La reservación de citas en Voice AI permite que tu agente telefónico con IA ofrezca horarios disponibles, recopile los datos necesarios y confirme citas durante llamadas en vivo. Dependiendo de tu configuración, Voice AI puede reservar en un solo calendario o distribuir a quienes llaman entre varios calendarios elegibles usando coincidencia basada en intención. Esto ayuda a reducir el trabajo manual de agendado, mejora la experiencia de quien llama y mantiene la reservación alineada con las reglas y disponibilidad configuradas en tus calendarios.

## **¿Qué es la reservación de citas en Voice AI?**

La reservación de citas en Voice AI permite que el Voice AI de Leadway maneje conversaciones de agendado en tiempo real, ofreciendo horarios disponibles, recopilando datos faltantes como el correo electrónico cuando se necesita, y confirmando la reservación sin enviar a quien llama a una página externa de reservación. En la experiencia de configuración actual, esto puede funcionar tanto con un solo calendario de reservación como con varios calendarios elegibles, dependiendo de cómo se configure el agente.

## **Beneficios clave de la reservación de citas en Voice AI**

* **Agendado sin fricción:** quien llama puede reservar directamente durante la llamada en lugar de ser redirigido a un enlace externo o esperar un seguimiento manual.
* **Soporte para uno o varios calendarios:** Voice AI puede reservar contra un solo calendario seleccionado o elegir entre varios calendarios elegibles según la intención de quien llama.
* **Manejo más inteligente de la disponibilidad:** la IA respeta las reglas del calendario, como disponibilidad, tiempos de amortiguamiento, aviso mínimo y configuración de conflictos del calendario seleccionado.
* **Mejor precisión en la reservación:** cuando se configuran varios calendarios, la IA usa el contexto completo de la conversación para relacionar a quien llama con el tipo de cita correcto.
* **Recopilación automática de datos:** la IA puede solicitar información faltante, como un correo electrónico, para que las reservaciones queden más completas y sean más fáciles de dar seguimiento.
* **Mejor experiencia para quien llama:** las conversaciones de voz naturales facilitan que prospectos y clientes reserven rápidamente, incluso cuando los servicios necesitan distintos calendarios o lógica de enrutamiento.

## **Reservación en un solo calendario**

La reservación en un solo calendario es ideal cuando un agente de Voice AI siempre debe reservar en el mismo tipo de cita. Esta configuración mantiene el agendado simple y funciona bien para negocios que enrutan a todas las personas que llaman hacia un solo servicio, un solo representante o un flujo de cita estándar. Con la reservación en un solo calendario, eliges un calendario para la acción **Reservar cita** y luego controlas cuántos días y horarios ofrece la IA. Es la forma más sencilla de lanzar la reservación directamente desde una llamada.

## **Reservación en múltiples calendarios**

La reservación en múltiples calendarios ayuda a que Voice AI enrute a quienes llaman hacia el tipo de cita correcto cuando tu negocio ofrece más de un servicio, equipo o camino de reservación. Esto es útil para demos, consultas de precios, llamadas de descubrimiento o admisión de pacientes nuevos, donde cada servicio debe reservarse en un calendario separado. Cuando hay varios calendarios elegibles, Voice AI analiza la conversación y elige el calendario que mejor encaje según la intención, el contexto y la configuración de tus calendarios. También puede usar lógica de confianza y prioridad cuando más de un calendario podría coincidir con la solicitud de quien llama.

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## **Selección de calendario impulsada por IA**

La IA analiza la intención y el contexto de la conversación para decidir qué calendario coincide mejor con la solicitud de quien llama. Puede distinguir frases similares y usar las palabras, preguntas y aclaraciones de quien llama para aumentar la precisión.

Ejemplos de mapeo:

* "Me gustaría agendar una demo" → Calendario de Demos
* "Necesito hablar sobre precios" → Calendario de Consulta de Ventas
* "Soy paciente nuevo, primera visita" → Calendario de Admisión de Pacientes Nuevos

Consideraciones:

* Usa toda la conversación, no solo palabras clave aisladas
* Respeta la disponibilidad, los tiempos de amortiguamiento, el aviso mínimo y los conflictos del calendario seleccionado
* Soporta lógica de confianza/prioridad cuando varios calendarios podrían coincidir

## **Descripciones y palabras clave de activación generadas por IA**

La IA puede generar descripciones claras de los calendarios y sugerir frases de activación para que el sistema entienda mejor cuándo usar cada calendario. Puedes aceptar, ajustar o reemplazar estas sugerencias para que se adapten a tu marca y tus servicios.

* Proporciona los nombres de los calendarios y los detalles esenciales; la IA redacta las descripciones
* Revisa o edita las palabras clave de activación sugeridas para cada calendario
* Usa un lenguaje conciso y específico; evita frases que se traslapen entre calendarios

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## **Requisitos previos**

Una configuración sólida empieza con los requisitos correctos ya listos. Preparar tu agente, tus calendarios y tus permisos primero ayuda a prevenir errores de reservación y evita confusiones cuando Voice AI empiece a ofrecer horarios de citas en vivo.

Antes de habilitar la reservación de citas en Voice AI, asegúrate de tener:

1. Un agente de Voice AI de Leadway creado, o acceso para crear uno.
2. Al menos un calendario de reservación de Leadway configurado para el servicio que quieres reservar.
3. Las reglas de calendario correctas configuradas, incluyendo disponibilidad, duración, tiempos de amortiguamiento y reglas de reservación.
4. Cualquier necesidad de calendario externo conectado ya configurada donde aplique, como soporte para Google Calendar u Outlook.

> **Nota:** el horario laboral de la IA y la disponibilidad del calendario están relacionados pero son cosas separadas. El horario laboral de la IA controla cuándo está disponible el agente para atender llamadas, mientras que la configuración del calendario controla qué horarios de cita realmente se pueden reservar.

## **Cómo configurar la reservación de citas en Voice AI**

Una configuración adecuada asegura que Voice AI pueda entender la intención de reservación, usar la configuración de calendario correcta y guiar a quienes llaman a través del agendado sin fricciones innecesarias. Seguir un solo flujo de configuración unificado también facilita configurar la experiencia, ya sea que quieras reservar en un solo calendario o entre varios calendarios.

1. Ve a tu subcuenta de Leadway y abre **Agentes de IA > Voice AI**. Crea un nuevo agente de Voice AI o abre un agente existente que quieras usar para la reservación de citas.

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2. Completa o revisa la configuración básica del agente, incluyendo los detalles requeridos del agente y cualquier configuración de teléfono o disponibilidad que quieras que use el agente.
3. En la sección de Acciones del panel medio-derecho, **haz clic en +** Nueva acción y selecciona **Reservación de cita**.

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4. Elige cómo debe manejar Voice AI la selección de calendario:

   **i.** Selecciona **Calendario único** si todas las solicitudes de cita deben ir a un solo calendario de reservación. También configura:

   - Días de oferta para controlar cuántos días futuros debe ofrecer la IA
   - Horarios de cita por día para controlar cuántas opciones de horario se presentan cada día
   - Horas entre horarios para controlar el espaciado entre los horarios ofrecidos

   ![Image 5](https://storage.googleapis.com/chatwoot-leadway-data/guias/appointment-booking-in-voice-ai-guide-5-812a7368.png)

   **ii.** Selecciona **Múltiples calendarios** si Voice AI debe enrutar a quienes llaman hacia distintos calendarios según el tipo de servicio, departamento o intención de quien llama. Agrega los calendarios elegibles que Voice AI debe usar, y luego configura cada uno con descripciones claras y señales de enrutamiento para que la IA pueda elegir el calendario que mejor encaje según la solicitud de quien llama. Si es necesario, agrega un comportamiento de respaldo para solicitudes que no coincidan claramente.

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5. Guarda el agente y prueba la experiencia para confirmar que se selecciona el calendario correcto, que los horarios son adecuados y que el flujo de reservación funciona como se espera para tu caso de uso.

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## **Dónde se guardan las respuestas de la IA**

Saber en dónde termina la información relacionada con las reservaciones facilita reportar sobre las llamadas, preparar a tu equipo y construir automatizaciones de seguimiento. Distintas piezas de información pueden vivir en distintas áreas según cómo esté configurado el flujo de reservación.

| Tipo de respuesta o dato | Dónde se guarda | Detalles |
| --- | --- | --- |
| Grabaciones de llamadas, transcripciones y resúmenes | **Registros de llamadas de Voice AI o vistas del tablero** | Ayuda a los equipos a revisar la conversación completa y entender el contexto de la cita. |
| Respuestas mapeadas durante la calificación | **Campos personalizados del contacto** | Útil para reportes, segmentación y decisiones de enrutamiento. |
| Contexto clave de la cita | **Notas de la cita** mediante seguimiento basado en automatizaciones | Ayuda a los representantes a prepararse antes de la reunión. |
| Respuestas de formulario de reservación personalizado | **Área de formulario del registro de la cita** | Disponible cuando se usa un formulario de reservación personalizado como parte de la configuración de la cita. |

## **Preguntas frecuentes**

**P: ¿La reservación de citas de Voice AI soporta tanto un solo calendario como varios calendarios?**

R: Sí. Voice AI soporta la reservación estándar en un solo calendario y también puede enrutar entre varios calendarios elegibles usando selección basada en intención.

**P: ¿Cómo elige Voice AI el calendario correcto cuando hay varios calendarios habilitados?**

R: Voice AI usa la intención de quien llama y el contexto más amplio de la conversación para relacionar la solicitud con el calendario elegible más adecuado. También puede usar lógica de confianza y prioridad cuando varios calendarios podrían encajar.

**P: ¿Qué pasa si quien llama no proporciona un correo electrónico?**

R: La IA puede solicitar el correo electrónico faltante antes de confirmar la cita, ayudando a crear un registro de reservación más completo.

**P: ¿Qué pasa si ninguno de mis calendarios coincide con la solicitud de quien llama?**

R: Puedes configurar un comportamiento de respaldo para que la IA pueda presentar los servicios disponibles, usar un calendario de respaldo o tomar otra acción guiada.

**P: ¿Puedo hacer preguntas de calificación antes de que la IA reserve la cita?**

R: Sí. Puedes configurar el flujo de reservación para recopilar primero información útil, y luego enrutar a quien llama hacia el camino de cita adecuado según esas respuestas.

**P: ¿Puedo usar Servicios con la reservación de citas en Voice AI?**

R: Por ahora no. Voice AI actualmente soporta **Calendario único** y **Múltiples calendarios** para la reservación de citas, pero **Servicios** no está disponible actualmente en la configuración de reservación de Voice AI.