar visible para todos los clientes. El acceso se está habilitando de forma gradual a clientes seleccionados. Pronto estará disponible a través de Labs, lo que permitirá que todos los clientes la activen y exploren esta experiencia nueva y mejorada. Las dos vistas 1. Vista Kanban: las tareas aparecen como tarjetas organizadas en columnas. Es la mejor opción para trabajar el flujo: ver en qué etapa está todo, detectar dónde se ha acumulado trabajo y avanzar las tareas. 2. Vista de lista: las tareas aparecen como filas. Es la mejor opción para revisar el detalle: escanear muchas tareas a la vez y comparar sus campos uno al lado del otro. La vista que elijas no afecta lo que ven otras personas ni cambia ningún dato de las tareas. Entendiendo la vista Kanban En la vista Kanban, cada columna representa un estado de tarea, y las columnas siguen los estados configurados en el Espacio. Encabezados de columna Cada encabezado muestra el nombre del estado y un contador de las tareas en esa columna, así que una columna vacía marca cero y una columna ocupada te indica de inmediato dónde está la carga de trabajo. Tarjetas Las tarjetas muestran el nombre de la tarea, su fecha o rango de fechas, y un contador de subtareas si la tarea tiene subtareas. Las tarjetas te dan el resumen; abre una tarjeta para ver la tarea completa. Avanzar el trabajo Arrastra una tarjeta de una columna a otra para cambiar el estado de la tarea. Agregar tareas directamente "+ Agregar tarea" está al pie de cada columna. Crear una tarea ahí la inicia con el estado de esa columna, lo que te ahorra un paso. Image 1 Si tu tablero tiene más columnas de las que caben en la pantalla, desplázate hacia los lados para ver el resto. Entendiendo la vista de lista La vista de lista presenta las mismas tareas como filas en lugar de tarjetas, lo cual es ideal para revisar muchas tareas a la vez, por ejemplo para ver qué está vencido en toda una Lista o comparar prioridades antes de planear una semana. Vista de lista mostrando tareas como filas con sus columnas Image 2 Las columnas se pueden agregar, quitar, reordenar o redimensionar. Pasos para cambiar de vista Elige una vista El menú ofrece dos opciones: "Vista de lista" y "Vista Kanban". Selecciona la que quieras usar. Image 3 Regresa cuando quieras No se pierde nada al cambiar de vista. Usa el mismo control para volver al otro diseño. Agrupar tus tareas El control "Agrupar por" en la barra de herramientas decide cómo se dividen las tareas. Hay varias opciones disponibles: 1. Estado: agrupa las tareas por su etapa. En la vista Kanban esta es la opción predeterminada y genera una columna por estado. 2. Responsable: agrupa las tareas por la persona encargada. Esto convierte el tablero en una vista de quién tiene qué, lo cual es útil para detectar a un miembro del equipo sobrecargado o trabajo que se ha ido acumulando en una sola persona. 3. Grupo de estado: agrupa las tareas por su grupo de estado (Por hacer, En proceso, Completadas). 4. Prioridad: agrupa las tareas por su prioridad. 5. Campo personalizado relacionado: agrupa las tareas en múltiples categorías definidas en el campo personalizado. A continuación, un ejemplo de tareas agrupadas por prioridad: Image 4 Filtrar tus tareas Los filtros aparecen en la barra de herramientas como chips junto al control "Agrupar por". Por defecto se muestran filtros de responsable, estado y fecha límite, configurados en "Todos". Puedes aplicar filtros adicionales haciendo clic en el botón "Filtro", del lado derecho de la ventana. Los filtros limitan lo que se muestra sin cambiar ninguna tarea. Quita un filtro para volver a ver todo. Image 5 Image 6 Image 7 Si notas que aplicas la misma combinación de filtros todos los días, guárdala como una lista inteligente (smart list) en su lugar. Acciones masivas En la barra de herramientas hay un control de "Acciones masivas" para aplicar un cambio a varias tareas a la vez, en lugar de editarlas una por una. En esta primera fase solo se admiten 2 acciones masivas: 1. Mover a: permite cambiar el estado de las tareas seleccionadas a un estado específico. 2. Eliminar: permite eliminar tareas de forma masiva. Las tareas se seleccionan para acciones masivas desde la vista de lista: Image 8 Cuando se actúa sobre varias tareas mediante acciones masivas, puedes dar seguimiento al progreso haciendo clic en el botón "Acciones masivas" de la esquina superior derecha. Image 9 Image 10 Preguntas frecuentes P: ¿Cuántas vistas hay? Dos: vista Kanban y vista de lista. P: ¿Existe una vista Gantt, de calendario o de línea de tiempo? No en esta versión. El menú de vistas solo ofrece vista de lista y vista Kanban. P: ¿Cambiar de vista modifica mis tareas? No. Ambas vistas muestran las mismas tareas. Cambiar de vista solo modifica el diseño. P: ¿Mi elección de vista afecta lo que ve mi equipo? No. Elegir una vista o aplicar un filtro solo cambia tu propia visualización. P: ¿Qué determina el orden de las columnas en mi tablero? Los estados configurados en el Espacio y el grupo al que pertenece cada estado. P: ¿Por qué una de mis columnas muestra cero tareas? El estado existe en el Espacio, pero no hay ninguna tarea actualmente en él. Las columnas vacías siguen apareciendo, lo cual es normal y te permite arrastrar trabajo hacia ellas. P: ¿Cómo cambio el estado de una tarea? Arrastra su tarjeta a otra columna en la vista Kanban, o abre la tarea y cambia la propiedad Estado.

Cómo usar campos personalizados en tareas

Las propiedades integradas de una tarea cubren estado, responsable, fechas y prioridad. Los campos personalizados te permiten capturar cualquier otra información que tu proceso necesite, como una referencia de cliente, un presupuesto o un tipo de contenido. Este artículo explica cómo funcionan los campos personalizados, en qué nivel se configuran, qué tipos de campo existen y cómo diseñar un conjunto de campos que tu equipo realmente llene. Nota: La gestión de proyectos (Project Manager) está actualmente en beta privada y puede no estar visible para todas las cuentas. El acceso se está liberando de forma gradual a cuentas seleccionadas. Próximamente estará disponible a través de Labs, lo que permitirá a todas las cuentas activarlo y explorar la experiencia nueva y mejorada. Qué hacen los campos personalizados Un campo personalizado es un dato adicional que se guarda en una tarea. Mientras que el estado y el responsable responden las mismas preguntas para todos, los campos personalizados responden las preguntas específicas de tu negocio: para qué cliente es esta tarea, cuál es el presupuesto aprobado, a qué canal va dirigida una pieza de contenido. En el panel de detalle de la tarea, los campos personalizados aparecen en una sección llamada "Todos los campos" ("All fields"), con un contador que muestra cuántos existen. Los campos sin valor capturado muestran un guion, así puedes ver de un vistazo qué falta por llenar. La sección Todos los campos del panel de detalle de una tarea, con el contador de campos visible y una mezcla de campos completos y vacíos Los campos personalizados se configuran en cada nivel Los campos personalizados se pueden agregar a nivel de Espacio, Carpeta y Lista. Los campos creados en un nivel superior se heredan en los niveles inferiores, mientras que los campos creados en un nivel inferior son específicos de ese nivel y no se agregan a la configuración del nivel superior. Por ejemplo, un campo personalizado creado a nivel de Espacio estará disponible en todas sus Listas, pero un campo creado específicamente a nivel de Lista solo estará disponible dentro de esa Lista y no se agregará a los campos personalizados del Espacio. Esto da flexibilidad a los flujos de trabajo que necesitan información distinta, mientras sigue siendo posible definir campos de uso común en un nivel superior y heredarlos en toda la jerarquía. Tipos de campo disponibles Estos son los tipos de campo disponibles: 1. Texto de una línea: un valor de texto libre corto, como un código de referencia. 2. Cuadro de texto: un valor de texto libre más largo, de varias líneas. 3. Número: un valor numérico. 4. Monetario: un valor de moneda, que se muestra con su símbolo correspondiente. 5. Teléfono: un número telefónico, con selector de país. 6. Selector de fecha: una fecha elegida desde un calendario. 7. Lista desplegable de selección única: un valor elegido de una lista definida. 8. Lista desplegable de selección múltiple: varios valores elegidos de una lista definida. 9. Opción (radio): un valor elegido de un pequeño conjunto de opciones visibles. 10. Casilla de verificación: un valor de sí o no. 11. Lista de cuadros de texto: un conjunto de entradas de texto relacionadas, guardadas en un solo campo. 12. Campo de texto enriquecido y URL, disponibles en ubicaciones seleccionadas. Pasos para agregar un campo personalizado Abre la página de Tareas Ve a "Contactos" en el menú de navegación izquierdo y selecciona la pestaña "Tareas". Ubica el Espacio en el panel izquierdo Pasa el cursor sobre el Espacio al que quieres agregar un campo. Abre el menú de opciones del Espacio Haz clic en el control de opciones de la fila del Espacio. El menú incluye Renombrar, Configuración, Crear lista, Crear carpeta, Campos personalizados, Opciones de estado y Eliminar. Menú de opciones de un Espacio, con la opción Campos personalizados visible Elige "Campos personalizados" Se abre la configuración de campos personalizados del Espacio. Configuración de campos personalizados del Espacio Agrega un campo Crea el nuevo campo, elige su tipo y dale un nombre que tu equipo reconozca sin necesidad de explicación. Formulario para agregar un nuevo campo personalizado Configura las opciones del campo Para campos de lista desplegable y de opción, captura los valores entre los que la gente podrá elegir. Para campos monetarios, confirma la moneda. Configuración de opciones de un campo personalizado Guarda Una vez guardado, el campo aparece en la sección "Todos los campos" de cada tarea de ese Espacio. Campo personalizado guardado y visible en una tarea Pasos para llenar un campo personalizado en una tarea Abre la tarea Haz clic en la tarjeta de la tarea para abrir su panel de detalle. Ubica la sección "Todos los campos" El encabezado muestra cuántos campos tiene el Espacio. Captura tus valores Completa los campos que apliquen. Lo que dejes en blanco mostrará un guion. Campos personalizados capturados dentro del panel de detalle de una tarea Guarda tus cambios Usa "Guardar" para confirmar, o "Cancelar" para descartar. Cómo diseñar un conjunto de campos que tu equipo sí use Los campos personalizados son fáciles de agregar, y también fáciles de agregar de más. Algunas recomendaciones: 1. Empieza por las preguntas que repites siempre: si alguien tiene que preguntar "¿para qué cliente es esto?" en cada tarea, eso merece un campo. Si nadie lo pregunta nunca, no lo necesitas. 2. Prefiere listas desplegables sobre texto libre para todo lo que vayas a filtrar o reportar: el texto libre se desvía, y terminas con el mismo cliente escrito de tres formas distintas. 3. Mantén la lista corta: un panel de tarea con veinte campos se termina ignorando, y los campos a medio llenar son peores que no tener campos. 4. Nombra los campos con claridad: un campo llamado "Canal" se entiende de inmediato. Uno llamado "Tipo 2" no. 5. Recuerda que los campos aplican a todo el Espacio: un campo que solo sirve para una Lista quedará vacío en todas las demás tareas del Espacio. Preguntas frecuentes P: ¿En qué nivel se configuran los campos personalizados? Los campos personalizados se pueden configurar en cualquier nivel (Espacio, Carpeta o Lista) desde la opción "Campos personalizados" en el menú de opciones. P: ¿Pueden dos listas del mismo espacio tener campos distintos? Sí. Los campos personalizados se pueden definir a nivel de lista dentro del mismo espacio, así que ambas listas pueden tener un conjunto distinto de campos personalizados. P: ¿Puedo hacer obligatorio un campo personalizado? No, los campos personalizados no se pueden marcar como obligatorios. P: ¿Puedo filtrar o agrupar el tablero por un campo personalizado? Sí, un tablero se puede agrupar o filtrar por ciertos campos personalizados. P: ¿Qué pasa con las tareas existentes cuando agrego un campo nuevo? El campo aparece en todas las tareas del Espacio, vacío y mostrando un guion, hasta que alguien lo llene.